Votre banque professionnelle et votre processus de gestion des dépenses peuvent fonctionner ensemble. La banque conserve et transfère les fonds de l’entreprise. Le processus de gestion des dépenses relie un achat à son responsable, à son objectif professionnel, à son justificatif, à sa validation et à son enregistrement comptable.
Conserver un compte bancaire existant ne suffit pas, à lui seul, à mener à bien ces tâches liées aux dépenses. L’ajout d’une plateforme de gestion des dépenses nécessite un plan clair pour les points de rencontre entre les deux processus.
Cartographiez le parcours d’un achat
Commencez par une dépense récurrente, comme les fournitures nécessaires à un chantier ou le carburant d’un véhicule professionnel. Suivez-la du financement à la comptabilité et notez qui est responsable de chaque étape.
| Étape | Question à trancher |
|---|
| Financement | D’où vient l’argent et qui le met à disposition ? |
| Paiement | Quel moyen de paiement de l’entreprise la personne doit-elle utiliser ? |
| Justificatif | Où faut-il envoyer le justificatif et le motif professionnel ? |
| Vérifier | Qui résout les problèmes d’informations manquantes et prend la décision concernant la politique ? |
| Comptabilité | Quel système reçoit l’enregistrement vérifié, et dans quel format pris en charge ? |
| Rapprochement | Qui vérifie les mouvements de fonds, les achats et le solde final ? |
Le fait de définir clairement ces responsabilités aide le chef d’entreprise à travailler avec un comptable et fournit à une équipe plus importante un processus commun.
Distinguez les mouvements de fonds des achats
Lorsqu’une entreprise met des fonds à la disposition d’un dispositif de carte prépayée, le mouvement de financement et un achat ultérieur jouent des rôles différents. L’équipe financière doit conserver les deux enregistrements et déterminer le traitement comptable approprié. Évitez d’enregistrer deux fois la même dépense économique : une première fois lors du financement, puis une seconde fois lorsque la carte est utilisée.
Une carte carburant prépayée doit également avoir un responsable opérationnel pour le solde disponible. Déterminez qui en assure le suivi, comment son financement est organisé et ce que fait le salarié si un achat ne peut pas être effectué. Le terme « prépayée » décrit le mode de financement des dépenses ; cela ne signifie pas qu’il s’agit d’une facilité de crédit.
Confirmez quelles transactions sont intégrées au processus de gestion des dépenses
Déterminez si le périmètre initial couvre les paiements Rally, les demandes de remboursement réglées par les employés ou d’autres sources prises en charge. Documentez les achats qui restent traités dans un processus distinct afin que les employés et l’équipe financière sachent où les gérer.
Ne partez pas du principe que le fait de conserver un compte bancaire signifie que toutes les opérations bancaires peuvent être importées, rapprochées ou contrôlées depuis une autre plateforme. Ce sont des fonctionnalités précises à vérifier. Pour Rally, vérifiez la solution de financement prise en charge, le périmètre des paiements et la sortie comptable adaptée à votre entreprise avant le déploiement.
Ajoutez les justificatifs là où le travail est effectué
Les employés ont besoin d’un moyen pratique de fournir les justificatifs et le contexte qu’une trace de paiement ne peut pas expliquer. L’agent WhatsApp de Rally les aide à gérer ces tâches liées aux dépenses : ils peuvent envoyer le document et les informations pertinentes. AutoMatch associe les justificatifs aux transactions, tandis que l’agent de la plateforme aide l’équipe à traiter les tâches liées aux dépenses dans Rally.
Utilisez un réviseur désigné pour les justificatifs incomplets, les correspondances incertaines et les décisions relevant de la politique de l’entreprise. Définissez le processus dans une politique de dépenses, et utilisez un rapport de dépenses lorsque l’entreprise a encore besoin d’un processus de transmission fondé sur un rapport.
Testez la transmission à votre comptable
Avant d’étendre le déploiement, suivez un achat de bout en bout jusqu’à l’export ou l’intégration pris en charge. Vérifiez l’entité, le montant, la devise, la référence justificative et le rapprochement avec le plan comptable. Convenez de la gestion des corrections, des remboursements et des doublons.
Pour un achat dans une devise étrangère, conservez le montant d’origine du fournisseur et le montant facturé à l’entreprise. Les frais et les différences de conversion doivent rester compréhensibles dans l’enregistrement. Le guide des dépenses transfrontalières fournit davantage de détails.
Commencez par un périmètre raisonnable
Un indépendant peut commencer avec un seul véhicule et un petit nombre d’achats professionnels. Une entreprise plus importante peut débuter avec une seule équipe ou une seule entité juridique. Choisissez un périmètre qui englobe les dépenses courantes ainsi que les exceptions que vous devez comprendre.
Confirmez que les personnes concernées peuvent financer, payer, fournir les justificatifs, vérifier et comptabiliser les achats. Élargissez ensuite le processus en vous appuyant sur ce que le premier groupe a appris.
Découvrez la gestion des dépenses de Rally, consultez les cartes carburant pour les travailleurs indépendants, ou découvrez comment les agents IA facilitent le processus de gestion des dépenses.
