Ο Nick Telecki είναι ο CEO της Rally και γράφει για τη διαχείριση εξόδων με AI, τις επαγγελματικές κάρτες, τις δαπάνες καυσίμων και τις διασυνοριακές επιχειρηματικές δραστηριότητες.
Μια πολιτική χρήσης καρτών στόλου εξηγεί στους οδηγούς τι μπορούν να αγοράζουν, ποιος μπορεί να εγκρίνει μια εξαίρεση και ποια στοιχεία χρειάζεται στη συνέχεια το λογιστήριο. Διευκρινίζει επίσης ποιος στην επιχείρηση είναι υπεύθυνος για τις ρυθμίσεις ελέγχου των καρτών και τη χρηματοδότησή τους. Καταγράψτε αυτές τις αποφάσεις πριν εκδώσετε κάρτες, ώστε να είναι σαφές τι πρέπει να γίνει αν απορριφθεί μια πληρωμή ή λείπει μια απόδειξη.
Χρησιμοποιήστε αυτό το υπόδειγμα για την ενότητα της πολιτικής εταιρικών εξόδων που αφορά τον στόλο σας. Προσαρμόστε τα παραδείγματα στον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησής σας και στους κανόνες του εκδότη της κάρτας· πρόκειται για προτεινόμενες λειτουργικές πρακτικές, όχι για νομικές ή φορολογικές απαιτήσεις.
Διατηρήστε ξεχωριστά πεδία για τον κάτοχο της κάρτας, το όχημα και τη νομική οντότητα. Ένας οδηγός μπορεί να αλλάζει οχήματα και ένα κοινόχρηστο όχημα μπορεί να έχει πολλούς εξουσιοδοτημένους οδηγούς. Καταγράφετε τις αλλαγές όταν γίνονται, αντί να βασίζεστε στο υπολογιστικό φύλλο του προηγούμενου μήνα.
Το μητρώο θα πρέπει να περιέχει ένα ασφαλές αναγνωριστικό της κάρτας ή τα τέσσερα τελευταία ψηφία της. Μην αποθηκεύετε σε αυτό πλήρεις αριθμούς καρτών, κωδικούς ασφαλείας ή PIN. Μην επιτρέπετε την κοινή χρήση καρτών, εκτός αν οι κανόνες του εκδότη και οι δικλίδες ελέγχου σας επιτρέπουν αυτή την πρακτική.
| Πεδίο μητρώου | Τι να καταγράψετε |
|---|---|
| Αναγνωριστικό κάρτας | Εσωτερικός κωδικός αναφοράς ή τελευταία τέσσερα ψηφία |
| Υπεύθυνος | Εξουσιοδοτημένος κάτοχος κάρτας και διαχειριστής |
| Όχημα ή ανάθεση | Αναγνωριστικό οχήματος, ομάδα ή έργο, όπου χρειάζεται |
| Νομική οντότητα | Η επιχείρηση έχει την ευθύνη για τις δαπάνες |
| Επιτρεπόμενη χρήση | Εγκεκριμένες κατηγορίες αγορών και τυχόν γεωγραφικοί περιορισμοί |
| Όρια | Όριο ανά αγορά και ξεχωριστός ημερήσιος, εβδομαδιαίος ή μηνιαίος προϋπολογισμός |
| Διαχείριση | Ποιος μπορεί να αλλάζει τα όρια, να παγώνει την κάρτα και να φροντίζει για τη χρηματοδότησή της |
| Κύκλος ζωής | Ημερομηνία έκδοσης, επιβεβαίωση παραλαβής, αλλαγές και ημερομηνία κλεισίματος |
Καταγράψτε ξεχωριστά τα καύσιμα, τη φόρτιση σε δημόσιους σταθμούς, τη στάθμευση, τα διόδια και κάθε άλλη εγκεκριμένη αγορά. Αν οι επισκευές απαιτούν ξεχωριστή έγκριση, αναφέρετέ το. Καθορίστε πώς αντιμετωπίζει η πολιτική τα είδη προσωπικής χρήσης, τις αγορές για άλλο όχημα και τα καύσιμα για προσωπική χρήση.
