Euroopa autopargi kulude haldus tähendab sõidukite ja juhtidega seotud iga kulu kontrollimist, dokumenteerimist ja vastavusse viimist. See hõlmab kütust, avalikku elektrisõidukite laadimist, teemakse, parkimist, hooldust, läbisõitu, hüvitisi ja muid ettevõtte oste.
Tarkvara peaks tegema enamat kui kviitungite talletamine. See peaks rakendama eeskirju enne raha kulutamist või kulutamise ajal, seostama iga tehingu õige juhi või sõidukiga ning andma finantsmeeskonnale ülevaatuseks ja raamatupidamiseks korrastatud andmed.
Selles juhendis selgitatakse töökorraldust ja küsimusi, mida enne ostu esitada. Tarnijate nimekirja koostamiseks on meil eraldi võrdlus: parim autoparkidele mõeldud kulude halduse tarkvara. Kui hindate Rallyt otse, tutvuge järgmisega: kulude halduse platvorm.
Miks autopargi kulusid on raske kontrolli all hoida
Sõidukipargi kulutused on juba ülesehituselt killustunud. Üks sõit võib tekitada kütuse- või laadimiskulu, teemaksu, parkimiskulu ja ootamatu remondikulu. Mõned maksed tehakse kaartidega, mõned tarnijate arvete alusel ja teised töötajate kuluhüvitistaotluste kaudu. Piiriülesed marsruudid toovad kaasa eri valuutad, kohaliku maksukäsitluse ja erinevad alusdokumendid.
Sellest tulenev haldustöö pole tavaliselt üks suur ülesanne. See on väikeste üleandmiste jada:
- Juht tasub, kuid ei esita kviitungit.
- Kaarditehing saabub ilma sõiduki, töö või kulukeskuse andmeteta.
- Finantsosakond peab otsustama, millise koodi alla tundmatu kaupmees määrata.
- Juht näeb kõrvalekallet pärast seda, kui raha on ettevõttest lahkunud.
- Kütuse ja elektrisõidukite laadimise andmed on eri süsteemides, mistõttu kellelgi pole täielikku ülevaadet kuludest.
Arvutustabelid suudavad selle ajaloo talletada, kuid ei saa ostuhetkel reegli järgimist jõustada ega puuduvat konteksti luua. Seega ei seisne varjatud kulu ainult andmete sisestamises. See hõlmab ka otsuste edasilükkumist, ebaselget vastutust ja tehingute tagantjärele rekonstrueerimisele kuluvat aega.
Mida muudab hea sõidukipargi kuluhaldustarkvara
Parimad platvormid asendavad tagantjärele tehtava parandustöö kontrollmehhanismide ja struktureeritud tõendusmaterjaliga.
| Töövoog | Käsitsi või killustatud seadistus | Kontrollitud tarkvara seadistus |
|---|
| Makse | Juhid kasutavad mitut kaarti või taotlevad kulude hüvitamist hiljem | Heakskiidetud kulutused järgivad määratletud kaardi- ja kulupoliitika reegleid |
| Tõendid | Finantsmeeskond peab paberküvitungeid ja meilimanuseid taga ajama | Juhid esitavad tõendid peagi pärast tehingut |
| Jaotus | Meeskonnad seostavad kulud sõidukite ja kulukeskustega käsitsi | Juhi, sõiduki, üksuse ja kategooria kontekst liigub tehinguga kaasa |
| Kontroll | Haldurid kinnitavad kuu lõpus täieliku aruande | Süsteem blokeerib, märgistab või suunab erandid nende ilmnemisel |
| Raamatupidamine | Finantsosakond ekspordib, puhastab ja sisestab andmed uuesti | Kontrollitud tehingud ja dokumendid liiguvad raamatupidamisse |
| Aruandlus | Kütuse-, laadimis- ja muud kulud jäävad eraldi süsteemidesse | Sõidukipargi- ja finantsmeeskonnal on tegevuskuludest ühine ülevaade |
Eesmärk ei ole eemaldada inimjärelevalvet. Eesmärk on suunata tähelepanu tavapärase vastavusseviimise asemel eranditele, trendidele ja otsustele.
Kuus esmatähtsat funktsiooni
Ostuhetke kontrollid
Kasulikud kontrollid toimivad enne kulude kooskõlastamist. Kontrollige, kas juhid saavad määrata piiranguid ja reegleid juhi, sõiduki, kaupmehekategooria, aja või tegevusüksuse kaupa. Süsteem peaks pakkuma ka selget protsessi põhjendatud erandite käsitlemiseks, sundimata meeskondi kõigi jaoks reegleid leevendama.
Paluge teenusepakkujatel näidata tagasilükatud ostu, ajutist kinnitust ja poliitika muudatust. Kui juhtpaneel annab rikkumisest teada alles hiljem, pakub see nähtavust, mitte ennetust.
Juhi ja sõiduki kontekst
Üldised töötajate kuluhaldustööriistad piirduvad sageli kaardiomaniku ja kulukohaga. Sõidukipargid peavad teadma ka seda, milline sõiduk, marsruut, depoo või töö selle kulu tekitas.
