Η διαχείριση εξόδων στόλου στην Ευρώπη είναι η διαδικασία ελέγχου, τεκμηρίωσης και συμφωνίας όλων των δαπανών που προκύπτουν από τα οχήματα και τους οδηγούς. Περιλαμβάνει καύσιμα, διόδια, στάθμευση, συντήρηση, διανυθέντα χιλιόμετρα, αποζημιώσεις εξόδων και άλλες εταιρικές αγορές.
Το λογισμικό θα πρέπει να κάνει περισσότερα από το να αποθηκεύει αποδείξεις. Θα πρέπει να εφαρμόζει την πολιτική πριν ή κατά τη δαπάνη χρημάτων, να συνδέει κάθε συναλλαγή με τον σωστό οδηγό ή όχημα και να παρέχει στην οικονομική ομάδα ένα καθαρό αρχείο για έλεγχο και λογιστική καταχώριση.
Ο οδηγός αυτός εξηγεί το μοντέλο λειτουργίας και τις ερωτήσεις που πρέπει να θέσετε πριν από την αγορά. Για μια σύντομη λίστα προμηθευτών, δείτε τη ξεχωριστή μας σύγκριση του καλύτερου λογισμικού διαχείρισης εξόδων για στόλους. Αν αξιολογείτε απευθείας τη Rally, δείτε την πλατφόρμα διαχείρισης εξόδων.
Γιατί τα έξοδα στόλου είναι δύσκολο να ελεγχθούν
Οι δαπάνες του στόλου είναι κατακερματισμένες εκ σχεδιασμού. Μία διαδρομή μπορεί να δημιουργήσει κόστος καυσίμων ή φόρτισης, διόδια, στάθμευση και μια απρόβλεπτη επισκευή. Ορισμένες πληρωμές πραγματοποιούνται με κάρτες, άλλες μέσω τιμολογίων προμηθευτών και άλλες μέσω αξιώσεων αποζημίωσης εργαζομένων. Οι διασυνοριακές διαδρομές προσθέτουν διαφορετικά νομίσματα, τοπική φορολογική αντιμετώπιση και διαφορετικά υποστηρικτικά παραστατικά.
Η διοικητική εργασία που προκύπτει σπάνια είναι μία μεγάλη εργασία. Είναι μια αλυσίδα μικρών μεταβιβάσεων:
- Ο οδηγός πληρώνει, αλλά δεν υποβάλλει την απόδειξη.
- Μια συναλλαγή με κάρτα καταγράφεται χωρίς όχημα, εργασία ή κέντρο κόστους.
- Το τμήμα οικονομικών πρέπει να αποφασίσει πώς θα κωδικοποιήσει έναν άγνωστο έμπορο.
- Ο υπεύθυνος βλέπει μια εξαίρεση αφού τα χρήματα έχουν φύγει από την επιχείρηση.
- Τα καύσιμα και η φόρτιση ηλεκτρικών οχημάτων βρίσκονται σε ξεχωριστά συστήματα, οπότε κανείς δεν έχει πλήρη εικόνα του κόστους.
Τα υπολογιστικά φύλλα μπορούν να καταγράψουν αυτό το ιστορικό, αλλά δεν μπορούν να επιβάλουν έναν κανόνα κατά την αγορά ή να δημιουργήσουν το πλαίσιο που λείπει. Επομένως, το κρυφό κόστος δεν είναι μόνο η καταχώριση δεδομένων. Είναι οι καθυστερημένες αποφάσεις, η ανεπαρκής λογοδοσία και ο χρόνος που απαιτείται για την ανασύνθεση των συναλλαγών.
Τι αλλάζει το καλό λογισμικό διαχείρισης δαπανών στόλου
Οι πιο ισχυρές πλατφόρμες αντικαθιστούν τις εκ των υστέρων διορθωτικές εργασίες με ελέγχους και δομημένα αποδεικτικά στοιχεία.
