Jeres erhvervsbank og jeres udgiftsproces kan fungere sammen. Banken opbevarer og flytter virksomhedens penge. Udgiftsprocessen forbinder et køb med dets ejer, forretningsformål, kvittering, gennemgang og bogføringspost.
At beholde en eksisterende bankkonto løser ikke i sig selv disse udgiftsopgaver. Hvis man tilføjer en udgiftsplatform, kræver det en klar plan for de steder, hvor de to processer mødes.
Kortlæg en købsrejse
Begynd med én tilbagevendende udgift, f.eks. materialer til en opgave eller brændstof til et firmakøretøj. Følg den fra finansiering til bogføring, og skriv ned, hvem der har ansvaret for hvert trin.
| Trin | Spørgsmål, der skal afklares |
|---|
| Finansiering | Hvor kommer pengene fra, og hvem stiller dem til rådighed? |
| Betaling | Hvilken betalingsmetode til virksomheden skal personen bruge? |
| Dokumentation | Hvor skal kvitteringen og virksomhedsformålet indsendes? |
| Gennemgå | Hvem afklarer manglende oplysninger og træffer beslutning om politikken? |
| Regnskab | Hvilket system modtager den gennemgåede post, og i hvilket understøttet format? |
| Afstemning | Hvem kontrollerer pengestrømmen, købet og den endelige saldo? |
Når disse ansvarsområder er tydeligt defineret, bliver det lettere for en virksomhedsejer at samarbejde med en revisor, samtidig med at et større team får en fælles proces.
Adskil finansieringsbevægelser fra køb
Når en virksomhed overfører midler til en forudbetalt kortordning, har denne overførsel og et senere køb forskellige funktioner. Økonomiafdelingen har brug for begge posteringer og bør fastlægge den korrekte regnskabsmæssige behandling. Undgå at registrere den samme økonomiske udgift én gang ved overførslen og igen, når kortet bruges.
Et forudbetalt brændstofkort har også brug for en ansvarlig for driften af den tilgængelige saldo. Aftal, hvem der holder øje med det, hvordan finansieringen tilrettelægges, og hvad medarbejderen skal gøre, hvis et køb ikke kan gennemføres. Forudbetalt beskriver, hvordan forbruget finansieres; det betyder ikke, at der er tale om en kreditfacilitet.
Bekræft, hvilke transaktioner der indgår i udgiftsprocessen
Afgør, om det indledende omfang omfatter Rally-betalinger, medarbejderbetalte udlæg eller andre understøttede kilder. Dokumentér alle køb, der fortsat håndteres i en separat proces, så medarbejdere og økonomiafdelingen ved, hvor de skal håndtere dem.
Antag ikke, at en bankkonto betyder, at alle banktransaktioner kan importeres, afstemmes eller kontrolleres fra en anden platform. Det er specifikke funktioner, der skal bekræftes. For Rally skal du kontrollere, hvilken finansieringsordning og hvilket betalingsomfang der understøttes, samt regnskabsoutputtet for din virksomhed, før løsningen rulles ud.
Tilføj dokumentationen dér, hvor arbejdet udføres
Medarbejdere har brug for en praktisk måde at indsende kvitteringer og de oplysninger, som en betalingspost ikke kan forklare. Rallys WhatsApp-agent hjælper med de udgiftsopgaver, hvor medarbejderne kan sende dokumentet og relevante oplysninger. AutoMatch forbinder kvitteringer med transaktioner, mens platformens agent hjælper teamet med at håndtere udgiftsopgaver i Rally.
Brug en navngiven kontrollør til ufuldstændig dokumentation, uklare match og beslutninger om virksomhedens politik. Definér processen i en udgiftspolitik, og brug en udgiftsrapport der, hvor virksomheden stadig har brug for en rapportbaseret overdragelse.
Test overdragelsen til din revisor
Før I skalerer op, skal I følge et køb hele vejen gennem den understøttede eksport eller integration. Kontrollér enheden, beløbet, valutaen, dokumentationsreferencen og tilknytningen til kontoplanen. Aftal, hvordan rettelser, tilbagebetalinger og dubletter skal håndteres.
Ved køb i fremmed valuta skal du gemme leverandørens oprindelige beløb og det beløb, der opkræves hos virksomheden. Gebyrer og omregningsforskelle skal fremgå tydeligt af registreringen. Den vejledning om udgifter på tværs af grænser beskriver dette mere detaljeret.
Begynd med et overskueligt omfang
En selvstændig erhvervsdrivende begynder måske med ét køretøj og et begrænset antal virksomhedsindkøb. En større virksomhed begynder måske med ét team eller én juridisk enhed. Vælg et omfang, der omfatter de normale udgifter og de undtagelser, du har brug for at forstå.
Bekræft, at de involverede personer kan finansiere, betale, indsende dokumentation, gennemgå og redegøre for indkøbene. Udvid derefter processen ved hjælp af det, den første gruppe lærte.
Udforsk Rallys udgiftsstyring, se brændstofkort til selvstændige, eller se, hvordan AI-agenter understøtter udgiftsprocessen.
