Rajojen yli tehtävä työ synnyttää kuluja eri valuutoissa, tuntemattomilta toimittajilta ja paikallisten vaatimusten mukaisesti. Työmatkasta voi kertyä hotellilasku, ateriakuitti, pysäköintikulu ja asiakasprojektia varten tehty hankinta. Jokaiselle niistä on silti määritettävä vastuuhenkilö, dokumentoitava tosite ja tehtävä kirjanpidollinen päätös.
Tavoitteena on yhteinen toimintaprosessi, jossa on oikeat paikalliset yksityiskohdat. Se voi palvella ulkomailla asiakkaita tapaavaa itsenäistä ammatinharjoittajaa tai yritystä, jolla on työntekijöitä ja yhtiöitä useissa maissa.
Määritä oikeushenkilö ja kulujen omistaja
Sopikaa ennen matkan tai ulkomaantyön alkamista, mille oikeushenkilölle kustannus kohdistuu, kuka voi tehdä hankinnan ja kuka tarkistaa sen. Lisätkää asiakkaan, työn tai projektin tiedot, jos niistä on hyötyä kirjanpidossa.
Ryhmäkohtainen näkyvyys ei poista erillisten oikeushenkilötietojen tarvetta. Jos hankinta hyödyttää useampaa kuin yhtä oikeushenkilöä, anna taloushallinnon päättää, miten se kohdennetaan ja dokumentoidaan. Pidä päätös yhdistettynä alkuperäiseen tositteeseen.
Pidä kolme summaa toisistaan erotettavina
Ulkomaan kululla voi olla kolme olennaista summaa:
- Toimittajan summa: alkuperäisen kuitin tai laskun kokonaissumma ja valuutta.
- Maksun määrä: summa, jonka maksupalveluntarjoaja veloitti yritykseltä, mukaan lukien kaikki tunnistettavat maksut tai oikaisut.
- Kirjanpidon määrä: yhteisön laskentaperiaatteiden mukainen raportointivaluutan arvo.
Nämä summat voivat poiketa toisistaan perustellusti. Säilytä alkuperäiset tositteet sekä muunnoksen tai tiliotteen lähde. Selvitä ero ennen kuin pidät kuittia virheellisenä tai kohdistusta epäonnistuneena.
Jaetuissa maksuissa, juomarahoissa, hyvityksissä ja myöhemmissä oikaisuissa yhdistä toisiinsa liittyvät kirjaukset. Älä koskaan yhdistä useiden valuuttojen summia yhdeksi kokonaissummaksi ilman sovittua muuntoperustetta. Kuluraporttipohja tarjoaa tiimille yhtenäisen tavan kirjata summat erikseen.
Tallenna asiakirja ja sen konteksti viipymättä
Pyydä työntekijöitä säilyttämään kuitti tai lasku ja ilmoittamaan tarkan liiketoimintatarkoituksen. Maksuviitteen avulla tapahtuma on helpompi löytää, mutta se ei välttämättä kerro, mitä ostettiin. Ateriaa varten säilytä osallistujien tiedot yhdessä ateriaa koskevan kululomakkeen.
Kuitin kieli voi poiketa tiimin työkielestä. Säilytä alkuperäinen asiakirja, vaikka siihen lisättäisiin selitys tai poimittuja kenttiä. Jos asiakirja on lukukelvoton tai puutteellinen, pyydä toimittajalta selkeämpi kopio.
Rallyn WhatsApp-agentti auttaa työntekijöitä toimittamaan tositteita ja lisätietoja kuluprosessin aikana. AutoMatch yhdistää kuitit maksutapahtumiin, ja alustan agentti auttaa tiimiä käsittelemään laajempia kulutehtäviä. Työntekijät selvittävät epävarmat kohdistukset ja kysymykset, jotka edellyttävät paikallista liiketoiminta- tai kirjanpito-osaamista.
Sovella yhteistä prosessia paikallisella tarkistuksella
Yrityksesi kulupolitiikka voi määrittää kaikille lähetysreitin, vastuuhenkilöt, määräajat ja eskalointiprosessin. Taloushallinnon vastuuhenkilöt määrittävät sen jälkeen paikalliset vaatimukset laskutositteille, korvauksille, tietojen säilytykselle ja verokohtelulle.
Älä oleta, että kulukorvausta varten hyväksytty kulu on vähennyskelpoinen tai että siitä voi saada alv-palautusta. Rajat ylittävien arvonlisäveron palautusmenettelyjen käyttöön liittyy kelpoisuusehtoja, ja ne voivat vaihdella maittain ja kuluittain. Asianomaiselle taloushallinnon vastuuhenkilölle lähtökohtana toimii seuraava ohjeistus: EU:n ohjeet rajat ylittävistä arvonlisäveron palautuksista Ne eivät kuitenkaan takaa, että kaikki ulkomaiset kuitit täyttävät ehdot.
Eräs ilmoitus puuttuvasta kuitista kirjaa poikkeaman tarkistettavaksi. Se ei automaattisesti täytä kaikkien asiaankuuluvien maiden vaatimuksia.
Sisällytä tieajojen kulut samaan käsittelyyn
Rajojen yli liikkuville yrityksille polttoaineen, latauksen, tietullien ja pysäköinnin kulujen tositteiden ja tarkastamisen tulisi noudattaa samaa kurinalaisuutta kuin muidenkin kulujen. Varmista tosiasiallisesti tekemillesi matkoille tuetut sijainnit, maksujärjestelyt ja sovellettavat maksut.
Kun käytössäsi on ennakkoon maksettu polttoainekortti, määritä vastuu varojen saatavuudesta ja epäonnistuneen ostoksen käsittelystä. Jos olet ammatinharjoittaja, tutustu itsenäisten yritysten polttoainekortin käyttöönottoon. Ajoneuvojen ja kuljettajien operointia koskevissa yksityiskohdissa käytä erillistä eurooppalaista kalustokuluopasta.
Testaa koko prosessi ennen laajentamista
Valitse pieni joukko edustavia ostoja: tavallinen kuitti, ulkomainen maksu, hyvitys ja puuttuva tosite. Seuraa kutakin tallennuksen, täsmäytyksen ja tarkistuksen kautta tuettuun kirjanpidon tulosteeseen.
Varmista lopuksi, että alkuperäiset summat, taho, tositteet ja korjaukset ovat edelleen ymmärrettäviä. Mittaa nopeuden lisäksi selvittämättä jääneet kulut ja korjaustyö. Työnkulku on valmis laajennettavaksi, kun työntekijät tietävät, mitä heidän tulee toimittaa, ja taloushallinto pystyy käsittelemään lopputuloksen kirjanpidossa.
Tutustu Rallyn kulujen hallintaan ja tutustu siihen, miten työnkulku voi toimia nykyisen yrityspankkisi rinnalla.