| Ροή εργασιών | Μη αυτόματη ή κατακερματισμένη ρύθμιση | Οι οδηγοί χρησιμοποιούν πολλές κάρτες ή ζητούν εκ των υστέρων επιστροφή δαπανών |
|---|
| Πληρωμή | Ελεγχόμενη ρύθμιση λογισμικού | Οι εγκεκριμένες δαπάνες ακολουθούν καθορισμένους κανόνες καρτών και πολιτικής |
| Αποδεικτικά | Το τμήμα Οικονομικών αναζητά χάρτινες αποδείξεις και συνημμένα email | Οι οδηγοί υποβάλλουν τα αποδεικτικά κοντά στη συναλλαγή |
| Κατανομή | Οι ομάδες αντιστοιχίζουν χειροκίνητα τις δαπάνες σε οχήματα και κέντρα κόστους | Τα στοιχεία οδηγού, οχήματος, οντότητας και κατηγορίας συνοδεύουν τη συναλλαγή |
| Έλεγχος | Οι υπεύθυνοι εγκρίνουν πλήρη αναφορά στο τέλος του μήνα | Το σύστημα αποκλείει, επισημαίνει ή δρομολογεί τις εξαιρέσεις όταν προκύπτουν |
| Λογιστική | Το τμήμα οικονομικών εξάγει, καθαρίζει και καταχωρίζει ξανά τα δεδομένα | Οι ελεγμένες συναλλαγές και τα έγγραφα διαβιβάζονται στη λογιστική |
| Αναφορές | Τα καύσιμα, η φόρτιση και οι λοιπές δαπάνες παραμένουν σε ξεχωριστά συστήματα | Η διαχείριση στόλου και τα οικονομικά έχουν κοινή εικόνα των λειτουργικών δαπανών |
Στόχος δεν είναι να καταργηθεί η ανθρώπινη εποπτεία. Είναι να κατευθύνεται η προσοχή στις εξαιρέσεις, τις τάσεις και τις αποφάσεις, αντί για τις συνήθεις αντιστοιχίσεις.
Έξι βασικές δυνατότητες
Έλεγχοι κατά την αγορά
Οι χρήσιμοι έλεγχοι εφαρμόζονται πριν από τη συμφωνία. Ελέγξτε αν οι υπεύθυνοι μπορούν να ορίζουν όρια και κανόνες ανά οδηγό, όχημα, κατηγορία εμπόρου, χρονική περίοδο ή λειτουργική οντότητα. Το σύστημα θα πρέπει επίσης να παρέχει σαφή διαδικασία για τις δικαιολογημένες εξαιρέσεις, χωρίς να αναγκάζει τις ομάδες να αποδυναμώνουν την πολιτική για όλους.
Ζητήστε από τους προμηθευτές να παρουσιάσουν μια απορριφθείσα αγορά, μια προσωρινή έγκριση και μια αλλαγή πολιτικής. Ένας πίνακας ελέγχου που αναφέρει μια παραβίαση μόνο εκ των υστέρων παρέχει ενημέρωση, όχι πρόληψη.
Στοιχεία οδηγού και οχήματος
Τα γενικά εργαλεία διαχείρισης εταιρικών εξόδων συχνά περιορίζονται στον κάτοχο της κάρτας και στο κέντρο κόστους. Οι στόλοι χρειάζονται επίσης να γνωρίζουν ποιο όχημα, ποια διαδρομή, ποια βάση ή ποια εργασία προκάλεσε τη δαπάνη.
Η σύνδεση αυτή καθιστά δυνατή την ανάλυση σε επίπεδο οχήματος και βοηθά τους υπευθύνους να διερευνούν ασυνήθιστη δραστηριότητα. Επίσης, αποτρέπει την απώλεια της λογοδοσίας λόγω κοινόχρηστων μέσων πληρωμής.
Καταγραφή αποδείξεων και τιμολογίων που θα χρησιμοποιούν οι οδηγοί
Η καταχώριση αποδείξεων έχει αξία μόνο όταν ταιριάζει με τον τρόπο εργασίας στο πεδίο. Μετρήστε τα βήματα από την πληρωμή έως την υποβολή. Ελέγξτε τι συμβαίνει όταν ένα έγγραφο λείπει, δεν είναι ευανάγνωστο ή υποβάλλεται για λάθος συναλλαγή.
Για ροές εργασίας με πολλούς προμηθευτές, συγκρίνετε τις ξεχωριστές απαιτήσεις στον «θεωρείο» μας για την αυτοματοποιημένη επεξεργασία τιμολογίων. οδηγό μας για την αυτοματοποιημένη επεξεργασία τιμολογίων.
Καύσιμα, φόρτιση EV και οδικά έξοδα σε ένα μοντέλο
Οι μικτοί στόλοι δεν θα πρέπει να χρειάζονται διαφορετική διαδικασία εξόδων για κάθε τύπο ενέργειας. Τα καύσιμα και η δημόσια φόρτιση πρέπει να συνυπάρχουν με διόδια, στάθμευση, συντήρηση και γενικά επαγγελματικά έξοδα, με συνεπή αντιστοίχιση οδηγού και οχήματος.
