Nickas Telecki yra Rally generalinis direktorius ir rašo apie išlaidų valdymą naudojant dirbtinį intelektą, verslo korteles, išlaidas degalams ir tarpvalstybinę verslo veiklą.
Europos transporto parkų išlaidų valdymas – tai visų transporto priemonių ir vairuotojų patiriamų išlaidų kontrolės, dokumentavimo ir suderinimo procesas. Tai apima degalus, viešąjį elektromobilių įkrovimą, kelių rinkliavas, stovėjimą, techninę priežiūrą, ridą, kompensacijas ir kitus įmonės pirkimus.
Programinė įranga turėtų ne tik saugoti kvitus. Ji turėtų taikyti politiką prieš išleidžiant pinigus arba jų išleidimo metu, susieti kiekvieną operaciją su tinkamu vairuotoju ar transporto priemone ir pateikti finansų skyriui tvarkingą įrašą peržiūrai bei apskaitai.
Šiame vadove paaiškinamas veiklos modelis ir klausimai, kuriuos verta užduoti prieš perkant. Jei norite sudaryti trumpąjį tiekėjų sąrašą, peržiūrėkite atskirą mūsų palyginimą apie geriausią išlaidų valdymo programinę įrangą transporto parkams. Jei tiesiogiai vertinate Rally, žr. išlaidų valdymo platformą.
Flotilės išlaidos pagal savo pobūdį yra suskaidytos. Viena kelionė gali lemti išlaidas degalams ar įkrovimui, kelių mokestį, parkavimo išlaidas ir netikėtą remontą. Vieni mokėjimai atliekami kortelėmis, kiti gaunami tiekėjų sąskaitomis faktūromis, o dar kiti – darbuotojų pateiktomis išlaidų ataskaitomis. Kelionės per sieną lemia skirtingas valiutas, vietos mokesčių tvarką ir skirtingus išlaidas pagrindžiančius dokumentus.
Dėl to atsirandantis administracinis darbas retai būna viena didelė užduotis. Tai – nuolatinė smulkių perdavimų seka:
Skaičiuoklės gali užregistruoti šią istoriją, tačiau jos negali užtikrinti taisyklės laikymosi pirkimo metu ar sukurti trūkstamo konteksto. Todėl paslėptą kainą sudaro ne tik duomenų suvedimas. Tai ir uždelsti sprendimai, nepakankama atskaitomybė bei laikas, skiriamas operacijoms atkurti.
Stipriausios platformos reagavimą po fakto pakeičia kontrolės priemonėmis ir struktūrizuotais įrodymais.
| Darbo eiga | Rankinė arba fragmentuota sąranka | Kontroliuojama programinės įrangos sąranka |
|---|---|---|
| Mokėjimas | Vairuotojai naudoja kelias korteles arba vėliau prašo kompensuoti išlaidas | Patvirtintos išlaidos atitinka nustatytas kortelių ir politikos taisykles |
| Pagrindžiantys dokumentai | Finansų skyrius ieško popierinių kvitų ir el. paštu atsiųstų priedų | Vairuotojai operacijos pagrindžiančius dokumentus pateikia netrukus po jos |
| Priskyrimas | Komandos rankiniu būdu susieja išlaidas su transporto priemonėmis ir išlaidų centrais | Vairuotojo, transporto priemonės, subjekto ir kategorijos informacija perduodama kartu su operacija |
| Peržiūra | Vadovai mėnesio pabaigoje patvirtina išsamią ataskaitą | Atsiradus neatitiktims, sistema jas blokuoja, pažymi arba nukreipia |
| Apskaita | Finansų skyrius eksportuoja, išvalo ir iš naujo įveda duomenis | Patikrintos operacijos ir dokumentai perduodami į apskaitą |
| Ataskaitos | Degalų, įkrovimo ir kitos išlaidos lieka atskirose sistemose | Transporto parko ir finansų komandos dalijasi vienu veiklos išlaidų vaizdu |
Tikslas nėra pašalinti žmogaus atliekamą priežiūrą. Siekiama dėmesį sutelkti į išimtis, tendencijas ir sprendimus, o ne į įprastą sutikrinimą.
Naudingos kontrolės priemonės veikia prieš sutikrinimą. Patikrinkite, ar vadovai gali nustatyti limitus ir taisykles pagal vairuotoją, transporto priemonę, prekybininko kategoriją, laiką ar veiklos subjektą. Sistema taip pat turėtų suteikti aiškų būdą teisėtoms išimtims taikyti, neverčiant komandų švelninti politikos visiems.
