Cezhraničná práca prináša výdavky v rôznych menách, od neznámych dodávateľov a podľa odlišných miestnych požiadaviek. Služobná cesta môže zahŕňať hotelovú faktúru, doklad za jedlo, parkovné a nákup pre projekt zákazníka. Každý z týchto výdavkov stále potrebuje zodpovednú osobu, doklad a účtovné rozhodnutie.
Cieľom je spoločný prevádzkový proces so správnymi miestnymi detailmi. Môže slúžiť samostatne zárobkovo činnej osobe navštevujúcej zákazníkov v zahraničí alebo spoločnosti so zamestnancami a subjektmi vo viacerých krajinách.
Určite subjekt a vlastníka výdavkov
Pred začiatkom cestovania alebo práce v zahraničí si dohodnite, ktorý právny subjekt znáša náklady, kto môže nákup uskutočniť a kto ho kontroluje. Ak to pomôže účtovníctvu, uveďte aj zákazníka, zákazku alebo projekt.
Zobrazenie na úrovni skupiny neodstraňuje potrebu samostatných záznamov o jednotlivých subjektoch. Ak nákup prináša prospech viac než jednému subjektu, nechajte finančné oddelenie rozhodnúť, ako sa má alokovať a zdokumentovať. Toto rozhodnutie prepojte s pôvodným dokladom.
Rozlišujte tri sumy
Zahraničný výdavok môže mať tri relevantné sumy:
- Suma dodávateľa: celkovú sumu a menu na pôvodnom doklade alebo faktúre.
- Suma platby: ktorú poskytovateľ platby účtoval podniku vrátane všetkých identifikovateľných poplatkov alebo úprav.
- Účtovná suma: predstavuje hodnotu v mene vykazovania podľa účtovnej politiky účtovnej jednotky.
Tieto sumy sa môžu oprávnene líšiť. Zachovajte pôvodné doklady a zdroj prepočtu alebo výpisu. Rozdiel preskúmajte skôr, než ho označíte za nesprávny doklad alebo neúspešné spárovanie.
Pri rozdelených platbách, sprepitnom, refundáciách a neskorších úpravách prepojte súvisiace záznamy. Nikdy nesčítavajte sumy v niekoľkých menách do jedného celkového súčtu bez dohodnutého základu prepočtu. Šablóna výkazu výdavkov poskytuje tímu konzistentný spôsob, ako zaznamenávať sumy oddelene.
Zachyťte dokument a jeho kontext bezodkladne
Požiadajte zamestnancov, aby si uschovali účtenku alebo faktúru a uviedli konkrétny účel súvisiaci s podnikaním. Referencia platby pomáha dohľadať transakciu; nemusí vysvetľovať, čo bolo zakúpené. Pri jedle uchovávajte údaje o účastníkoch spolu s formulárom výdavkov na stravovanie.
Jazyk účtenky sa môže líšiť od pracovného jazyka tímu. Pôvodný dokument si ponechajte aj v prípade, že k nemu pridáte vysvetlenie alebo extrahované polia. Ak je dokument nečitateľný alebo neúplný, požiadajte dodávateľa o čitateľnejšiu kópiu.
Agent WhatsApp od spoločnosti Rally pomáha zamestnancom poskytovať doklady a kontext počas procesu spracovania výdavkov. Funkcia AutoMatch spája účtenky s transakciami a agent platformy pomáha tímu riešiť širšie úlohy súvisiace s výdavkami. Ľudia riešia nejednoznačné zhody a otázky, ktoré si vyžadujú znalosť miestnych obchodných alebo účtovných súvislostí.
Uplatnite spoločný proces s lokálnou kontrolou
Vaša politika výdavkov môže pre všetkých určiť spôsob podania, zodpovedné osoby, termíny a proces eskalácie. Finanční zodpovední pracovníci potom stanovia miestne požiadavky na doklady k faktúram, preplácanie, uchovávanie záznamov a daňové zaobchádzanie.
Nepredpokladajte, že výdavok schválený na preplatenie je daňovo uznateľný alebo oprávnený na vrátenie DPH. Postupy cezhraničného vrátenia DPH majú podmienky oprávnenosti a môžu sa líšiť podľa krajiny a druhu nákladu. Usmernenie EÚ k cezhraničnému vráteniu DPH je východiskom pre príslušnú osobu zodpovednú za financie, nie prísľubom, že každý zahraničný doklad spĺňa podmienky.
A vyhlásenie o chýbajúcom doklade zaznamenáva výnimku na preskúmanie. Automaticky tým nespĺňa požiadavky všetkých dotknutých krajín.
Zahrňte výdavky na cestnú dopravu do rovnakého odovzdania
Pre firmy, ktoré cestujú cez hranice, by mali mať palivo, nabíjanie, mýto a parkovanie rovnakú úroveň dokladovania a kontroly ako ostatné výdavky. Overte si podporované lokality, možnosti platby a príslušné poplatky pre cesty, ktoré skutočne absolvujete.
S predplatenou palivovou kartou, určte zodpovednosť za sprístupnenie finančných prostriedkov a riešenie neúspešného nákupu. Ak podnikáte ako SZČO, pozrite si nastavenie palivovej karty pre samostatne zárobkovo činné osoby. Na podrobné informácie o prevádzke vozidiel a vodičov použite samostatnú európsku príručku pre výdavky vozového parku.
Pred rozšírením otestujte celý proces
Vyberte malú skupinu reprezentatívnych nákupov: bežný doklad, platbu v zahraničí, refundáciu a chýbajúci podklad. Sledujte každý z nich od zachytenia cez spárovanie až po kontrolu. Účtovný výstupje podporovaný.
Na konci skontrolujte, či pôvodné sumy, subjekt, dôkazy a opravy zostávajú zrozumiteľné. Sledujte nielen rýchlosť, ale aj počet nevyriešených výdavkov a prácu spojenú s opravami. Pracovný postup je pripravený na rozšírenie, keď zamestnanci vedia, čo majú predložiť, a finančné oddelenie dokáže zaúčtovať výsledok.
Preskúmajte správu výdavkov v Rally a zistite, ako môže tento pracovný postup fungovať popri vašom existujúcom firemnom bankovom účte.