Δοκιμάστε ολόκληρη τη διαδρομή πληρωμής, όχι μόνο αν γίνεται αποδεκτή η κάρτα. Μια γενική κάρτα πληρωμών μπορεί να λειτουργεί σε σταθμό φόρτισης ή πρατήριο καυσίμων, χωρίς όμως να παρέχει τα δεδομένα για το όχημα, την ενέργεια ή τα παραστατικά που χρειάζεται μια ομάδα διαχείρισης στόλου.
Υποστήριξη διασυνοριακών συναλλαγών και πολλαπλών οντοτήτων
Η κάλυψη ανά χώρα αφορά περισσότερα από τα σημεία όπου μπορεί να χρησιμοποιηθεί μια κάρτα. Επιβεβαιώστε πού μπορούν να εκδοθούν οι κάρτες, ποιες νομικές οντότητες μπορούν να συμμετέχουν, πώς αντιμετωπίζονται τα νομίσματα και οι χρεώσεις και αν οι τοπικές ομάδες μπορούν να διατηρούν τις δικές τους πολιτικές στο πλαίσιο αναφορών σε επίπεδο ομίλου.
Η διαθεσιμότητα και οι όροι του προϊόντος ενδέχεται να διαφέρουν ανά χώρα και πρόγραμμα. Ζητήστε από τον πάροχο να τεκμηριώσει την ακριβή ρύθμιση που προτείνει για τις οντότητές σας στην Ελλάδα και στον ΕΟΧ, αντί να βασιστείτε σε μια γενική αναφορά σε «ευρωπαϊκή κάλυψη».
Λογιστική και ίχνη ελέγχου
Η παράδοση στο οικονομικό τμήμα είναι το σημείο όπου συχνά καταρρέει μια άρτια ροή διαχείρισης εξόδων. Δοκιμάστε την πραγματική εξαγωγή λογιστικών δεδομένων με το λογιστικό σας σχέδιο, τους φορολογικούς κωδικούς, τις οντότητες και τις καταστάσεις εγκρίσεων.
Ένα χρήσιμο σύστημα διατηρεί τα αρχικά αποδεικτικά, τη συναλλαγή, την απόφαση βάσει πολιτικής και κάθε μεταγενέστερη διόρθωση. Το οικονομικό τμήμα θα πρέπει να μπορεί να κατανοεί γιατί μια εγγραφή καταχωρίστηκε στο λογιστικό καθολικό, χωρίς να ανασυνθέτει το ιστορικό της από διάφορα εργαλεία.
Ρύθμιση ανά αγορά για τέσσερις χώρες
Μία πλατφόρμα μπορεί να υποστηρίζει και τις τέσσερις αγορές, αλλά μία ενιαία διαμόρφωση δεν μπορεί. Η μεταχείριση του ΦΠΑ, η ιδιωτική χρήση, τα χιλιόμετρα, τα παραστατικά τιμολογίων, η διατήρηση αρχείων και οι μορφές εξαγωγής για τη λογιστική διαφέρουν ανά χώρα και, σε ορισμένες περιπτώσεις, ανά τύπο οχήματος ή καυσίμου. Κάθε υποενότητα παρακάτω περιγράφει τη χώρα που αναφέρεται και όχι την τοποθεσία του αναγνώστη.
Ηνωμένο Βασίλειο
Για οντότητες στο Ηνωμένο Βασίλειο, διαμορφώστε και επαληθεύστε τα αποδεικτικά στοιχεία ΦΠΑ του Ηνωμένου Βασιλείου, τη μεταχείριση καυσίμων κίνησης και ιδιωτικής χρήσης, την πολιτική χιλιομετρικής αποζημίωσης ή επιστροφής εξόδων και τις λογιστικές εξαγωγές.
Ολλανδία
Για οντότητες στις Κάτω Χώρες, διαμορφώστε και επαληθεύστε τα ολλανδικά πεδία λογιστικής, τον ΦΠΑ και τις προσαρμογές για ιδιωτική χρήση, καθώς και τα λογιστικά συστήματα που χρησιμοποιούν οι ολλανδικές οικονομικές ομάδες.
