Nickas Telecki yra Rally generalinis direktorius ir rašo apie išlaidų valdymą naudojant dirbtinį intelektą, verslo korteles, išlaidas degalams ir tarpvalstybinę verslo veiklą.
Autoparko kortelių naudojimo taisyklėse vairuotojams nurodoma, ką jie gali pirkti, kas gali leisti taikyti išimtį ir kokių dokumentų ar informacijos vėliau reikės finansų skyriui. Jose taip pat apibrėžiama, kas įmonėje atsako už kortelių kontrolę ir lėšų papildymą. Prieš išduodami korteles, šiuos sprendimus užfiksuokite raštu, kad būtų aišku, ką daryti, jei mokėjimas atmetamas arba trūksta kvito.
Šią struktūrą naudokite kaip savo įmonės išlaidų politikos dalį, skirtą transporto parkui. Pavyzdžius pritaikykite prie savo veiklos ir kortelės išdavėjo taisyklių; tai siūlomi veiklos organizavimo sprendimai, o ne teisiniai ar mokestiniai reikalavimai.
Kortelės turėtoją, transporto priemonę ir juridinį asmenį nurodykite atskiruose laukuose. Vairuotojas gali keisti transporto priemones, o bendrai naudojamą transporto priemonę gali vairuoti keli tam įgalioti vairuotojai. Pakeitimus fiksuokite iš karto, o ne pasikliaukite praėjusio mėnesio skaičiuokle.
Registre turėtų būti nurodytas saugus kortelės identifikatorius arba paskutiniai keturi jos numerio skaitmenys. Nesaugokite jame visų kortelių numerių, saugos kodų ar PIN kodų. Neleiskite dalytis kortelėmis, nebent tai leidžia išdavėjo taisyklės ir jūsų taikomos kontrolės priemonės.
| Registro laukas | Ką registruoti |
|---|---|
| Kortelės identifikatorius | Vidinis identifikatorius arba paskutiniai keturi skaitmenys |
| Atsakingas asmuo | Įgaliotas kortelės turėtojas ir vadovas |
| Transporto priemonė arba užduotis | Transporto priemonės identifikatorius, komanda arba užduotis, jei aktualu |
| Juridinis asmuo | Už išlaidas atsakinga įmonė |
| Leidžiamas naudojimas | Patvirtintos pirkinių kategorijos ir taikomi geografiniai apribojimai |
| Limitai | Vieno pirkimo limitas ir atskiras dienos, savaitės ar mėnesio biudžetas |
| Administravimas | Kas gali keisti limitus, laikinai užblokuoti kortelę ir užtikrinti, kad pakaktų lėšų |
| Gyvavimo ciklas | Išdavimo data, gavimo patvirtinimas, pakeitimai ir uždarymo data |
Atskirai išvardykite degalus, įkrovimą viešosiose stotelėse, stovėjimą, kelių mokesčius ir visus kitus leidžiamus pirkinius. Jei remontui reikia atskiro leidimo, tai nurodykite. Apibrėžkite, kaip taisyklėse reglamentuojamas asmeninių daiktų, kitai transporto priemonei skirtų prekių ir asmeninėms reikmėms skirtų degalų įsigijimas.
Formuluotės pavyzdys, kurį galite pritaikyti:
Naudokite jums priskirtą kortelę tik patvirtintiems verslo pirkiniams. Degalų ir įkrovimo išlaidos turi būti susijusios su transporto priemone ar užduotimi, kuriai suteiktas leidimas. Prieš atlikdami neplanuotą remontą, gaukite vadovo patvirtinimą. Nurodykite išlaidų verslo tikslą ir pateikite tiekėjo kvitą su išvardytomis prekėmis ar paslaugomis. Jei patvirtinimo negalite gauti įprasta tvarka, susisiekite su nurodytu budinčiu vadovu.
Prekybos vietų apribojimai ir išlaidų limitai gali padėti laikytis šios politikos, tačiau leidimas atlikti operaciją neįrodo, kad buvo leidžiama įsigyti kiekvieną krepšelyje esančią prekę. Prireikus peržiūrėkite dokumentą ir įvertinkite aplinkybes. Jei tai Jungtinės Karalystės įmonės transporto priemonė, atsižvelkite į atskiras naudos natūra už degalus ir PVM taisykles.
Atskirkite didžiausią vieno pirkimo sumą nuo tam tikro laikotarpio biudžeto. 150 GBP operacijos limitas nereiškia, kad savaitės biudžetas yra 150 GBP, o savaitės biudžetas negarantuoja, kad kiekvienas atskiras mokėjimas bus patvirtintas.
Paskirkite už išankstinio mokėjimo korteles atsakingą asmenį, kuris prieš keliones tikrintų turimas lėšas ir pasirūpintų jų papildymu. Tikrinant reikia atsižvelgti ir į autorizacijos metu rezervuojamas sumas: automatinis mokėjimo terminalas gali rezervuoti didesnę sumą nei galutinė sąskaita. Neužbaigtos operacijos pavyzdyje parodyta, kaip tai veikia turimų lėšų likutį.
