Ο Nick Telecki είναι ο CEO της Rally και γράφει για τη διαχείριση εξόδων με AI, τις επαγγελματικές κάρτες, τις δαπάνες καυσίμων και τις διασυνοριακές επιχειρηματικές δραστηριότητες.
Μην ξανακάνετε ποτέ τα έξοδά σας
Ο agent AutoMatch της Rally τα αναλαμβάνει όλα για εσάς
Η επαγγελματική τραπεζική σας και η διαδικασία διαχείρισης εξόδων μπορούν να λειτουργούν συνδυαστικά. Η τραπεζική διατηρεί και μετακινεί τα χρήματα της επιχείρησης. Η διαδικασία διαχείρισης εξόδων συνδέει κάθε αγορά με τον υπεύθυνό της, τον επαγγελματικό της σκοπό, την απόδειξη, τον έλεγχο και τη λογιστική καταχώριση.
Η διατήρηση ενός υπάρχοντος τραπεζικού λογαριασμού δεν ολοκληρώνει από μόνη της αυτές τις διαδικασίες διαχείρισης εξόδων. Η προσθήκη μιας πλατφόρμας διαχείρισης εξόδων απαιτεί σαφές σχέδιο για τα σημεία όπου οι δύο διαδικασίες συναντώνται.
Ξεκινήστε με ένα επαναλαμβανόμενο έξοδο, όπως προμήθειες για μια εργασία ή καύσιμα για ένα επαγγελματικό όχημα. Παρακολουθήστε το από τη χρηματοδότηση έως τη λογιστική καταχώριση και καταγράψτε ποιος είναι υπεύθυνος για κάθε βήμα.
| Βήμα | Ερώτηση προς διευκρίνιση |
|---|---|
| Χρηματοδότηση | Από πού προέρχονται τα χρήματα και ποιος τα διαθέτει; |
| Πληρωμή | Ποιον τρόπο πληρωμής της εταιρείας πρέπει να χρησιμοποιήσει το άτομο; |
| Τεκμηρίωση | Πού πρέπει να υποβάλλονται η απόδειξη και ο επαγγελματικός σκοπός; |
| Επανεξέταση | Ποιος επιλύει τις ελλείψεις πληροφοριών και λαμβάνει την απόφαση για την πολιτική; |
| Λογιστική | Ποιο σύστημα λαμβάνει την ελεγμένη εγγραφή και σε ποια υποστηριζόμενη μορφή; |
| Συμφωνία | Ποιος ελέγχει την κίνηση της χρηματοδότησης, τις αγορές και το τελικό υπόλοιπο; |
Η σαφής αποτύπωση αυτών των αρμοδιοτήτων βοηθά τον ιδιοκτήτη μιας επιχείρησης να συνεργάζεται με έναν λογιστή και παρέχει σε μια μεγαλύτερη ομάδα μια κοινή διαδικασία.
Όταν μια επιχείρηση χρηματοδοτεί μια λύση προπληρωμένης κάρτας, η κίνηση χρηματοδότησης και μια μεταγενέστερη αγορά έχουν διαφορετικούς ρόλους. Η οικονομική διεύθυνση χρειάζεται και τις δύο καταγραφές και θα πρέπει να καθορίσει τον ορθό λογιστικό χειρισμό. Αποφύγετε την καταχώριση της ίδιας οικονομικής δαπάνης μία φορά κατά τη χρηματοδότηση και ξανά κατά τη χρήση της κάρτας.
Μια προπληρωμένη κάρτα καυσίμων χρειάζεται επίσης έναν υπεύθυνο για τη λειτουργική διαχείριση του διαθέσιμου υπολοίπου. Συμφωνήστε ποιος το παρακολουθεί, πώς οργανώνεται η χρηματοδότηση και τι κάνει ο εργαζόμενος αν μια αγορά δεν μπορεί να ολοκληρωθεί. Ο όρος «προπληρωμένη» περιγράφει τον τρόπο χρηματοδότησης των δαπανών· δεν σημαίνει πιστωτική διευκόλυνση.
Αποφασίστε αν το αρχικό πεδίο εφαρμογής καλύπτει τις πληρωμές μέσω Rally, τις δαπάνες που πληρώνουν οι εργαζόμενοι ή άλλες υποστηριζόμενες πηγές. Καταγράψτε τυχόν αγορές που παραμένουν σε ξεχωριστή διαδικασία, ώστε οι εργαζόμενοι και το τμήμα οικονομικών να γνωρίζουν πού να τις διαχειρίζονται.