Ενδεικτική διατύπωση για προσαρμογή:
Χρησιμοποιείτε την κάρτα που σας έχει ανατεθεί μόνο για εγκεκριμένες επαγγελματικές αγορές. Οι δαπάνες καυσίμων και φόρτισης πρέπει να αφορούν το εγκεκριμένο όχημα ή την εγκεκριμένη εργασία. Ζητήστε έγκριση από τον προϊστάμενό σας πριν από οποιαδήποτε έκτακτη επισκευή. Καταγράψτε τον επαγγελματικό σκοπό της δαπάνης και υποβάλετε την αναλυτική απόδειξη του προμηθευτή. Επικοινωνήστε με τον ορισμένο υπεύθυνο βάρδιας όταν δεν είναι δυνατή η συνήθης διαδικασία έγκρισης.
Οι περιορισμοί στις συναλλαγές με εμπόρους και τα όρια δαπανών μπορούν να υποστηρίξουν αυτή την πολιτική, αλλά μια επιτρεπόμενη συναλλαγή δεν αποδεικνύει ότι κάθε είδος στο καλάθι αγορών ήταν επιτρεπόμενο. Ελέγξτε το παραστατικό και το πλαίσιο της συναλλαγής όπου χρειάζεται. Για εταιρικά οχήματα στο Ηνωμένο Βασίλειο, λάβετε υπόψη τους ξεχωριστούς κανόνες για την παροχή καυσίμων σε είδος και τον ΦΠΑ.
Ξεχωρίστε το ανώτατο ποσό ανά αγορά από τον προϋπολογισμό για μια συγκεκριμένη περίοδο. Ένα όριο συναλλαγής 150 £ δεν δημιουργεί εβδομαδιαίο προϋπολογισμό 150 £, ενώ ένας εβδομαδιαίος προϋπολογισμός δεν εγγυάται ότι θα εγκρίνεται κάθε μεμονωμένη αγορά.
Για τις προπληρωμένες κάρτες, ορίστε ένα άτομο που θα ελέγχει το διαθέσιμο υπόλοιπο πριν από κάθε ταξίδι και θα φροντίζει για την ανανέωσή του. Στον έλεγχο αυτό, συνυπολογίστε τις δεσμεύσεις ποσών κατά την έγκριση συναλλαγών: ένα αυτόματο τερματικό μπορεί να δεσμεύσει μεγαλύτερο ποσό από την τελική χρέωση. Το παράδειγμα εκκρεμούς συναλλαγής δείχνει πώς επηρεάζεται το διαθέσιμο υπόλοιπο.
Ορίστε τα όρια με βάση αντιπροσωπευτικές αγορές και διαδρομές. Καταγράψτε ποιος μπορεί να εγκρίνει μια προσωρινή αύξηση, τον λόγο της και πότε λήγει. Αποφύγετε να αυξήσετε τα όρια όλων των οδηγών για να καλύψετε μία έκτακτη διαδρομή.
Ορίστε μια ρεαλιστική προθεσμία υποβολής, όπως το τέλος της επόμενης εργάσιμης ημέρας, και καθορίστε ποιος θα κάνει τον έλεγχο. Εξηγήστε πού υποβάλλουν οι οδηγοί τα παραστατικά και ποια στοιχεία πρέπει να προσθέτουν: τον επαγγελματικό σκοπό, το όχημα ή το έργο και τυχόν μέρος της δαπάνης που αφορά προσωπική χρήση.
Κρατήστε την απόδειξη ή το τιμολόγιο του προμηθευτή. Η κατάσταση κινήσεων της κάρτας δείχνει την πληρωμή, αλλά ενδέχεται να μην παρέχει τα στοιχεία για τα είδη και τους φόρους που χρειάζεται το οικονομικό τμήμα. Χρησιμοποιήστε τη λίστα ελέγχου για τη φωτογράφιση αποδείξεων όταν οι εικόνες είναι δυσανάγνωστες ή ελλιπείς.
Αν χαθεί ένα παραστατικό, ζητήστε αντίγραφο και καταγράψτε την προσπάθεια. Αν δεν καταφέρετε να το ανακτήσετε, ακολουθήστε τη διαδικασία της εταιρείας για τα ελλείποντα παραστατικά. Μια απόδειξη που λείπει πρέπει να καταγράφεται ως εξαίρεση, με σαφή σήμανση και ορισμένο υπεύθυνο, και όχι να οδηγεί σε αυθαίρετο υπολογισμό φόρου ή σε δεύτερη καταχώριση της ίδιας δαπάνης.
Δώστε στους οδηγούς ένα κανάλι επικοινωνίας που μπορούν να χρησιμοποιούν τις ώρες που εργάζονται πραγματικά. Το άτομο που απαντά θα πρέπει να ελέγχει το διαθέσιμο υπόλοιπο, τα όρια, τους περιορισμούς και την κατάσταση της συναλλαγής πριν προτείνει άλλον τρόπο πληρωμής.
