Kulupolitiikan pitäisi auttaa henkilöä tekemään hankinta oikein ja tietämään, mitä seuraavaksi pitää tehdä. Siinä on oltava selkeät vastuuhenkilöt, realistiset ohjeet ja toimiva poikkeusmenettely tilanteisiin, joissa tavanomainen prosessi ei ole mahdollinen.
Avaa maksuton kulukäytäntömalli. Tämä englanninkielinen työasiakirja sisältää muokattavia osioita omia sääntöjänne varten. Korvaa ohjetekstit, pyydä asianomaisia vastuuhenkilöitä tarkistamaan asiakirja ja tulosta se tai tallenna PDF-tiedostona jakelua varten. Se on lähtöasiakirja, ei hyväksytty yrityksen toimintaperiaate.
Aloita ihmisten tekemistä päätöksistä
Hyvä käytäntö vastaa viiteen kysymykseen: mitä voin ostaa, miten minun pitäisi maksaa, mitä tositteita tarvitsen, kuka tarkistaa asian ja milloin henkilökohtaisesti maksettu kulu korvataan?
Käytä mallia nimeämään sen piiriin kuuluvat oikeushenkilöt ja henkilöt. Määritä voimaantulopäivä ja käytännön vastuuhenkilö. Yhden henkilön yrityksessä vastuuhenkilö voi olla omistaja, joka työskentelee yhdessä kirjanpitäjän kanssa. Kasvava yritys saattaa tarvita paikalliset talousasioista vastaavat henkilöt ja nimetyt hyväksyjät.
Määritä sallitut kulut ja hyväksyntä
Kuvaile liiketoiminnan kannalta olennaiset kululuokat, kuten matkakulut, ateriat, tarvikkeet, ohjelmistot, polttoaine, lataus ja pysäköinti. Määritä omat raja-arvosi, valuuttasi ja hyväksyntävaatimuksesi. Kerro, koskeeko raja yhtä tapahtumaa, päivää, henkilöä vai matkaa.
Määritä selkeästi, kuka voi hyväksyä poikkeuksen ja mitä työntekijöiden tulee tehdä, jos kyseinen henkilö ei ole tavoitettavissa. Päätä, miten hyväksyjän omat kulut tarkastetaan. Älä jätä uutta työntekijää arvailemaan, mikä viesti tai asiakirja katsotaan hyväksynnäksi.
Yrityksen maksut ja kulukorvaukset erikseen selitettyinä
Kerro, milloin työntekijöiden tulee käyttää yrityksen maksutapaa ja milloin he voivat maksaa henkilökohtaisesti. Kuvaa, miten käyttöoikeus hankitaan, miten budjettia pyydetään tai miten ongelmasta ilmoitetaan. Ennakkoon maksetut polttoainekortit: nimeä joku hallinnoimaan käytettävissä olevaa saldoa ja käyttöoikeuksia.
Työntekijöiden itse maksamien kulujen osalta määritä ilmoittamisen määräaika, tarkistusprosessi ja korvausaikataulu. Selitä, miten ennakot ja aiemmat maksut kirjataan, jotta samaa kulua ei makseta kahdesti. Kuluilmoitusmalli tarjoaa yhdenmukaisen ilmoitusmuodon.
Tee tositteita koskevista vaatimuksista käytännöllisiä
Kerro, minne kuitit lähetetään ja mitä tietoja niihin lisätään: liiketoiminnan tarkoitus, projekti tai yhteisö sekä kaikki tiedot, joita kuitista ei käy ilmi. Liikeaterioiden yhteydessä ilmoita osallistujat ja organisaatiot. Jos asiakirja on epäselvä, pyydä parempaa kopiota, kun työntekijä voi vielä hankkia sen.
Kuvaile puuttuvan kuitin käsittelyprosessi: pyydä kaksoiskappale, kirjaa saatavilla olevat todisteet, täytä selvitys ja lähetä se nimetylle tarkastajalle. Menettelyohjeessa ei pitäisi luvata jokaisen selvityksen hyväksymistä.
Anna ulkomaan kulutukselle omat ohjeet
Säilytä ostosumma ja alkuperäinen valuutta. Määritä raportointisumman tai muuntokurssin hyväksytty lähde ja selitä, miten kulut, tipit ja hyvitykset tulee kirjata. Ilmoita, kuka vastaa maakohtaisiin laskutus- ja kirjanpitokysymyksiin.
Käytä yhteistä ilmoitusprosessia ja sovella tarvittaessa paikallisia sääntöjä. Yrityksen käytäntöjen mukainen hyväksyntä ei ratkaise kulujen vähennyskelpoisuutta tai arvonlisäveron vähennysoikeutta. Rajat ylittävien kulujen opas tarjoaa operatiivisen tarkistuslistan työntekijän ja taloushallinnon väliseen siirtymään.
Määritä tekoälyagenttien rooli
Määritelkää, missä kuluihin liittyvissä tehtävissä tiimi odottaa agentin auttavan ja mitkä päätökset edellyttävät ihmisen osallistumista. Työntekijöiden tulee tietää, missä he voivat korjata kuitin, lisätä kontekstia tai ilmoittaa virheellisestä kohdistuksesta. Taloushallinnon tulee tietää, kuka tarkistaa poikkeamat ja hyväksyy siirron kirjanpitoon.
Rally yhdistää työntekijän kulujenhallinnan työnkulkuun WhatsApp-agentin ja alustalla tehtävään työhön alusta-agentin. AutoMatch yhdistää kuitit maksutapahtumiin. Toteuta nämä vaiheet käytännössä yhdessä ihmisen tekemän tarkistuksen kanssa. Hyödynnä tuettuja kirjanpidon tulosteita.
Pidä käytäntö käyttökelpoisena yrityksen kasvaessa
Ennen julkaisua käy läpi tavallinen ostos, puuttuva kuitti, ulkomainen maksu ja kiireellinen poikkeustilanne. Tarkista, pystyykö uusi työntekijä hoitamaan jokaisen tilanteen pelkän ohjeistuksen perusteella. Ratkaise ristiriitaiset rajat ja korvaa kaikki mallipohjan kehotteet.
Käyttöönoton jälkeen käy läpi toistuvat kysymykset ja poikkeukset. Päivitä käytäntöä, kun yksiköt, maksutavat, kirjanpitoprosessit tai vastuut muuttuvat. Lyhyt käytäntö, jota ihmiset pystyvät noudattamaan, on hyödyllinen perusta kulujen hallinnalle koko organisaatiossa.