Μην υποθέτετε ότι η διατήρηση ενός τραπεζικού λογαριασμού σημαίνει πως κάθε τραπεζική συναλλαγή μπορεί να εισαχθεί, να αντιστοιχιστεί ή να ελεγχθεί από άλλη πλατφόρμα. Πρόκειται για συγκεκριμένες δυνατότητες που πρέπει να επιβεβαιώσετε. Για το Rally, επαληθεύστε τη διαθέσιμη ρύθμιση χρηματοδότησης, το πεδίο εφαρμογής των πληρωμών και τα λογιστικά δεδομένα για την επιχείρησή σας πριν από την εφαρμογή.
Οι εργαζόμενοι χρειάζονται έναν πρακτικό τρόπο για να υποβάλλουν αποδείξεις και τις πληροφορίες που δεν μπορεί να εξηγήσει μια εγγραφή πληρωμής. Ο agent του Rally στο WhatsApp βοηθά με αυτές τις εργασίες εξόδων, επιτρέποντας στους εργαζομένους να στέλνουν το έγγραφο και τις σχετικές λεπτομέρειες. Το AutoMatch συνδέει τις αποδείξεις με τις συναλλαγές, ενώ ο agent της πλατφόρμας βοηθά την ομάδα να διεκπεραιώνει τις εργασίες εξόδων μέσα στο Rally.
Ορίστε έναν συγκεκριμένο αξιολογητή για ελλιπή τεκμηρίωση, ασαφείς αντιστοιχίσεις και αποφάσεις βάσει της εταιρικής πολιτικής. Καθορίστε τη διαδικασία σε μια πολιτική δαπανών, και χρησιμοποιήστε μια έκθεση δαπανών όπου η επιχείρηση εξακολουθεί να χρειάζεται διαβίβαση μέσω αναφοράς.
Πριν επεκτείνετε την εφαρμογή, παρακολουθήστε μια αγορά από την αρχή έως το τέλος, μέχρι την υποστηριζόμενη εξαγωγή ή ενσωμάτωση. Ελέγξτε την οντότητα, το ποσό, το νόμισμα, την αναφορά τεκμηρίωσης και την αντιστοίχιση με το λογιστικό σχέδιο. Συμφωνήστε τον τρόπο διαχείρισης των διορθώσεων, των επιστροφών χρημάτων και των διπλότυπων εγγραφών.
Σε μια αγορά σε ξένο νόμισμα, διατηρήστε το αρχικό ποσό του προμηθευτή και το ποσό που χρεώθηκε στην επιχείρηση. Οι χρεώσεις και οι διαφορές από τη μετατροπή θα πρέπει να παραμένουν κατανοητές στην καταχώριση. Για περισσότερες λεπτομέρειες, ανατρέξτε στην εξής πηγή: Οδηγός διασυνοριακών εξόδων. Το θέμα καλύπτεται εκεί αναλυτικότερα.
Ένας αυτοαπασχολούμενος μπορεί να ξεκινήσει με ένα όχημα και έναν μικρό αριθμό επαγγελματικών αγορών. Μια μεγαλύτερη εταιρεία μπορεί να ξεκινήσει με μία ομάδα ή μία νομική οντότητα. Επιλέξτε ένα εύρος που περιλαμβάνει τις συνήθεις δαπάνες και τις εξαιρέσεις που χρειάζεται να κατανοήσετε.
Επιβεβαιώστε ότι τα εμπλεκόμενα άτομα μπορούν να χρηματοδοτούν, να πληρώνουν, να υποβάλλουν αποδεικτικά στοιχεία, να ελέγχουν και να καταγράφουν λογιστικά τις αγορές. Στη συνέχεια, επεκτείνετε τη διαδικασία αξιοποιώντας όσα έμαθε η πρώτη ομάδα.
Εξερευνήστε τη διαχείριση εξόδων του Rally, δείτε κάρτες καυσίμων για αυτοαπασχολούμενους, ή μάθετε πώς οι πράκτορες AI υποστηρίζουν τη ροή εργασιών εξόδων.
Δωρεάν εκτυπώσιμη φόρμα καταγραφής επαγγελματικών γευμάτων: παρευρισκόμενοι, σκοπός, αποδείξεις, πληρωμές και έγκριση από την εταιρεία.
Πρακτικός οδηγός για τη διαχείριση των διασυνοριακών εξόδων, των νομισμάτων, των αποδείξεων και της λογιστικής τους επισκόπησης.
Πώς οι agents του WhatsApp και της πλατφόρμας βοηθούν στην καταγραφή, αντιστοίχιση και επανεξέταση εταιρικών εξόδων, καθώς και στην προετοιμασία τους για τη λογ