Αν η επιχείρηση εγκρίνει να πληρώσει ένας εργαζόμενος με δικά του χρήματα, καταγράψτε την έγκριση και τη διαδικασία επιστροφής των εξόδων. Διατηρήστε το σχετικό αίτημα επιστροφής εξόδων συνδεδεμένο με το περιστατικό και επιβεβαιώστε ότι η αγορά δεν ολοκληρώθηκε και με την εταιρική κάρτα. Ελέγξτε την τοπική εργατική νομοθεσία πριν θεσπίσετε οποιαδήποτε ρύθμιση παρακράτησης ή ανάκτησης χρημάτων· η πολιτική δεν θα πρέπει να θεωρεί δεδομένο το δικαίωμα αυτόματης παρακράτησης από τον μισθό.
Δηλώστε άμεσα την απώλεια κάρτας ακολουθώντας τη διαδικασία του εκδότη και παγώστε την, όπου χρειάζεται. Αν ένας εργαζόμενος αποχωρήσει ή αλλάξει ρόλο, καταργήστε την πρόσβασή του και αναστείλετε τη χρήση της κάρτας ή ακυρώστε την οριστικά, ενημερώστε το μητρώο και φροντίστε για την επιστροφή ή την ασφαλή καταστροφή της, όπως απαιτείται. Μετά την οριστική ακύρωση, ελέγξτε τις εκκρεμείς πληρωμές, τις επιστροφές χρημάτων και τις αποδείξεις που δεν έχουν ακόμη υποβληθεί.
Κάθε μήνα, ελέγχετε τις επαναλαμβανόμενες απορρίψεις συναλλαγών, τα παραστατικά που λείπουν, τις μη αναμενόμενες κατηγορίες αγορών και τις προσωρινές αυξήσεις ορίων. Ξεχωρίστε αν πρόκειται για πρόβλημα εκπαίδευσης, πρόβλημα χρηματοδότησης ή υποψία κατάχρησης. Διατηρείτε τα πραγματικά στοιχεία και την απόφαση που προκύπτει από τον έλεγχο μαζί με τα σχετικά αρχεία.
Δοκιμάστε έναν συνηθισμένο ανεφοδιασμό, μια αγορά σε δημόσιο σημείο φόρτισης, εφόσον σας αφορά, μια περίπτωση απόδειξης που λείπει, μια απορριφθείσα πληρωμή και μια αλλαγή οδηγού. Καταγράψτε ποιος ενεργεί σε κάθε βήμα και αν το οικονομικό τμήμα λαμβάνει αξιοποιήσιμα αποδεικτικά στοιχεία.
Οι κάρτες καυσίμων Rally συνδυάζουν πληρωμές με προπληρωμένη Visa, όρια δαπανών και μια διαδικασία διαχείρισης εξόδων μέσω WhatsApp και της πλατφόρμας. Οι οδηγοί υποβάλλουν αποδείξεις, το AutoMatch συνδέει τα παραστατικά με τις πληρωμές και το οικονομικό τμήμα ελέγχει τις καταχωρίσεις. Πριν ξεκινήσετε τη χρήση, επιβεβαιώστε τις διαθέσιμες δυνατότητες ελέγχου και την αποδοχή των καρτών στις διαδρομές σας. Ο οδηγός προπληρωμένων καρτών καυσίμων εξηγεί τη φόρτιση υπολοίπου και τις προϋποθέσεις απόκτησης· η πολιτική σας καθορίζει πώς χρησιμοποιεί η ομάδα αυτές τις δυνατότητες.
Γερμανία: πότε φθηναίνουν τα καύσιμα, γιατί ακριβαίνουν τα πρατήρια αυτοκινητοδρόμων και πώς οι στόλοι μειώνουν κόστος/λίτρο με τιμοπολιτική.
Πώς 2 εκατ. ή περισσότερα ημερήσια δεδομένα τιμών καυσίμων συγκρίνουν τιμές αντλιών ελεύθερης αγοράς με εκπτωτικές κάρτες καυσίμων με κλειδωμένη τιμή.
Δωρεάν εκτυπώσιμη φόρμα για επαγγελματικά γεύματα: συμμετέχοντες, σκοπός, αποδείξεις, πληρωμές και εταιρική έγκριση.