Nustatykite limitus pagal įprastus pirkimus ir maršrutus. Užfiksuokite, kas gali patvirtinti laikiną limito padidinimą, jo priežastį ir galiojimo pabaigą. Nedidinkite visų vairuotojų limitų dėl vienos išskirtinės kelionės.
Nustatykite realų dokumentų pateikimo terminą, pavyzdžiui, iki kitos darbo dienos pabaigos, ir nurodykite, kas juos tikrins. Paaiškinkite, kur vairuotojai turi pateikti dokumentus ir kokią informaciją pridėti: kokiu verslo tikslu patirtos išlaidos, su kokia transporto priemone ar projektu jos susijusios ir ar kuri nors jų dalis susijusi su asmeniniais poreikiais.
Išsaugokite tiekėjo kvitą arba sąskaitą faktūrą. Kortelės išraše matomas mokėjimas, tačiau jame gali nebūti finansų skyriui reikalingų duomenų apie prekes ir mokesčius. Jei nuotraukos neįskaitomos arba jose matomas ne visas dokumentas, naudokitės kvitų fiksavimo kontroliniu sąrašu.
Jei dokumentas pamestas, paprašykite dublikato ir užfiksuokite šį bandymą. Jei dokumento atkurti nepavyksta, vadovaukitės įmonėje nustatyta trūkstamų dokumentų tvarka. Jei kvito nėra, tai turi būti aiškiai pažymėta kaip išimtinis atvejis ir paskirtas atsakingas asmuo, o ne spėjama mokesčio suma ar kuriamas antras išlaidų įrašas.
Suteikite vairuotojams vieną susisiekimo kanalą, prieinamą tuo metu, kai jie dirba. Prieš siūlydamas kitą mokėjimo būdą, į užklausą atsakantis asmuo turėtų patikrinti turimas lėšas, limitus, apribojimus ir operacijos būseną.
Jei įmonė leidžia darbuotojui sumokėti asmeninėmis lėšomis, užfiksuokite šį leidimą ir išlaidų kompensavimo procesą. Susiekite prašymą kompensuoti išlaidas su incidentu ir patikrinkite, ar už pirkinį nebuvo sumokėta ir įmonės kortele. Prieš nustatydami bet kokią išskaitų ar lėšų susigrąžinimo tvarką, patikrinkite vietos darbo teisės reikalavimus; vidaus taisyklės neturėtų remtis prielaida, kad įmonė automatiškai turi teisę daryti išskaitas iš darbo užmokesčio.
Apie prarastą kortelę nedelsdami praneškite kortelės išdavėjo nustatyta tvarka ir prireikus ją laikinai užblokuokite. Darbuotojui išeinant iš darbo ar pasikeitus jo pareigoms, panaikinkite prieigos teises ir sustabdykite kortelės galiojimą arba ją uždarykite, atnaujinkite registrą ir prireikus pasirūpinkite, kad kortelė būtų grąžinta arba saugiai sunaikinta. Uždarę kortelę, peržiūrėkite nebaigtus mokėjimus, lėšų grąžinimus ir dar nepateiktus kvitus.
Kas mėnesį peržiūrėkite pakartotinai atmestus mokėjimus, trūkstamus dokumentus, netikėtas pirkinių kategorijas ir laikinai padidintus limitus. Atskirkite mokymo trūkumus nuo lėšų trūkumo ar įtariamo netinkamo naudojimo. Faktus ir peržiūros metu priimtą sprendimą saugokite kartu su susijusiais įrašais.
Išbandykite įprastą degalų pylimą, atsiskaitymą už įkrovimą viešoje stotelėje, jei aktualu, taip pat situacijas, kai trūksta kvito, atmetamas mokėjimas ar pasikeičia vairuotojas. Užfiksuokite, kas atlieka veiksmus kiekviename etape ir ar finansų komanda gauna tinkamus išlaidas pagrindžiančius duomenis.
Rally degalų kortelės suteikia galimybę atsiskaityti išankstinio mokėjimo „Visa“ kortelėmis taikant limitus ir valdyti išlaidas per „WhatsApp“ bei platformą. Vairuotojai pateikia kvitus, „AutoMatch“ susieja dokumentus su mokėjimais, o finansų komanda peržiūri įrašus. Prieš pradėdami naudoti korteles, patikrinkite galimas kontrolės priemones ir ar kortelės priimamos jūsų maršrutuose. Išankstinio mokėjimo degalų kortelių vadove paaiškinama, kaip papildyti lėšas ir kokie taikomi tinkamumo kriterijai; jūsų nustatyta tvarka lemia, kaip komanda naudojasi šiomis galimybėmis.
Kada Vokietijoje degalai pigiausi, kodėl prie magistralių brangiau ir kaip autoparkai kainų tendencijas paverčia litro kainą mažinančia politika.
Kaip 2 mln. ir daugiau kasdienių degalų kainų duomenų taškų lygina laisvosios rinkos degalinių kainas su nuolaidų ir fiksuotų kainų degalų kortelių tarifais.
Nemokama spausdinama verslo pietų forma: dalyviai, tikslas, kvitai, mokėjimai ir įmonės patvirtinimas.