See seos võimaldab analüüsida kulusid sõidukite kaupa ja aitab juhtidel ebatavalist tegevust uurida. Samuti takistab see jagatud makseviisidel vastutuse kadumist.
Kviitungite ja arvete jäädvustamine, mida juhid päriselt kasutavad
Kviitungite jäädvustamine on väärtuslik ainult siis, kui see sobib välitöödega. Arvestage maksmisest esitamiseni kuluvate sammude arvu. Kontrollige, mis juhtub siis, kui dokument puudub, on loetamatu või esitatakse vale tehingu kohta.
Optiline märgituvastus suudab andmeid eraldada, kuid eraldamine üksi ei ole tulemus. Platvorm peaks tõendid maksega seostama, algdokumendi alles hoidma ja näitama kõiki parandusi auditijäljes. Tarnijarohkete töövoogude puhul võrrelge eraldi nõudeid meie automaatse arvete töötlemise juhendis.
Kütus, elektrisõidukite laadimine ja teekasutuskulud ühes lahenduses
Segapargid ei peaks vajama iga energialiigi jaoks eraldi kuluprotsessi. Kütus ja avalik laadimine peavad sobituma teemaksude, parkimise, hoolduse ja üldiste ärikulude kõrvale ning võimaldama järjepidevalt kulusid juhte ja sõidukeid kasutades jaotada.
Testige kogu makseteekonda, mitte ainult seda, kas kaart aktsepteeritakse. Tavaline maksekaart võib laadimispunktis või tanklas toimida, kuid ei pruugi siiski pakkuda sõiduki-, energia- ega tõendusandmeid, mida autopargi meeskond vajab.
Piiriülene ja mitme üksuse tugi
Riikide katvus tähendab enamat kui kohti, kus kaarti kasutada saab. Kinnitage, kus saab kaarte väljastada, millised juriidilised üksused saavad liituda, kuidas käsitletakse valuutasid ja tasusid ning kas kohalikud meeskonnad saavad kontsernitasandi aruandluse raames säilitada oma eeskirjad.
Toote saadavus ja tingimused võivad riigiti ja paketiti erineda. Paluge tarnijal dokumenteerida teie üksustele pakutav täpne Eesti ja EMP lahendus, selle asemel et tugineda üldisele väitele „Euroopa katvus“.
Raamatupidamine ja auditijäljed
Finantsosakonnale üleandmine on koht, kus läbimõeldud kuluhaldusvoog sageli katkeb. Testige tegelikku raamatupidamiseksporti või integratsiooni oma kontoplaani, maksukoodide, üksuste ja kinnituse olekutega.
Hea süsteem säilitab algse tõendusmaterjali, tehingu, kulupoliitika otsuse ja kõik hilisemad parandused. Finantsosakond peaks suutma mõista, miks kirje pearaamatusse jõudis, ilma et peaks selle ajalugu mitme tööriista vahel taastama.
Neljale riigile kohandatud turuseadistus
Üks platvorm saab toetada kõiki nelja turgu, kuid üks konfiguratsioon ei sobi kõigile. Käibemaksukäsitlus, erasõit, läbisõit, arvete tõendid, säilitamine ja raamatupidamisliidestused erinevad riigiti ning mõnikord ka sõiduki- või kütuseliigiti. Iga allolev alajaotis kirjeldab nimetatud riiki, mitte lugeja asukohta.
Ühendkuningriik
Eesti üksuste puhul seadistage ja kontrollige Eesti käibemaksutõendeid, maanteekütuse ja erasõidu käsitlust, läbisõidu- või hüvitamispoliitikat ning raamatupidamisväljundeid.
Madalmaad
Madalmaade üksuste puhul seadistage ja kontrollige Hollandi raamatupidamisvälju, käibemaksu- ja isikliku kasutuse korrigeerimisi ning Madalmaade finantsmeeskondade kasutatavaid raamatupidamissüsteeme.
Saksamaa
Saksamaa üksuste puhul seadistage ja kontrollige arvete ning auditeerimisjälje nõudeid, säilitamise seadeid, DATEV-i või muid Saksamaa raamatupidamise töövooge ning vajaduse korral läbisõidu- või reisikulude eeskirju.
Prantsusmaa
Prantsusmaa üksuste puhul seadistage ja kontrollige raamatupidamisväljundeid, alusdokumentide nõudeid ning iga asjakohase sõiduki- ja energiakategooria puhul seadistatavat Prantsusmaa käibemaksukäsitlust.
Käsitle neid rakendamise küsimustena, mitte turunduslike linnukestena. Palu kohalikul finants- või maksuvastutajal iga seadistus enne kasutuselevõttu heaks kiita. Kulude halduse tarkvara saab säilitada tõendeid ja rakendada talle antud reegleid; see ei saa otsustada, et iga tehing on mahaarvatav või nõuetele vastav.
