A sua banca empresarial e o seu processo de despesas podem funcionar em conjunto. A banca guarda e movimenta o dinheiro da empresa. O processo de despesas associa uma compra ao respetivo responsável, à finalidade empresarial, ao recibo, à revisão e ao registo contabilístico.
Manter uma conta bancária existente, por si só, não conclui essas tarefas de despesas. Adicionar uma plataforma de despesas exige um plano claro para os pontos de contacto entre os dois processos.
Mapeie o percurso de uma compra
Comece com uma despesa recorrente, como materiais para um trabalho ou combustível para um veículo da empresa. Acompanhe-a desde o financiamento até à contabilidade e registe quem é responsável por cada etapa.
| Passo | Questão a esclarecer |
|---|
| Financiamento | De onde vem o dinheiro e quem o disponibiliza? |
| Pagamento | Que método de pagamento da empresa deve a pessoa utilizar? |
| Evidências | Onde devem ser apresentados o recibo e a finalidade empresarial? |
| Rever | Quem resolve a falta de informação e toma a decisão sobre a política? |
| Contabilidade | Que sistema recebe o registo revisto e em que formato suportado? |
| Reconciliação | Quem verifica os movimentos de financiamento, as compras e o saldo final? |
Manter estas responsabilidades explícitas ajuda o proprietário de uma empresa a trabalhar com um contabilista e dá a uma equipa maior um processo comum.
Separe os movimentos de financiamento das compras
Quando uma empresa disponibiliza fundos para um cartão pré-pago, esse movimento de financiamento e uma compra posterior têm funções diferentes. A equipa financeira precisa de ambos os registos e deve estabelecer o tratamento contabilístico correto. Evite registar a mesma despesa económica uma vez no momento do financiamento e novamente quando o cartão é utilizado.
Um cartão de combustível pré-pago também precisa de um responsável operacional pelo saldo disponível. Definam quem o monitoriza, como é organizado o financiamento e o que deve fazer o colaborador se uma compra não puder ser concluída. Pré-pago descreve a forma como as despesas são financiadas; não significa uma linha de crédito.
Confirme quais transações entram no fluxo de despesas
Decida se o âmbito inicial abrange os pagamentos da Rally, as despesas pagas pelos colaboradores ou outras fontes suportadas. Documente todas as compras que permaneçam num processo separado, para que os colaboradores e a equipa financeira saibam onde as tratar.
Não presuma que manter uma conta bancária significa que todas as transações bancárias podem ser importadas, reconciliadas ou controladas a partir de outra plataforma. Estas são funcionalidades específicas que deve confirmar. No caso da Rally, confirme o modelo de financiamento suportado, o âmbito dos pagamentos e o resultados contabilísticos para a sua empresa antes da implementação.
Adicione os comprovativos onde o trabalho acontece
Os colaboradores precisam de uma forma prática de fornecer recibos e o contexto que um registo de pagamento não consegue explicar. O agente da Rally no WhatsApp ajuda nessas tarefas de despesas, permitindo que os colaboradores enviem o documento e os detalhes relevantes. O AutoMatch associa os recibos às transações, enquanto o agente da plataforma ajuda a equipa a tratar das tarefas de despesas dentro da Rally.
Recorra a um revisor designado para analisar evidências incompletas, correspondências pouco claras e decisões relativas à política da empresa. Defina o processo numa política de despesas, e utilize um relatório de despesas quando a empresa ainda precisar de uma transferência baseada num relatório.
Teste a entrega ao seu contabilista
Antes de expandir, acompanhe uma compra até ao fim, passando pela exportação ou integração suportada. Verifique a entidade, o montante, a moeda, a referência da evidência e o mapeamento para o plano de contas. Defina como serão tratadas as correções, os reembolsos e os registos duplicados.
Numa compra em moeda estrangeira, mantenha o montante original do fornecedor e o montante cobrado à empresa. As comissões e as diferenças de conversão devem permanecer claras no registo. O guia de despesas transfronteiriças aborda este tema em mais detalhe.
Comece com um âmbito controlável
Uma pessoa por conta própria pode começar com um veículo e um pequeno conjunto de compras profissionais. Uma empresa maior pode começar com uma equipa ou entidade jurídica. Escolha um âmbito que inclua as despesas normais e as exceções que precisa de compreender.
Confirme que as pessoas envolvidas conseguem financiar, pagar, apresentar comprovativos, rever e contabilizar as compras. Depois, amplie o processo com base no que o primeiro grupo aprendeu.
Explore a gestão de despesas da Rally, veja cartões de combustível para trabalhadores independentes, ou saiba como agentes de IA apoiam o fluxo de trabalho das despesas.
