Nick Telecki est le PDG de Rally et écrit sur la gestion des dépenses par l’IA, les cartes professionnelles, les dépenses de carburant et les opérations commerciales transfrontalières.
Une politique d’utilisation des cartes de flotte indique aux conducteurs ce qu’ils peuvent acheter, qui peut autoriser une exception et ce que le service financier attend ensuite. Elle précise aussi qui, dans l’entreprise, est responsable des paramètres de contrôle des cartes et de leur approvisionnement en fonds. Formalisez ces décisions par écrit avant de distribuer les cartes afin que la marche à suivre soit claire en cas de paiement refusé ou de justificatif manquant.
Utilisez ce modèle pour la section consacrée à la flotte dans votre politique de frais professionnels. Adaptez les exemples à votre activité et aux règles de l’émetteur de la carte ; il s’agit de suggestions de fonctionnement, et non d’obligations légales ou fiscales.
Conservez des champs distincts pour le titulaire de la carte, le véhicule et l’entité juridique. Un conducteur peut changer de véhicule, et un véhicule partagé peut avoir plusieurs conducteurs autorisés. Enregistrez les changements dès qu’ils surviennent plutôt que de vous fier au tableur du mois dernier.
Le registre doit contenir une référence de carte sécurisée ou les quatre derniers chiffres de la carte. N’y enregistrez pas les numéros de carte complets, les codes de sécurité ni les codes PIN. N’autorisez le partage de cartes que si les règles de l’émetteur et vos dispositifs de contrôle le permettent.
| Champ du registre | Données à consigner |
|---|---|
| Référence de la carte | Référence interne ou quatre derniers chiffres |
| Personne responsable | Titulaire de carte autorisé et responsable |
| Véhicule ou mission | Référence du véhicule, équipe ou mission, selon le cas |
| Entité juridique | Entreprise responsable des dépenses |
| Usage autorisé | Catégories d’achats autorisées et éventuelles restrictions géographiques |
| Limites | Plafond par achat et budget distinct par jour, semaine ou mois |
| Gestion administrative | Qui peut modifier les plafonds, bloquer la carte et assurer son approvisionnement |
| Cycle de vie | Date d’émission, accusé de réception, modifications et date de clôture |
Énumérez séparément le carburant, la recharge sur borne publique, le stationnement, les péages et tout autre achat autorisé. Si les réparations nécessitent une autorisation distincte, précisez-le. Définissez les règles applicables aux articles personnels, aux achats pour un autre véhicule et au carburant à usage privé.
Exemple de formulation à adapter :
Utilisez la carte attribuée uniquement pour les achats professionnels approuvés. Les dépenses de carburant et de recharge doivent concerner le véhicule ou la mission autorisés. Obtenez l’accord d’un responsable avant toute réparation imprévue. Indiquez le motif professionnel de la dépense et transmettez le reçu détaillé du fournisseur. Contactez le responsable de permanence désigné lorsque le circuit d’approbation habituel n’est pas disponible.
Les restrictions par commerçant et les plafonds de dépenses peuvent contribuer à faire respecter cette politique, mais une transaction autorisée ne prouve pas que tous les articles du panier étaient autorisés. Examinez le justificatif et le contexte si nécessaire. Pour les véhicules de société au Royaume-Uni, tenez compte des règles distinctes relatives à l’avantage en nature carburant et à la TVA.
Distinguez le montant maximal par achat du budget alloué sur une période. Un plafond de 150 £ par transaction ne constitue pas un budget hebdomadaire de 150 £, et un budget hebdomadaire ne garantit pas que chaque achat sera accepté.
Pour les cartes prépayées, désignez une personne chargée de vérifier les fonds disponibles avant les déplacements et d’organiser les rechargements. Tenez compte des préautorisations lors de cette vérification : un terminal automatique peut bloquer un montant supérieur à celui de la facture finale. L’exemple de transaction en attente montre l’incidence sur les fonds disponibles.
Définissez les plafonds à partir d’achats et de trajets représentatifs. Précisez qui peut approuver une augmentation temporaire, son motif et sa date d’expiration. Évitez de relever les plafonds de tous les conducteurs pour couvrir un seul trajet exceptionnel.
Fixez un délai réaliste pour la transmission des justificatifs, par exemple la fin du jour ouvré suivant, et désignez la personne chargée de les vérifier. Indiquez où les conducteurs doivent transmettre leurs documents et quelles informations ils doivent ajouter : motif professionnel, véhicule ou projet concerné et éventuelle part personnelle.
Conservez le reçu ou la facture du fournisseur. Un relevé de carte atteste d’un paiement, mais ne fournit pas nécessairement le détail des articles et des taxes dont le service financier a besoin. Utilisez la liste de contrôle pour la numérisation des reçus en cas d’images illisibles ou incomplètes.
Si un document est perdu, demandez un duplicata et consignez cette démarche. Si vous ne parvenez pas à le récupérer, appliquez la procédure de l’entreprise pour les justificatifs manquants. Un reçu manquant doit être signalé comme une exception et confié à une personne responsable de son suivi, plutôt que de donner lieu à un montant de taxe estimé au hasard ou à l’enregistrement de la dépense en double.
Donnez aux conducteurs un point de contact unique, joignable pendant leurs horaires de travail effectifs. La personne qui leur répond doit vérifier les fonds disponibles, les plafonds, les restrictions et le statut de la transaction avant de proposer un autre moyen de paiement.
Si l’entreprise autorise un salarié à payer avec ses propres fonds, consignez l’autorisation et la procédure de remboursement. Conservez le lien entre cette demande de remboursement et l’incident, et vérifiez que l’achat n’a pas également été réglé avec la carte de l’entreprise. Vérifiez les règles du droit du travail applicables localement avant de mettre en place tout dispositif de retenue ou de recouvrement ; une politique interne ne doit pas présumer d’un droit automatique à effectuer des retenues sur salaire.
Signalez rapidement toute perte de carte en suivant la procédure de l’émetteur et bloquez-la temporairement si nécessaire. En cas de départ ou de changement de poste, retirez les accès et suspendez ou résiliez la carte, mettez à jour le registre et organisez sa restitution ou sa destruction sécurisée selon les besoins. Après la résiliation, vérifiez les paiements en attente, les remboursements et les justificatifs manquants.
Chaque mois, examinez les refus de paiement répétés, les justificatifs manquants, les catégories d’achat inhabituelles et les hausses temporaires de plafond. Distinguez un problème de formation d’un manque de fonds ou d’un usage abusif présumé. Conservez les faits et la décision prise à l’issue de l’examen avec les documents concernés.
Testez un ravitaillement habituel, un achat de recharge sur une borne publique si pertinent, un reçu manquant, un paiement refusé et un changement de conducteur. Notez qui intervient à chaque étape et vérifiez que l’équipe financière reçoit des justificatifs exploitables.
Les cartes carburant Rally associent des paiements prépayés Visa, des plafonds et un processus de gestion des frais via WhatsApp et la plateforme. Les conducteurs transmettent leurs justificatifs, AutoMatch relie les documents aux paiements et l’équipe financière vérifie les données. Vérifiez les contrôles disponibles et l’acceptation des cartes sur vos trajets avant le déploiement. Le guide des cartes carburant prépayées explique le fonctionnement du rechargement et les conditions d’éligibilité ; votre politique définit la manière dont l’équipe utilise ces fonctionnalités.
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