Paprašykite tiekėjų pademonstruoti atmestą pirkimą, laikiną patvirtinimą ir politikos pakeitimą. Skydelis, kuris apie pažeidimą praneša tik vėliau, suteikia matomumą, o ne prevenciją.
Bendro pobūdžio darbuotojų išlaidų valdymo įrankiai dažnai apsiriboja kortelės turėtoju ir sąnaudų centru. Transporto parkams taip pat reikia žinoti, kuri transporto priemonė, maršrutas, bazė ar užduotis lėmė išlaidas.
Šis susiejimas leidžia analizuoti išlaidas pagal transporto priemonę ir padeda vadovams tirti neįprastą veiklą. Jis taip pat neleidžia bendriems mokėjimo būdams panaikinti atskaitomybės.
Kvito nuskaitymas vertingas tik tada, kai atitinka darbuotojų elgseną. Suskaičiuokite veiksmus nuo mokėjimo iki pateikimo. Patikrinkite, kas nutinka, kai dokumento trūksta, jis neįskaitomas arba pateikiamas prie neteisingos operacijos.
Optinis simbolių atpažinimas gali išgauti duomenis, tačiau vien išgavimas nėra rezultatas. Platforma turėtų susieti įrodymus su mokėjimu, išsaugoti šaltinio dokumentą ir audito sekoje parodyti visus pataisymus. Tiekėjų valdomuose procesuose palyginkite atskirus reikalavimus mūsų automatizuoto sąskaitų faktūrų apdorojimo vadove.
Mišriems automobilių parkams neturėtų reikėti atskiro išlaidų proceso kiekvienai energijos rūšiai. Degalai ir viešasis įkrovimas turi būti valdomi kartu su kelių rinkliavomis, stovėjimu, technine priežiūra ir bendrosiomis verslo išlaidomis, nuosekliai priskiriant jas vairuotojams ir transporto priemonėms.
Išbandykite visą mokėjimo procesą, ne tik patikrinkite, ar kortelė priimama. Įprasta mokėjimo kortelė gali veikti įkrovimo stotelėje ar degalinėje, tačiau vis tiek nepateikti transporto priemonės, energijos ar kitų duomenų, kurių reikia automobilių parko komandai.
Šalių aprėptis apima daugiau nei vietas, kuriose galima naudoti kortelę. Patvirtinkite, kur kortelės gali būti išduodamos, kurie juridiniai asmenys gali prisijungti, kaip tvarkomos valiutos ir mokesčiai bei ar vietos komandos gali taikyti savo taisykles grupės lygmens ataskaitose.
Produktų prieinamumas ir sąlygos gali skirtis pagal šalį ir planą. Paprašykite tiekėjo dokumentuoti tikslų Lietuvos ir EEE sprendimą, kurį jis siūlo jūsų juridiniams asmenims, o ne remkitės bendru teiginiu apie „aprėptį Europoje“.
Perdavimas finansų skyriui dažnai yra ta vieta, kur sugenda net ir gerai apgalvotas išlaidų procesas. Išbandykite realų apskaitos eksportą naudodami savo sąskaitų planą, mokesčių kodus, subjektus ir patvirtinimo būsenas.
Naudinga sistema išsaugo pirminius įrodymus, operaciją, sprendimą pagal politiką ir visus vėlesnius pataisymus. Finansų skyrius turėtų galėti suprasti, kodėl įrašas pateko į didžiąją knygą, neatkurdamas jo istorijos keliose skirtingose priemonėse.
Viena platforma gali aptarnauti visas keturias rinkas, tačiau viena konfigūracija tam netinka. PVM taikymas, privatus naudojimas, rida, sąskaitų faktūrų pagrindimo reikalavimai, duomenų saugojimo terminai ir apskaitos eksporto formatai skiriasi priklausomai nuo šalies, o kartais – ir nuo transporto priemonės ar degalų rūšies. Kiekviename toliau pateiktame poskyryje aprašoma nurodyta šalis, o ne skaitytojo buvimo vieta.
Lietuvos subjektams sukonfigūruokite ir patikrinkite Lietuvos PVM pagrindžiančius dokumentus, kelių transporto degalų ir naudojimo asmeninėms reikmėms traktavimą, ridos arba kompensavimo politiką ir apskaitos duomenų išvestis.
Nyderlandų subjektams sukonfigūruokite ir patikrinkite olandiškos buhalterinės apskaitos laukus, PVM ir privataus naudojimo koregavimus bei Nyderlandų finansų komandų naudojamas apskaitos sistemas.
Vokietijos subjektams sukonfigūruokite ir patikrinkite sąskaitų faktūrų bei audito sekos reikalavimus, saugojimo nustatymus, DATEV ar kitas Vokietijos apskaitos darbo eigas ir, jei taikoma, ridos arba kelionės išlaidų politiką.
