Niks Telecki ir Rally izpilddirektors un raksta par izdevumu pārvaldību ar mākslīgā intelekta palīdzību, uzņēmumu kartēm, degvielas izdevumiem un pārrobežu uzņēmējdarbību.
Autoparka karšu lietošanas noteikumi nosaka, ko autovadītāji drīkst iegādāties, kurš var apstiprināt izņēmumu un kas pēc tam nepieciešams finanšu nodaļai. Tie arī nosaka, kurš uzņēmumā atbild par karšu pārvaldību un līdzekļu nodrošināšanu. Fiksējiet šos lēmumus rakstiski pirms karšu izsniegšanas, lai būtu skaidrs, kā rīkoties, ja maksājums tiek noraidīts vai trūkst čeka.
Izmantojiet šo izklāstu kā autoparkam paredzēto sadaļu sava uzņēmuma izdevumu politikā. Pielāgojiet piemērus sava uzņēmuma darbībai un kartes izdevēja noteikumiem; tie ir ieteikumi darba organizēšanai, nevis juridiskas vai nodokļu prasības.
Kartes turētāju, transportlīdzekli un juridisko personu norādiet atsevišķos laukos. Autovadītājs var mainīt transportlīdzekļus, un koplietojamam transportlīdzeklim var būt vairāki pilnvaroti autovadītāji. Reģistrējiet izmaiņas, tiklīdz tās notiek, nevis paļaujieties uz pagājušā mēneša izklājlapu.
Reģistrā jāiekļauj drošs kartes identifikators vai kartes numura pēdējie četri cipari. Neglabājiet tajā pilnus karšu numurus, drošības kodus vai PIN kodus. Neatļaujiet koplietot kartes, ja vien izdevēja noteikumi un jūsu kontroles pasākumi to nepieļauj.
| Reģistra lauks | Kas jāreģistrē |
|---|---|
| Kartes atsauce | Iekšējā atsauce vai pēdējie četri cipari |
| Atbildīgā persona | Pilnvarots kartes turētājs un vadītājs |
| Transportlīdzeklis vai norīkojums | Transportlīdzekļa identifikators, komanda vai darba uzdevums, ja attiecināms |
| Juridiskā persona | Par tēriņiem atbildīgais uzņēmums |
| Atļautā izmantošana | Atļautās pirkumu kategorijas un ģeogrāfiskie ierobežojumi |
| Limiti | Katra pirkuma limits un atsevišķs dienas, nedēļas vai mēneša budžets |
| Administrēšana | Kas var mainīt limitus, uz laiku bloķēt karti un nodrošināt līdzekļu pieejamību |
| Dzīves cikls | Izsniegšanas datums, apstiprinājums, izmaiņas un slēgšanas datums |
Atsevišķi uzskaitiet degvielu, uzlādi publiskajās uzlādes stacijās, maksu par autostāvvietām, ceļu nodevas un visus pārējos atļautos pirkumus. Ja remontam nepieciešams atsevišķs apstiprinājums, norādiet to. Nosakiet, kādi nosacījumi attiecas uz personīgām vajadzībām iegādātām precēm, pirkumiem citam transportlīdzeklim un degvielu privātām vajadzībām.
Pielāgojams formulējuma piemērs:
Izmantojiet piešķirto karti tikai apstiprinātiem uzņēmuma pirkumiem. Degvielas iegādei un uzlādei jābūt saistītai ar apstiprināto transportlīdzekli vai darba uzdevumu. Pirms neplānota remonta saņemiet vadītāja apstiprinājumu. Norādiet pirkuma saistību ar uzņēmuma darbību un iesniedziet piegādātāja čeku ar detalizētu pirkumu uzskaitījumu. Ja apstiprinājumu nevar saņemt ierastajā kārtībā, sazinieties ar norādīto dežurējošo vadītāju.
Ierobežojumi attiecībā uz tirgotājiem un tēriņu limiti var palīdzēt īstenot šo politiku, taču atļauts darījums nepierāda, ka visas pirkumā iekļautās preces bija atļautas. Ja nepieciešams, pārbaudiet dokumentu un kontekstu. Attiecībā uz uzņēmumu transportlīdzekļiem Apvienotajā Karalistē ņemiet vērā atsevišķos noteikumus par degvielas apmaksu kā darbinieka labumu un PVN.
Nošķiriet viena pirkuma maksimālo summu no budžeta noteiktam periodam. Darījuma limits 150 GBP apmērā nenozīmē, ka nedēļas budžets ir 150 GBP, un nedēļas budžets negarantē, ka katrs atsevišķais pirkums tiks apstiprināts.
Priekšapmaksas kartēm norīkojiet personu, kas pirms braucieniem pārbauda pieejamos līdzekļus un nodrošina to papildināšanu. Pārbaudē ņemiet vērā arī autorizācijas laikā rezervētās summas: automātiskais terminālis var rezervēt lielāku summu nekā gala rēķins. Nepabeigta darījuma piemērs parāda, kā tas ietekmē pieejamos līdzekļus.