Otsinguterminoloogia erineb turuti. Need näited kirjeldavad nimetatud turgu, mitte lugeja asukohta:
- Ühendkuningriigi otsingu-uuringu jaoks uurige fraasi „expense management software“.
- Hollandi otsingu-uuringu jaoks uurige fraase „declaratiesoftware“ ja „expense management“.
- Saksakeelsete otsingute uurimisel eristage terminit „Ausgabenmanagement“ reisi- ja „Reisekosten“ töövoogudest.
- Prantsuskeelsete otsingute uurimisel analüüsige märksõnu „logiciel de notes de frais“ ja „gestion des dépenses“.
Lokaliseeritud lehtedel tuleks kasutada töövoole vastavat terminit, mitte tõlkida ingliskeelset pealkirja sõna-sõnalt.
Kuidas valida õige platvorm
Alustage töövoost, millest soovite vabaneda, ja testige selle põhjal pakkujaid.
- Kaardistage kõik kulukanalid. Loetlege kaardid, hüvitised, kütuse- ja laadimisteenuse pakkujad, teemaksukontod, arved ning raamatupidamise ekspordid.
- Määratlege kontrollimudel. Otsustage juhi, sõiduki, kategooria, kellaaja ja juriidilise isiku põhjal, millised ostud lubada, blokeerida või kinnitada.
- Kontrollige riigi ja juriidilise isiku sobivust. Kinnitage väljastamine, tugi, valuutad ja lepingutingimused igal tegevusturul.
- Tehke päris tehinguid. Testige kütuse, laadimise, teemaksude, parkimise ja ootamatu sõidukikulu käsitlemist päris juhtidega.
- Testige tõrkeolukordi. Lisage puuduv kviitung, tagasilükatud ost, vale kategooria ja piiriülene kaupmees.
- Lükake tulemus raamatupidamisse. Ärge lõpetage pilooti kulude juhtpaneelil.
- Arvutage kogukulu. Kaasake tellimused, kaardi- ja tehingutasud, juurutamine, säilitatavad süsteemid ning ettevõttesisene haldus.
Juhi kogemus peaks olema osa hindamisest. Töövoog, mis tundub finantsmeeskonnale tõhus, kuid lisab välitöös mitu sammu, tekitab hiljem taas puuduvate tõendite ja hüvitistega seotud töö.
Kuidas tasuvust mõõta
Vältige üldisi säästuprotsente. Enne kasutuselevõttu registreerige lähteandmed, seejärel võrrelge pärast pilooti samu näitajaid:
- Puuduvate kviitungite määr
- Käsitsi parandamist vajavad tehingud
- Laevastiku ja finantsosakonna kooskõlastamisele kuluvad tunnid
- Reeglitele mittevastavad või jaotamata kulud
- Tehingust kinnitatud raamatupidamiskirjeni kuluv aeg
- Endiselt vajalike eraldiseisvate süsteemide arv ja kulu
Platvorm loob väärtust, kui see vähendab kululeket, haldustööd või vajadust mõne teise süsteemi järele. Ainuüksi kviitungite kiirem üleslaadimine ei ole piisav, kui finantsmeeskond peab endiselt andmeid puhastama ning kütuse-, laadimis- või sõidukikirjed asuvad mujal.
Praktiline juurutusplaan
Alustage väikese rühmaga, mis esindab tegelikku tegevust: erinevad juhid, sõidukitüübid, marsruudid ja riigid. Kaardistage kategooriad ja kinnitamisreeglid enne juurdepääsu andmist ning leppige kokku, kuidas erandeid käsitletakse.
Pilootprojekti ajal mõõtke töövoogu ostust pearaamatuni. Küsige juhtidelt, millistes kohtades nad kõhklesid. Küsige sõidukipargi halduritelt, milline kontekst puudus. Küsige finantsmeeskonnalt, millised kirjed vajasid veel parandamist.
Laiendage alles pärast seda, kui kogu töövoog toimib. Riigipõhine konfigureerimine on tavaliselt turvalisem kui ühe riigi seadistuse kasutamine ülejäänud kolmes riigis ja selle hilisem parandamine.
Kuhu Rally sobitub
Rally koondab Visa toel füüsilised ja virtuaalsed kaardid, juhi- ja sõidukipõhised juhtimisvõimalused, kütuse, avaliku elektrisõidukite laadimise ja ettevõtte muud kulud ühele platvormile. Juhid saavad saata kviitungeid WhatsAppi kaudu ning finantstiimid saavad üle vaadata tehingutega seotud tõendusmaterjalid ja ühendada kinnitatud andmed raamatupidamise töövoogudega.
See sõidukipargikeskne mudel on kõige asjakohasem siis, kui maksed, sõidukid ja finantsandmed asuvad praegu eraldi süsteemides. See võib olla vähem sobiv, kui peamine vajadus on reiside broneerimine või laiaulatuslik hankekomplekt, milles sõidukitega seotud tegevust on vähe.
Tutvu kuluhaldusplatvormiga, vaata üle raamatupidamise töövoog, või broneeri demo oma autopargi protsessi järgi.