Prancūzijos subjektams sukonfigūruokite ir patikrinkite apskaitos išvesties duomenis, patvirtinamųjų dokumentų reikalavimus ir kiekvienai atitinkamai transporto priemonių bei energijos kategorijai taikomą konfigūruojamą Prancūzijos PVM tvarką.
Laikykite tai įgyvendinimo klausimais, o ne rinkodaros varnelėmis. Prieš diegdami paprašykite vietos finansų ar mokesčių srities atsakingo asmens patvirtinti kiekvieną konfigūraciją. Išlaidų valdymo programinė įranga gali išsaugoti įrodymus ir taikyti jūsų nurodytas taisykles; ji negali nuspręsti, kad kiekviena operacija yra atskaitoma ar atitinka teisės aktų reikalavimus.
Paieškos terminai taip pat skiriasi pagal rinką. Šie pavyzdžiai apibūdina įvardytą rinką, o ne skaitytojo buvimo vietą:
Lokalizuotuose puslapiuose reikėtų vartoti terminą, atitinkantį darbo eigą, o ne pažodžiui versti anglišką antraštę.
Pradėkite nuo proceso, kurio norite atsisakyti, tada pagal jį išbandykite tiekėjus.
Vairuotojo patirtis turėtų būti vertinimo dalis. Darbo eiga, kuri finansų komandai atrodo efektyvi, bet vietoje prideda kelis veiksmus, vėliau vėl sukels trūkstamų įrodymų ir kompensacijų tvarkymo darbą.
Venkite bendrinių sutaupymo procentų. Prieš diegdami sprendimą užfiksuokite pradinį rodiklį, tada po bandomojo laikotarpio palyginkite tuos pačius rodiklius:
Platforma sukuria vertę, kai padeda išvengti nuostolių, sumažina administracinę naštą arba pakeičia kitą sistemą. Vien tik greitesnio kvitų įkėlimo nepakanka, jei finansų skyrius vis dar tvarko duomenis rankiniu būdu, o degalų, įkrovimo ar transporto priemonių duomenys lieka kitur.
Pradėkite nuo nedidelės grupės, kuri atspindėtų realią veiklą: įtraukite skirtingus vairuotojus, transporto priemonių tipus, maršrutus ir šalis. Prieš suteikdami prieigą, aprašykite kategorijas ir patvirtinimo taisykles, taip pat sutarkite, kaip bus tvarkomos išimtys.
Bandomuoju laikotarpiu įvertinkite procesą nuo pirkimo iki įrašo apskaitos žurnale. Paklauskite vairuotojų, kur jiems kilo neaiškumų. Paklauskite transporto parko valdytojų, kokio konteksto trūko. Paklauskite finansų skyriaus, kuriuos įrašus vis dar reikėjo taisyti.
Plėskite tik tada, kai visas procesas veikia. Konfigūruoti pagal kiekvieną šalį paprastai saugiau nei pakartotinai naudoti vienos šalies nustatymus kitose trijose ir vėliau juos taisyti.
Rally vienoje platformoje sujungia fizines ir virtualias Visa korteles, vairuotojų ir transporto priemonių valdymą, degalų pirkimą, viešą elektromobilių įkrovimą ir kitas įmonės išlaidas. Vairuotojai gali siųsti kvitus per WhatsApp, o finansų komandos – peržiūrėti su operacijomis susietus išlaidų dokumentus ir atsisiųsti PVM apskaitai paruoštus failus.
Šis į automobilių parką orientuotas modelis aktualiausias, kai mokėjimai, transporto priemonės ir finansai šiuo metu valdomi atskirose sistemose. Jis gali būti mažiau tinkamas, jei pagrindinis poreikis yra kelionių užsakymas arba platus pirkimų valdymo sprendimas, kuriame transporto priemonės naudojamos nedaug.
Peržiūrėkite išlaidų valdymo platformą, peržiūrėkite apskaitos darbo eigą, arba užsisakykite demonstraciją pagal savo parko procesą.
Rinkitės parko išlaidų įrankį kortelėms, vairuotojų kvitams, deklaracijoms ir apskaitai. Palyginkite procesus, išbandykite Rally WhatsApp ir AutoMatch agentus.
Parenkite autoparko kortelių taisykles: leidžiami pirkiniai, limitai, lėšų papildymas, kvitai ir prarastos kortelės. Yra kopijuojamas kortelių registras.
Skenuokite įskaitomus kvitus, tikrinkite sumas ir mokesčius, susiekite su mokėjimais ir saugokite įrodymus. Pateiktas penkių kvitų darbo eigos testas.