Γερμανία
Για γερμανικές οντότητες, διαμορφώστε και επαληθεύστε τις απαιτήσεις τιμολόγησης και ελεγκτικής διαδρομής, τις ρυθμίσεις διατήρησης αρχείων, τις ροές εργασιών λογιστικής μέσω DATEV ή άλλων γερμανικών συστημάτων, καθώς και την πολιτική χιλιομετρικών αποζημιώσεων ή εξόδων ταξιδιού, όπου είναι σχετικό.
Γαλλία
Για γαλλικές οντότητες, διαμορφώστε και επαληθεύστε τα λογιστικά αποτελέσματα, τις απαιτήσεις για τα δικαιολογητικά και την παραμετροποιήσιμη γαλλική φορολογική μεταχείριση ΦΠΑ για κάθε σχετική κατηγορία οχήματος και ενέργειας.
Αντιμετωπίστε τα ως ερωτήματα υλοποίησης και όχι ως κουτάκια μάρκετινγκ. Ζητήστε από έναν τοπικό υπεύθυνο οικονομικών ή φορολογικών θεμάτων να εγκρίνει κάθε διαμόρφωση πριν από την εφαρμογή. Το λογισμικό διαχείρισης εξόδων μπορεί να διατηρεί τα αποδεικτικά στοιχεία και να εφαρμόζει τους κανόνες που του παρέχετε· δεν μπορεί να αποφασίσει ότι κάθε συναλλαγή εκπίπτει φορολογικά ή συμμορφώνεται με τη νομοθεσία.
Η ορολογία αναζήτησης διαφέρει επίσης ανά αγορά. Αυτά τα παραδείγματα αφορούν την κατονομαζόμενη αγορά και όχι την τοποθεσία του αναγνώστη:
- Για έρευνα σχετικά με αναζητήσεις στο Ηνωμένο Βασίλειο, διερευνήστε τον όρο «expense management software».
- Για έρευνα σχετικά με αναζητήσεις στα ολλανδικά, διερευνήστε τους όρους «declaratiesoftware» και «expense management».
- Για έρευνα αναζητήσεων στα γερμανικά, διακρίνετε το «Ausgabenmanagement» από τις ροές εργασιών για ταξιδιωτικά έξοδα και «Reisekosten».
- Για έρευνα αναζητήσεων στα γαλλικά, διερευνήστε τα «logiciel de notes de frais» και «gestion des dépenses».
Οι τοπικοποιημένες σελίδες θα πρέπει να χρησιμοποιούν τον όρο που αντιστοιχεί στη ροή εργασιών, αντί να μεταφράζουν κατά λέξη τον αγγλικό τίτλο.
Πώς να επιλέξετε τη σωστή πλατφόρμα
Ξεκινήστε από τη ροή εργασίας που θέλετε να εξαλείψετε και, στη συνέχεια, αξιολογήστε τους παρόχους με βάση αυτή.
- Καταγράψτε κάθε κανάλι δαπανών. Καταγράψτε κάρτες, αποζημιώσεις, παρόχους καυσίμων και φόρτισης, λογαριασμούς διοδίων, τιμολόγια και εξαγωγές λογιστικών δεδομένων.
- Καθορίστε το μοντέλο ελέγχου. Αποφασίστε ποιες αγορές πρέπει να επιτρέπονται, να αποκλείονται ή να εγκρίνονται με βάση τον οδηγό, το όχημα, την κατηγορία, την ώρα και την οντότητα.
- Ελέγξτε την καταλληλότητα της χώρας και της οντότητας. Επιβεβαιώστε την έκδοση, την υποστήριξη, τα νομίσματα και τους συμβατικούς όρους για κάθε αγορά στην οποία δραστηριοποιείστε.
- Εκτελέστε πραγματικές συναλλαγές. Δοκιμάστε καύσιμα, φόρτιση, διόδια, στάθμευση και ένα απρόβλεπτο κόστος οχήματος με πραγματικούς οδηγούς.
- Δοκιμάστε περιπτώσεις αποτυχίας. Συμπεριλάβετε μια απόδειξη που λείπει, μια απορριφθείσα αγορά, μια λανθασμένη κατηγορία και έναν διασυνοριακό έμπορο.
- Μεταφέρετε το αποτέλεσμα στο λογιστήριο. Μην σταματήσετε το πιλοτικό πρόγραμμα στον πίνακα δαπανών.
- Υπολογίστε το συνολικό κόστος. Συμπεριλάβετε συνδρομές, χρεώσεις καρτών και συναλλαγών, υλοποίηση, υφιστάμενα συστήματα και εσωτερική διοικητική υποστήριξη.
