Nickas Telecki yra Rally generalinis direktorius ir rašo apie išlaidų valdymą naudojant dirbtinį intelektą, verslo korteles, išlaidas degalams ir tarpvalstybinę verslo veiklą.
Darbas keliose šalyse sukuria išlaidų skirtingomis valiutomis, iš nepažįstamų tiekėjų ir pagal skirtingus vietos reikalavimus. Verslo kelionės metu gali atsirasti viešbučio sąskaita, maisto kvitas, mokestis už stovėjimą ir pirkinys kliento projektui. Kiekvienai iš jų vis tiek reikia atsakingo asmens, išlaidų pagrindimo ir apskaitos sprendimo.
Tikslas – sukurti bendrą veiklos procesą, pritaikytą prie tinkamų vietos ypatumų. Jis gali tikti savarankiškai dirbančiam asmeniui, vykstančiam pas klientus į užsienį, arba įmonei, kurios darbuotojai ir padaliniai veikia keliose šalyse.
Prieš prasidedant kelionei ar darbui užsienyje, susitarkite, kuris juridinis asmuo patiria išlaidas, kas gali atlikti pirkimą ir kas jį patikrina. Jei tai padeda apskaitai, pridėkite kliento, darbo ar projekto kontekstą.
Grupės matomumas nepanaikina poreikio turėti atskirus subjektų įrašus. Jei pirkimas naudingas daugiau nei vienam subjektui, finansų skyrius turėtų nuspręsti, kaip jis turi būti paskirstytas ir dokumentuotas. Šį sprendimą susiekite su pirminiais įrodymais.
Užsienio išlaidos gali apimti tris svarbias sumas:
Šios sumos gali teisėtai skirtis. Išsaugokite pirminius įrodymus ir konversijos arba ataskaitos šaltinį. Ištirkite skirtumą prieš laikydami jį neteisingu kvitu arba nesėkmingu sutapimu.
Atliekant mokėjimų padalijimą, registruojant arbatpinigius, grąžinant lėšas ir atliekant vėlesnius koregavimus, susiekite susijusius įrašus. Niekada nesumuokite kelių valiutų sumų į vieną bendrą sumą, jei nėra sutarto perskaičiavimo pagrindo. Sprendimas: išlaidų ataskaitos šablonas suteikia komandai nuoseklų būdą atskirai registruoti sumas.
Paprašykite darbuotojų pasilikti kvitą ar sąskaitą faktūrą ir nurodyti konkretų verslo tikslą. Mokėjimo nuoroda padeda rasti operaciją, tačiau joje nebūtinai paaiškinama, kas buvo įsigyta. Jei tai buvo maitinimas, kartu su maitinimo išlaidų forma.
Kvito kalba gali skirtis nuo komandos darbinės kalbos. Išsaugokite originalų dokumentą, net jei pridedamas paaiškinimas ar ištraukti laukai. Jei dokumentas neįskaitomas arba neišsamus, paprašykite tiekėjo pateikti aiškesnę kopiją.
Rally WhatsApp agentas padeda darbuotojams pateikti pagrindžiančią informaciją ir kontekstą išlaidų tvarkymo procese. „AutoMatch“ susieja kvitus su operacijomis, o platformos agentas padeda komandai atlikti platesnes išlaidų tvarkymo užduotis. Darbuotojai išsprendžia neaiškius sutapimus ir klausimus, kuriems reikia vietos verslo ar apskaitos žinių.
Jūsų išlaidų politika gali nustatyti visiems taikomą pateikimo tvarką, atsakingus asmenis, terminus ir eskalavimo procesą. Už finansus atsakingi asmenys tada nustato vietos reikalavimus dėl sąskaitas faktūras pagrindžiančių dokumentų, išlaidų kompensavimo, dokumentų saugojimo ir mokestinio traktavimo.
Nemanykite, kad kompensuoti patvirtintos išlaidos yra atskaitomos arba už jas galima susigrąžinti PVM. Tarpvalstybinio PVM grąžinimo procedūroms taikomos tinkamumo sąlygos, kurios gali skirtis priklausomai nuo šalies ir išlaidų. Europos Sąjungos gairės dėl tarpvalstybinio PVM grąžinimo yra atspirties taškas atitinkamam už finansus atsakingam asmeniui, o ne pažadas, kad kiekvienas užsienyje gautas kvitas atitinka reikalavimus.
Pareiškimas apie trūkstamą kvitą užfiksuoja peržiūrėtiną išimtį. Jis automatiškai neatitinka visų susijusių šalių reikalavimų.
Įmonėms, vykdančioms veiklą užsienyje, degalų, įkrovimo, kelių rinkliavų ir automobilių stovėjimo išlaidos turėtų būti pagrįstos ir peržiūrimos taip pat griežtai kaip ir kitos išlaidos. Patvirtinkite, kokios vietovės yra aptarnaujamos, kokie mokėjimo susitarimai taikomi ir kokie mokesčiai galioja jūsų faktiškai vykdomoms kelionėms.
Naudodami išankstinio mokėjimo degalų kortelę, priskirkite atsakomybę už lėšų prieinamumą ir nepavykusio pirkimo tvarkymą. Jei dirbate savarankiškai, peržiūrėkite degalų kortelės nustatymą savarankiškai dirbančioms įmonėms. Norėdami gauti išsamią informaciją apie transporto priemonių ir vairuotojų valdymą, naudokite atskirą Europos transporto parko išlaidų vadovą.
Pasirinkite nedidelį reprezentatyvių pirkimų rinkinį: įprastą kvitą, mokėjimą užsienyje, lėšų grąžinimą ir trūkstamų įrodymų atvejį. Stebėkite kiekvieną pirkimą nuo užfiksavimo, susiejimo ir peržiūros iki palaikomo apskaitos išvesties.
Pabaigoje patikrinkite, ar pirminės sumos, subjektas, įrodymai ir pataisymai tebėra suprantami. Vertinkite ne tik greitį, bet ir neįvykdytų išlaidų bei taisymų apimtį. Darbo eiga pasirengusi plėtrai, kai darbuotojai žino, ką pateikti, o finansų skyrius gali apskaityti rezultatą.
Išnagrinėkite Rally išlaidų valdymą ir sužinokite, kaip darbo eiga gali veikti kartu su jūsų esamu verslo banku.
Praktiškas tarptautinių degalų kortelių gidas: priėmimas, išankstinis finansavimas, valiutos, kvitai, EV įkrovimas, rinkliavos ir apskaitos patikra su Rally.
Skenuokite įskaitomus kvitus, tikrinkite sumas ir mokesčius, susiekite su mokėjimais ir saugokite įrodymus. Pateiktas penkių kvitų darbo eigos testas.
Lyginkite sąskaitas su užsakymais ir pristatymo įrodymais. Tikrinkite sumas, dublikatus ir mokėjimus pagal neatitikimo pavyzdį ir išimčių kontrolinį sąrašą.
