Uma política de despesas deve ajudar qualquer pessoa a efetuar uma compra corretamente e a saber o que fazer a seguir. Deve definir responsáveis claros, incluir instruções realistas e prever um processo de exceção que funcione quando o processo habitual não é possível.
Abra o modelo gratuito de política de despesas. Este documento de trabalho em inglês inclui secções editáveis para as suas próprias regras. Substitua as instruções, peça aos responsáveis relevantes que o revejam e, em seguida, imprima-o ou guarde-o em PDF para distribuição. É um documento inicial, não uma política da empresa aprovada.
Comece pelas decisões que as pessoas tomam
Uma política útil responde a cinco perguntas: o que posso comprar, como devo pagar, de que comprovativos preciso, quem os analisa e quando será reembolsado um pagamento pessoal?
Utilize o modelo para identificar as entidades legais e as pessoas abrangidas. Defina uma data de entrada em vigor e um responsável pela política. Numa empresa com uma só pessoa, este pode ser o proprietário a trabalhar com um contabilista. Uma empresa em crescimento pode precisar de responsáveis financeiros locais e aprovadores delegados.
Defina os gastos permitidos e as aprovações
Descreva as categorias relevantes para a empresa, como viagens, refeições, material de escritório, software, combustível, carregamento e estacionamento. Introduza os seus próprios limites, moedas e requisitos de aprovação. Explique se um limite se aplica por transação, dia, pessoa ou viagem.
Deixe claro quem pode aprovar uma exceção e o que os colaboradores devem fazer se essa pessoa não estiver disponível. Decida como são analisadas as despesas do próprio aprovador. Evite deixar um novo colaborador a tentar adivinhar qual mensagem ou documento é considerado uma aprovação.
Explique separadamente os pagamentos e os reembolsos da empresa
Defina quando os colaboradores devem utilizar um método de pagamento da empresa e quando podem pagar pessoalmente. Explique como obter acesso, solicitar um orçamento ou comunicar um problema. Para cartões de combustível pré-pagos, atribua a alguém a gestão do saldo disponível, bem como das permissões de despesa.
Para as despesas pagas pelos funcionários, defina o prazo de submissão, o processo de análise e o calendário de reembolso. Explique como os adiantamentos e os pagamentos antecipados são registados, para que a mesma despesa não seja paga duas vezes. O modelo de relatório de despesas fornece um formato de submissão consistente.
Torne os requisitos de comprovativos práticos
Indique às pessoas para onde devem enviar os recibos e que contexto devem acrescentar: finalidade profissional, projeto ou entidade, e qualquer informação que o recibo não consiga fornecer. No caso de refeições de negócios, inclua os participantes e as organizações. Se o documento não for claro, peça uma cópia melhor enquanto o colaborador ainda a pode obter.
Descreva o processo para recibos em falta: solicite uma segunda via, registe as provas disponíveis, preencha uma declaração e envie-a ao revisor designado. A política não deve prometer a aceitação de todas as declarações.
Defina instruções próprias para as despesas no estrangeiro
Mantenha o montante da compra e a moeda original. Especifique a fonte aprovada para o montante ou a taxa de conversão utilizados nos relatórios e explique como devem ser registadas as comissões, gorjetas e devoluções. Indique quem é responsável pelas questões específicas de faturação e contabilidade de cada país.
Utilize um processo de submissão comum, com regras locais quando necessário. A aprovação de uma política da empresa não determina a dedutibilidade nem a recuperação do IVA. A guia de despesas transfronteiriças fornece uma lista de verificação operacional para a transição entre o colaborador e a equipa financeira.
Defina o papel dos agentes de IA
Defina quais tarefas relacionadas às despesas a equipa espera que um agente ajude a executar e quais decisões exigem intervenção humana. Os colaboradores devem saber onde corrigir um recibo, adicionar contexto ou assinalar uma correspondência incorreta. A equipa financeira deve saber quem analisa as exceções e autoriza a transferência para a contabilidade.
A Rally combina um agente do WhatsApp para o fluxo de despesas do colaborador com um agente da plataforma para o trabalho realizado na plataforma. O AutoMatch associa recibos a transações. Integre esses passos na política, juntamente com a revisão humana e os resultados contabilísticos suportados resultados contabilísticos.
Mantenha a política útil à medida que a empresa cresce
Antes de publicar, percorra uma compra normal, um recibo em falta, um pagamento no estrangeiro e uma exceção urgente. Verifique se um novo colaborador consegue concluir cada um deles utilizando apenas a política. Resolva os limites contraditórios e substitua todos os campos de preenchimento dos modelos.
Após a implementação, reveja as perguntas e exceções recorrentes. Atualize a política quando as entidades, os métodos de pagamento, os processos contabilísticos ou as responsabilidades mudarem. Uma política breve que as pessoas consigam seguir é uma base útil para gestão de despesas em toda a empresa.