Η εμπειρία του οδηγού πρέπει να αποτελεί μέρος της αξιολόγησης. Μια ροή εργασίας που φαίνεται αποτελεσματική για το οικονομικό τμήμα, αλλά προσθέτει αρκετά βήματα στο πεδίο, θα προκαλέσει ξανά ελλείψεις στοιχείων και πρόσθετη εργασία για τις επιστροφές εξόδων.
Πώς να μετρήσετε την απόδοση
Αποφύγετε τα γενικά ποσοστά εξοικονόμησης. Καταγράψτε μια βάση αναφοράς πριν από την εφαρμογή και, στη συνέχεια, συγκρίνετε τις ίδιες μετρήσεις μετά το πιλοτικό πρόγραμμα:
- Ποσοστό αποδείξεων που λείπουν
- Συναλλαγές που απαιτούν χειροκίνητη διόρθωση
- Ώρες συμφωνίας για τον στόλο και τα οικονομικά
- Δαπάνες εκτός πολιτικής ή χωρίς κατανομή
- Χρόνος από τη συναλλαγή έως την εγκεκριμένη λογιστική εγγραφή
- Αριθμός και κόστος των ξεχωριστών συστημάτων που εξακολουθούν να απαιτούνται
Η πλατφόρμα δημιουργεί αξία όταν εξαλείφει διαρροές, διοικητικό φόρτο ή την ανάγκη για ένα ακόμη σύστημα. Οι ταχύτερες μεταφορτώσεις αποδείξεων από μόνες τους δεν αρκούν, αν το οικονομικό τμήμα εξακολουθεί να καθαρίζει τα δεδομένα και οι εγγραφές για καύσιμα, φόρτιση ή οχήματα παραμένουν αλλού.
Ένα πρακτικό σχέδιο υλοποίησης
Ξεκινήστε με μια μικρή ομάδα που αντιπροσωπεύει την πραγματική λειτουργία: διαφορετικούς οδηγούς, τύπους οχημάτων, διαδρομές και χώρες. Καταγράψτε τις κατηγορίες και τους κανόνες έγκρισης πριν παραχωρήσετε πρόσβαση και συμφωνήστε πώς θα αντιμετωπίζονται οι εξαιρέσεις.
Κατά τη διάρκεια της πιλοτικής εφαρμογής, μετρήστε τη ροή εργασιών από την αγορά έως το καθολικό. Ρωτήστε τους οδηγούς σε ποια σημεία δίστασαν. Ρωτήστε τους διαχειριστές στόλου ποιο πλαίσιο έλειπε. Ρωτήστε το οικονομικό τμήμα ποιες εγγραφές χρειάζονταν ακόμη διόρθωση.
Επεκτείνετε μόνο αφού λειτουργεί ολόκληρη η ροή. Η διαμόρφωση ανά χώρα είναι συνήθως ασφαλέστερη από την επαναχρησιμοποίηση της ρύθμισης μιας χώρας στις άλλες τρεις και τη διόρθωσή της αργότερα.
Πού εντάσσεται η Rally
Το Rally συνδυάζει φυσικές και εικονικές κάρτες Visa, ρυθμίσεις ελέγχου ανά οδηγό και όχημα, δαπάνες καυσίμων και τις υπόλοιπες εταιρικές δαπάνες σε μία πλατφόρμα. Οι οδηγοί μπορούν να στέλνουν αποδείξεις μέσω WhatsApp, ενώ οι οικονομικές ομάδες μπορούν να ελέγχουν τα αντιστοιχισμένα παραστατικά και να κατεβάζουν λογιστικά αρχεία έτοιμα για τη δήλωση ΦΠΑ.
Αυτό το μοντέλο με προτεραιότητα στον στόλο είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν οι πληρωμές, τα οχήματα και τα οικονομικά διαχειρίζονται σήμερα από ξεχωριστά συστήματα. Ενδέχεται να είναι λιγότερο κατάλληλο αν η βασική ανάγκη είναι η κράτηση ταξιδιών ή μια ολοκληρωμένη σουίτα προμηθειών με περιορισμένη δραστηριότητα οχημάτων.
Εξερευνήστε την πλατφόρμα διαχείρισης εξόδων, δείτε τη ροή λογιστικής, ή κλείστε μια επίδειξη χρησιμοποιώντας τη δική σας διαδικασία διαχείρισης στόλου.
