Yrityspankkiasiointi ja kuluprosessisi voivat toimia yhdessä. Pankkipalvelut säilyttävät ja siirtävät yrityksen varoja. Kuluprosessi yhdistää ostoksen sen omistajaan, liiketoimintatarkoitukseen, kuittiin, tarkistukseen ja kirjanpitomerkintään.
Nykyisen pankkitilin säilyttäminen ei itsessään hoida näitä kulutehtäviä loppuun. Kulualustan käyttöönotto edellyttää selkeää suunnitelmaa niistä kohdista, joissa nämä kaksi prosessia kohtaavat.
Kartoita ostoksen matka
Aloita yhdestä toistuvasta kulusta, kuten työssä tarvittavista tarvikkeista tai yritysajoneuvon polttoaineesta. Seuraa sitä rahoituksesta kirjanpitoon ja kirjaa ylös, kuka vastaa kustakin vaiheesta.
| Vaihe | Selvitettävä kysymys |
|---|
| Rahoitus | Mistä rahat tulevat ja kuka tarjoaa ne? |
| Maksu | Mitä yrityksen maksutapaa henkilön tulisi käyttää? |
| Todisteet | Mihin kuitti ja käyttötarkoitus ilmoitetaan? |
| Tarkista | Kuka selvittää puuttuvat tiedot ja tekee päätöksen käytännöstä? |
| Kirjanpito | Mihin järjestelmään tarkistettu tietue vastaanotetaan ja missä tuetussa muodossa? |
| Täsmäytys | Kuka tarkistaa rahoituksen liikkeet, ostot ja loppusaldon? |
Näiden vastuiden selkeä määrittely auttaa yrittäjää työskentelemään yhdessä kirjanpitäjän kanssa ja antaa suuremmalle tiimille yhteisen toimintatavan.
Erottele rahoitussiirrot ostoista
Kun yritys siirtää varoja prepaid-korttijärjestelyyn, varojen siirrolla ja myöhemmällä ostolla on eri roolit. Taloushallinto tarvitsee molemmat kirjaukset ja sen tulee määrittää asianmukainen kirjanpitokäsittely. Vältä kirjaamasta samaa taloudellista kulua kerran varojen siirron yhteydessä ja uudelleen korttia käytettäessä.
Myös ennakkoon maksettu polttoainekortti tarvitsee käytettävissä olevalle saldolle operatiivisen vastuuhenkilön. Sopikaa, kuka seuraa sitä, miten rahoitus järjestetään ja mitä työntekijä tekee, jos ostotapahtuma ei onnistu. Ennakkomaksu kuvaa sitä, miten kulut rahoitetaan; se ei tarkoita luottolimiittiä.
Vahvista, mitkä maksutapahtumat siirtyvät kulukäsittelyyn
Päättäkää, kattaako alkuperäinen laajuus Rally-maksut, työntekijöiden maksamat kulukorvaukset vai muut tuetut lähteet. Dokumentoikaa kaikki erilliseen prosessiin jäävät ostot, jotta työntekijät ja taloushallinto tietävät, miten niitä käsitellään.
Älä oleta, että pankkitilin säilyttäminen tarkoittaa, että kaikki pankkitapahtumat voidaan tuoda, kohdistaa tai hallita toiselta alustalta. Nämä ovat erityisiä ominaisuuksia, jotka on varmistettava. Rallyn osalta varmista ennen käyttöönottoa, että yrityksesi tarpeita vastaava rahoitusjärjestely ja maksujen kattavuus ovat tuettuja. Tarkista myös kirjanpidon tulosteet. Varmista, että ne ovat yrityksesi tarpeisiin sopivia ja tuettuja.
Lisää tositteet siellä, missä työ tehdään
Työntekijät tarvitsevat käytännöllisen tavan toimittaa kuitit ja ne maksutapahtuman tiedot, joita pelkkä maksutapahtuma ei pysty selittämään. Rallyn WhatsApp-agentti auttaa tällaisissa kulujenhallinnan tehtävissä: työntekijät voivat lähettää asiakirjan ja tarvittavat lisätiedot. AutoMatch yhdistää kuitit maksutapahtumiin, ja alustan agentti auttaa tiimiä käsittelemään kulujenhallinnan tehtäviä Rall yssa.
Nimeä tarkastaja käsittelemään puutteellista näyttöä, epäselviä kohdistuksia ja yrityksen käytäntöihin liittyviä päätöksiä. Määrittele prosessi kulukäytännössä, ja käytä kuluraporttia silloin, kun yritys tarvitsee edelleen raporttipohjaista välitystä.
Testaa siirtoa kirjanpitäjällesi
Ennen laajentamista seuraa ostotapahtuma alusta loppuun tuetun viennin tai integraation kautta. Tarkista oikeushenkilö, summa, valuutta, tositetunniste ja kohdistus tilikarttaan. Sopikaa, miten korjaukset, hyvitykset ja päällekkäiset tietueet käsitellään.
Kun ostos maksetaan vieraassa valuutassa, säilytä toimittajan alkuperäinen summa ja yritykseltä veloitettu summa. Maksujen ja muuntokurssien erojen tulee säilyä kirjauksessa ymmärrettävinä. Tarkemmin tästä kertoo rajat ylittäviä kuluja käsittelevä opas .
Aloita hallittavasta kokonaisuudesta
Yksinyrittäjä voi aloittaa yhdellä ajoneuvolla ja pienellä määrällä liiketoimintaan liittyviä hankintoja. Suurempi yritys voi aloittaa yhdestä tiimistä tai oikeushenkilöstä. Valitse laajuus, joka kattaa tavanomaiset kulut ja poikkeustapaukset, jotka sinun on ymmärrettävä.
Varmista, että kaikki osapuolet voivat rahoittaa ostot, maksaa ne, toimittaa tositteet, tarkistaa ne ja kirjata ostot kirjanpitoon. Laajenna sitten prosessia ensimmäisen ryhmän oppien perusteella.
Tutustu Rallyn kulujenhallintaan, tutustu yrittäjien polttoainekortteihin, tai opi, miten tekoälyagentit tukevat kulujenhallinnan työnkulkua.
