Ihr Geschäftskonto und Ihr Ausgabenprozess können zusammenarbeiten. Das Bankkonto verwahrt und bewegt Ihr Geschäftsgeld. Der Ausgabenprozess verknüpft einen Kauf mit seinem Verantwortlichen, dem geschäftlichen Zweck, dem Beleg, der Prüfung und dem Buchhaltungsdatensatz.
Die Beibehaltung eines bestehenden Bankkontos allein erledigt diese Ausgabenaufgaben nicht. Die Einführung einer Ausgabenplattform erfordert einen klaren Plan für die Schnittstellen zwischen den beiden Prozessen.
Den Weg eines Kaufs nachvollziehen
Beginnen Sie mit einer wiederkehrenden Ausgabe, etwa für Arbeitsmaterialien oder Kraftstoff für ein Firmenfahrzeug. Verfolgen Sie sie von der Finanzierung bis zur Buchhaltung und halten Sie fest, wer für jeden Schritt verantwortlich ist.
| Schritt | Zu klärende Frage |
|---|
| Finanzierung | Woher stammt das Geld, und wer stellt es bereit? |
| Zahlung | Welche Zahlungsmethode des Unternehmens soll die Person verwenden? |
| Nachweis | Wo sollten der Beleg und der Geschäftszweck eingereicht werden? |
| Prüfen | Wer klärt fehlende Informationen und trifft die Richtlinienentscheidung? |
| Buchhaltung | Welches System erhält den geprüften Datensatz und in welchem unterstützten Format? |
| Abstimmung | Wer prüft die Geldbewegungen, die Einkäufe und den Endsaldo? |
Wenn diese Zuständigkeiten klar festgelegt sind, kann der Geschäftsinhaber besser mit einem Steuerberater zusammenarbeiten und ein größeres Team nach einem gemeinsamen Verfahren arbeiten.
Finanzierungsbewegungen von Einkäufen trennen
Wenn ein Unternehmen einem Prepaidkartenmodell Mittel zur Verfügung stellt, haben diese Mittelbereitstellung und ein späterer Kauf unterschiedliche Funktionen. Die Finanzabteilung benötigt beide Buchungen und sollte die korrekte bilanzielle Behandlung festlegen. Vermeiden Sie, denselben wirtschaftlichen Aufwand einmal bei der Mittelbereitstellung und ein weiteres Mal bei der Nutzung der Karte zu erfassen.
Eine Prepaid-Tankkarte benötigt ebenfalls eine zuständige Person für das verfügbare Guthaben. Legen Sie fest, wer sie überwacht, wie die Aufladung organisiert wird und was der Mitarbeiter tut, wenn ein Kauf nicht durchgeführt werden kann. Prepaid beschreibt, wie die Ausgaben finanziert werden; es bedeutet nicht, dass ein Kreditrahmen besteht.
Bestätigen, welche Transaktionen in den Ausgabenprozess einfließen
Legen Sie fest, ob der anfängliche Umfang Rally-Zahlungen, von Mitarbeitenden bezahlte Ausgaben oder andere unterstützte Quellen umfasst. Dokumentieren Sie alle Käufe, die in einem separaten Prozess verbleiben, damit Mitarbeitende und die Finanzabteilung wissen, wo sie diese bearbeiten müssen.
Gehen Sie nicht davon aus, dass die Beibehaltung eines Bankkontos bedeutet, dass jede Banktransaktion über eine andere Plattform importiert, abgeglichen oder kontrolliert werden kann. Das sind spezifische Funktionen, die Sie bestätigen sollten. Bei Rally sollten Sie vor der Einführung für Ihr Unternehmen die unterstützte Finanzierungsvereinbarung, den Zahlungsumfang sowie die Ausgabe für die Buchhaltung prüfen.
Belege dort hinzufügen, wo die Arbeit anfällt
Mitarbeitende benötigen eine praktische Möglichkeit, Belege und den Kontext bereitzustellen, den ein Zahlungsdatensatz nicht erklären kann. Der WhatsApp-Agent von Rally unterstützt bei diesen Spesenaufgaben: Mitarbeitende können das Dokument und relevante Details senden. AutoMatch verknüpft Belege mit Transaktionen, während der Plattform-Agent das Team dabei unterstützt, Spesenaufgaben direkt in Rally zu bearbeiten.
Benennen Sie eine konkrete prüfende Person für unvollständige Nachweise, unklare Zuordnungen und Entscheidungen zu Unternehmensrichtlinien. Legen Sie den Prozess in einer Ausgabenrichtlinie, und verwenden Sie einen Ausgabenbericht , wenn das Unternehmen weiterhin eine Übergabe anhand eines Berichts benötigt.
Testen Sie die Übergabe an Ihre Buchhaltung
Bevor Sie den Umfang erweitern, verfolgen Sie einen Einkauf vollständig durch den unterstützten Export oder die unterstützte Integration. Prüfen Sie die Entität, den Betrag, die Währung, den Belegverweis und die Zuordnung zum Kontenplan. Legen Sie fest, wie Korrekturen, Erstattungen und doppelte Datensätze behandelt werden.
Bei einem Kauf in einer Fremdwährung sollten Sie den ursprünglichen Betrag des Lieferanten und den dem Unternehmen in Rechnung gestellten Betrag festhalten. Gebühren und Umrechnungsdifferenzen sollten im Datensatz verständlich bleiben. Weitere Informationen dazu finden Sie hier: Leitfaden für grenzüberschreitende Ausgaben behandelt dieses Thema ausführlicher.
Mit einem überschaubaren Umfang beginnen
Eine selbstständige Person beginnt möglicherweise mit einem Fahrzeug und einer kleinen Anzahl geschäftlicher Ausgaben. Ein größeres Unternehmen startet vielleicht mit einem Team oder einer juristischen Einheit. Wählen Sie einen Umfang, der die üblichen Ausgaben und die Ausnahmen umfasst, die Sie verstehen müssen.
Stellen Sie sicher, dass die beteiligten Personen die Einkäufe finanzieren, bezahlen, Belege einreichen, prüfen und verbuchen können. Erweitern Sie den Prozess anschließend auf Grundlage der Erkenntnisse der ersten Gruppe.
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