Nosakiet limitus, balstoties uz tipiskiem pirkumiem un maršrutiem. Fiksējiet, kurš drīkst apstiprināt īslaicīgu limita palielinājumu, kāds ir tā iemesls un līdz kuram brīdim tas ir spēkā. Nepalieliniet visu autovadītāju limitus viena izņēmuma brauciena dēļ.
Izvēlieties reālistisku iesniegšanas termiņu, piemēram, līdz nākamās darbdienas beigām, un nosakiet, kurš pārbaudīs dokumentus. Paskaidrojiet, kur autovadītājiem jāiesniedz dokumenti un kāda informācija jāpievieno: izdevumu saimnieciskais mērķis, transportlīdzeklis vai projekts un jebkāda izdevumu daļa, kas saistīta ar personiskām vajadzībām.
Saglabājiet piegādātāja čeku vai rēķinu. Kartes konta izraksts apliecina maksājumu, taču tajā var nebūt finanšu nodaļai nepieciešamās informācijas par pirkuma pozīcijām un nodokļiem. Ja attēli ir nesalasāmi vai nepilnīgi, izmantojiet čeku fotografēšanas kontrolsarakstu.
Ja dokuments ir pazaudēts, pieprasiet dublikātu un fiksējiet šo mēģinājumu. Ja dokumentu neizdodas atgūt, ievērojiet uzņēmuma noteikto kārtību trūkstošu dokumentu gadījumā. Trūkstošs čeks jāatzīmē kā skaidri redzams izņēmuma gadījums ar norīkotu atbildīgo, nevis jāaizstāj ar minējumiem noteiktu nodokļa summu vai atkārtotu izdevumu ierakstu.
Nodrošiniet autovadītājiem vienu saziņas kanālu, ko viņi var izmantot savā faktiskajā darba laikā. Pirms cita maksāšanas veida ieteikšanas atbildīgajai personai jāpārbauda pieejamie līdzekļi, limiti, ierobežojumi un darījuma statuss.
Ja uzņēmums atļauj darbiniekam maksāt no personīgajiem līdzekļiem, dokumentējiet šo atļauju un izdevumu atlīdzināšanas procesu. Saglabājiet šī izdevumu atlīdzināšanas pieprasījuma saikni ar incidentu un pārbaudiet, vai pirkums nav apmaksāts arī ar uzņēmuma karti. Pirms ieviešat jebkādu ieturējumu vai līdzekļu atgūšanas kārtību, pārbaudiet vietējos darba tiesību noteikumus; iekšējie noteikumi nedrīkst balstīties uz pieņēmumu, ka uzņēmumam automātiski ir tiesības veikt ieturējumus no darba samaksas.
Nekavējoties ziņojiet par nozaudētu karti saskaņā ar izdevēja noteikto kārtību un, ja nepieciešams, uz laiku bloķējiet to. Ja darbinieks aiziet no darba vai maina amatu, anulējiet piekļuvi un apturiet kartes darbību vai slēdziet to, atjauniniet reģistru un pēc vajadzības organizējiet kartes atdošanu vai drošu iznīcināšanu. Pēc kartes slēgšanas pārbaudiet neizpildītos maksājumus, atmaksas un vēl neiesniegtos čekus.
Katru mēnesi pārskatiet atkārtoti noraidītos maksājumus, trūkstošos dokumentus, neparedzētas pirkumu kategorijas un īslaicīgus limitu palielinājumus. Nošķiriet apmācības problēmas no finansējuma problēmām vai aizdomām par ļaunprātīgu izmantošanu. Saglabājiet faktus un pārskatīšanā pieņemto lēmumu kopā ar attiecīgajiem ierakstiem.
Pārbaudiet, kā process darbojas parastas degvielas uzpildes laikā, norēķinoties par uzlādi publiskā uzlādes stacijā (ja tas ir aktuāli), ja trūkst čeka, ja maksājums tiek noraidīts un ja mainās autovadītājs. Fiksējiet, kurš rīkojas katrā solī un vai finanšu komanda saņem izmantojamus izdevumu apliecinājumus.
Rally degvielas kartes apvieno priekšapmaksas Visa maksājumus, tēriņu limitus un izdevumu pārvaldības procesu lietotnē WhatsApp un platformā. Autovadītāji iesniedz čekus, AutoMatch sasaista dokumentus ar maksājumiem, un finanšu komanda pārbauda ierakstus. Pirms ieviešanas pārliecinieties par pieejamajām kontroles iespējām un karšu pieņemšanu jūsu maršrutos. Priekšapmaksas degvielas karšu ceļvedī ir izskaidrota līdzekļu ieskaitīšana un atbilstības nosacījumi; jūsu uzņēmuma noteikumi nosaka, kā komanda izmanto šīs iespējas.
Kad Vācijā pēc laika degviela ir lētākā, kāpēc autoceļu stacijās tā maksā vairāk un kā autoparki cenu tendences pārvērš politikā, kas samazina cenu litrā.
Kā vismaz 2 miljoni degvielas cenu datu punktu dienā salīdzina brīvā tirgus uzpildes staciju cenas ar degvielas kartēm ar atlaidi un fiksētu cenu.
Bezmaksas izdrukājama veidlapa biznesa maltītēm: dalībnieki, mērķis, čeki, maksājumi un uzņēmuma apstiprinājums.
