La gestion des dépenses est une succession de tâches. Une personne effectue un achat, fournit les justificatifs, explique le motif professionnel et répond aux éventuelles questions. L’équipe financière vérifie l’enregistrement et transmet les informations approuvées à la comptabilité.
Les agents d’IA sont utiles lorsqu’ils contribuent à faire avancer cette séquence. Leur valeur réside dans l’achèvement du processus de gestion des dépenses, y compris ses tâches en suspens et ses transmissions.
Rally combine un agent WhatsApp et un agent de plateforme pour ce travail. Les employés peuvent fournir leurs justificatifs et le contexte de leurs dépenses via WhatsApp. L’agent de plateforme aide l’équipe à gérer les tâches liées aux dépenses directement dans Rally. AutoMatch associe les justificatifs aux transactions, tandis que les collaborateurs examinent les exceptions et assurent la transmission à la comptabilité.
Pensez en tâches, éléments probants et décisions
L’extraction des reçus lit les champs d’un document. La mise en correspondance relie les justificatifs à une transaction. Un workflow de dépenses nécessite également d’en définir le responsable et le contexte professionnel, de prévoir une vérification et de produire un résultat exploitable par la comptabilité.
| Étape | Ce qu’un agent peut aider l’équipe à faire | Ce que les personnes doivent établir |
|---|
| Capture | Récupérer le reçu et le contexte disponible | Entité, usage et responsable des dépenses corrects |
| Correspondance | Associer le justificatif de reçu à une transaction | Indique si le justificatif et le paiement sont liés |
| Terminée | Traiter les informations manquantes et les questions | Faits que le document ne permet pas d’établir |
| Évaluation | Facilitez l’identification et le traitement des tâches en attente | Décision relative à la politique de l’entreprise et traitement des exceptions |
| Comptabilité | Préparer le transfert pris en charge | Correspondance, montants, justificatifs et approbation corrects |
Utilisez ce tableau pour définir le workflow requis. Confirmez les actions disponibles dans votre configuration plutôt que de supposer que chaque étape se déroule sans vérification.
Un processus détaillé : une dépense lors d’un déplacement à l’étranger
Prenons l’exemple d’un salarié qui achète des fournitures lors d’une visite chez un client dans un autre pays. Il s’agit d’un processus illustratif, et non d’un résultat client mesuré.
Au moment de l’achat : le salarié conserve le reçu et l’envoie via l’agent WhatsApp avec le contexte du client ou du projet. L’enregistrement doit indiquer le montant de l’achat et la devise affichés par le fournisseur.
Lors du rapprochement : AutoMatch vous aide à associer ce justificatif à la transaction. Le montant débité dans la devise du compte de l’entreprise peut différer du montant indiqué sur le justificatif. Le réviseur conserve les deux montants et examine les écarts de conversion ou autres, au lieu de modifier le justificatif pour faire correspondre les chiffres.
À la fin : l'équipe utilise la plateforme et son agent pour traiter les tâches de dépenses en suspens. Si le nom du fournisseur n'est pas clair ou si l'objet manque, la personne responsable fournit ces informations. Si le document est illisible, elle obtient une meilleure copie.
Lors du contrôle : la personne habilitée vérifie les justificatifs, l’entité, la finalité professionnelle et la politique de l’entreprise. Une correspondance incertaine reste un point à résoudre. Elle ne doit pas obtenir le statut approuvé simplement parce que des données ont été extraites.
En comptabilité : l’équipe financière vérifie l’enregistrement examiné ainsi que l’export ou l’intégration pris en charge pour cette configuration. Les éléments justificatifs d’origine, la transaction et les champs comptables pertinents doivent rester liés. Consultez la section dédiée au flux comptable pour découvrir l’offre actuelle de Rally.
Définissez la gestion des exceptions avant le déploiement
Commencez par les cas auxquels votre entreprise est réellement confrontée : deux paiements similaires, un reçu en double, un remboursement, un employé qui paie de sa poche, un document manquant et un achat en devise étrangère. Déterminez qui résout chaque cas et comment une correction est reportée dans l’enregistrement final.
Une déclaration de perte de reçu peut documenter une lacune dans les justificatifs. Une politique de dépenses définit les responsabilités et les règles d’approbation. Ni un formulaire ni un agent ne détermine la déductibilité fiscale universelle ou la récupération de la TVA.
Pour explorer l’extraction des reçus elle-même, utilisez le scanner de reçus. La lecture d’un reçu constitue une étape vers un relevé de dépenses complet.
Mesurez l’ensemble du processus
Avant le déploiement, consignez le temps consacré à la collecte des justificatifs, à la correction des écritures et à la préparation de la comptabilité. Mesurez ensuite ces mêmes tâches sur une période comparable et pour un éventail de dépenses similaire.
Les mesures utiles incluent la part des dépenses accompagnées de justificatifs, les rapprochements nécessitant une correction, les dépenses non résolues à la clôture et le délai entre l’achat et l’enregistrement comptable contrôlé. Comptez les erreurs et les reprises, ainsi que les tâches terminées. Une première étape plus rapide est moins utile si elle entraîne davantage de travaux de correction en aval.
Commencez à la taille de votre entreprise
Un travailleur indépendant peut être responsable à la fois de la collecte et de la vérification, tandis qu’un comptable s’occupe du traitement final. Une équipe en pleine croissance a besoin d’approbateurs désignés. Une entreprise exerçant ses activités au-delà des frontières a également besoin d’une attribution claire des responsabilités entre les entités et de décisions comptables locales.
Le processus peut évoluer pour accompagner ces responsabilités. Découvrez la gestion des dépenses de Rally, découvrez comment elle peut s’intégrer aux côtés de votre banque professionnelle, ou utilisez le guide sur les déploiements transfrontaliers pour planifier un déploiement international.
