La gestión de gastos es una secuencia de tareas. Alguien realiza una compra, aporta los justificantes, explica la finalidad empresarial y resuelve cualquier duda. El equipo financiero revisa el registro y envía la información aprobada a contabilidad.
Los agentes de IA son útiles cuando ayudan a que esa secuencia avance. Su valor reside en completar el flujo de trabajo de gastos, incluidas sus tareas pendientes y las transferencias entre responsables.
Rally combina un agente de WhatsApp y un agente de la plataforma para este trabajo. Los empleados pueden enviar recibos y datos contextuales sobre los gastos a través de WhatsApp. El agente de la plataforma ayuda al equipo a gestionar las tareas de gastos dentro de Rally. AutoMatch vincula los recibos con las transacciones, mientras las personas revisan las excepciones y realizan el traspaso a contabilidad.
Piensa en tareas, evidencias y decisiones
La extracción de recibos lee los campos de un documento. La conciliación conecta la información acreditativa con una transacción. Un flujo de gastos también necesita asignación de responsabilidades, contexto empresarial, revisión y un resultado que contabilidad pueda utilizar.
| Fase | Qué puede ayudar a hacer un agente al equipo | Lo que las personas deben demostrar |
|---|
| Captura | Recopila el recibo y el contexto disponible | Entidad, finalidad y responsable del gasto correctos |
| Coincide | Vincula la evidencia del recibo con una transacción | Si las pruebas y el pago corresponden entre sí |
| Completo | Resolver la información que falta y las preguntas | Datos que el documento no puede establecer |
| Revisar | Facilita la identificación y gestión de las tareas pendientes | Decisión de la política de la empresa y tratamiento de las excepciones |
| Contabilidad | Prepara la entrega compatible | Asignación correcta, importes, justificantes y aprobación |
Utiliza esta tabla para definir el flujo de trabajo necesario. Confirma las acciones disponibles en tu configuración en lugar de asumir que todas las etapas se llevan a cabo sin revisión.
Un flujo de trabajo práctico: un gasto durante una visita al extranjero
Imagina a un empleado comprando suministros mientras visita a un cliente en otro país. Este es un proceso ilustrativo, no un resultado medido en clientes.
En el momento de la compra: el empleado conserva el recibo y lo envía a través del agente de WhatsApp con el contexto del cliente o del proyecto. El registro debe incluir el importe de la compra y la moneda que muestra el proveedor.
Al hacer coincidir: AutoMatch ayuda a vincular ese recibo con la transacción. El importe cargado en la divisa de la cuenta de la empresa puede diferir del importe del recibo. El revisor conserva ambos importes e investiga las diferencias de conversión u otras diferencias, en lugar de modificar el recibo para que las cifras coincidan.
Al finalizar: el equipo utiliza la plataforma y su agente para gestionar las tareas de gastos pendientes. Si el nombre del proveedor no está claro o falta el motivo, la persona responsable proporciona esa información. Si el documento es ilegible, obtiene una copia de mejor calidad.
Durante la revisión: la persona autorizada comprueba la evidencia, la entidad, el propósito empresarial y la política de la empresa. Una coincidencia dudosa sigue siendo una cuestión que resolver. No debe adquirir el estado de aprobada simplemente porque se hayan extraído datos.
En contabilidad: el equipo de finanzas comprueba el registro revisado y la exportación o integración compatible con esa configuración. La evidencia original, la transacción y los campos contables pertinentes deben permanecer vinculados. Consulta el flujo de trabajo contable para conocer la oferta actual de Rally.
Define la gestión de excepciones antes del lanzamiento
Empieza por los casos que realmente se dan en tu empresa: dos pagos similares, un recibo duplicado, un reembolso, un empleado que paga de su bolsillo, un documento que falta y una compra en moneda extranjera. Decide quién resuelve cada caso y cómo llega la corrección al registro final.
Una declaración de falta de recibo puede documentar una carencia probatoria. Una política de gastos establece las responsabilidades y las normas de aprobación. Ni un formulario ni un agente determinan la deducibilidad fiscal universal ni la recuperación del IVA.
Para explorar la extracción de recibos, utiliza el escáner de recibos. Leer un recibo es un paso hacia un registro de gastos completo.
Mide todo el proceso
Antes de la implementación, registra el tiempo que las personas dedican a recopilar justificantes, corregir registros y preparar la contabilidad. Después, mide las mismas tareas durante un periodo comparable y con una combinación de gastos similar.
Entre las medidas útiles se incluyen la proporción de gastos con justificantes adjuntos, las coincidencias que requieren corrección, los gastos sin resolver al cierre y el tiempo transcurrido desde la compra hasta que el registro contable ha sido revisado. Cuenta tanto los errores y el retrabajo como las tareas completadas. Un primer paso más rápido resulta menos útil si deja más trabajo de corrección pendiente.
Empieza según el tamaño de tu empresa
Una persona autónoma puede encargarse tanto de la captura como de la revisión, mientras que un contable gestiona el tratamiento final. Un equipo en crecimiento necesita aprobadores designados. Una empresa que opera en varios países también necesita asignar la responsabilidad a cada entidad y tomar decisiones contables a nivel local.
El flujo de trabajo puede crecer junto con esas responsabilidades. Descubre la gestión de gastos de Rally, descubre cómo puede integrarse junto a tu banco empresarial, o utiliza la guía transfronteriza para planificar un despliegue internacional.
