Nickas Telecki yra Rally generalinis direktorius ir rašo apie išlaidų valdymą naudojant dirbtinį intelektą, verslo korteles, išlaidas degalams ir tarpvalstybinę verslo veiklą.
Norėdami nuskenuoti verslo išlaidų kvitą, aiškiai nufotografuokite visą dokumentą, palyginkite atpažintus duomenis su nuotrauka ir pridėkite jį prie atitinkamo išlaidų įrašo. Kokybiškai nuskenuotas kvitas leidžia finansų komandai vėliau perskaityti išlaidas pagrindžiantį dokumentą ir suprasti, kas buvo įsigyta.
Verta patikrinti, ar kitas žmogus gali peržiūrėti išlaidas neprašydamas jūsų dar kartą surasti popierinio dokumento. Prieš sunaikindami bet kurį originalą pagal savo įmonės dokumentų saugojimo tvarką, pasinaudokite toliau pateiktu kontroliniu sąrašu.
Ištiesinkite kvitą ant kontrastingos spalvos paviršiaus ir pasirūpinkite tolygiu apšvietimu. Telefoną laikykite lygiagrečiai popieriui. Venkite šešėlių ir atspindžių, pirštais neuždenkite tiekėjo pavadinimo ar mokesčių duomenų. Nufotografuokite visą kvito plotį ir visus kraštus, tada apkirpkite nereikalingą foną.
Iškart patikrinkite nuotrauką, padidinę ją tiek, kad tekstas būtų įskaitomas. Spauda ant terminio popieriaus gali išblukti, todėl nufotografuokite kvitą netrukus po pirkimo. Jei bendra suma jau nebeįskaitoma, paprašykite tiekėjo dublikato – padidinus kontrastą neįmanoma nustatyti trūkstamo skaičiaus.
Jei ilgo kvito tekstas vienoje nuotraukoje būtų per smulkus, fotografuokite jį dalimis, kad nuotraukos iš dalies persidengtų, ir išlaikykite jų eilės tvarką. Saugokite jas kartu kaip vieną dokumentą. Jei sąskaitą faktūrą gavote el. paštu arba turite skaitmeninį kvitą, išsaugokite originalų failą, o ne darykite ekrano kopiją, į kurią nepatektų kitas puslapis ar priedas.
OCR nuskaito tekstą iš vaizdo. Ji gali klaidingai atpažinti datą, dešimtainį skirtuką ar valiutą ir nenustato, ar pirkinys susijęs su įmonės veikla.
| Laukas | Patikrinkite pagal šaltinį |
|---|---|
| Tiekėjas | Komercinis pavadinimas ir jūsų apskaitai reikalingi sąskaitos faktūros duomenys |
| Data | Pirkimo arba sąskaitos faktūros data, kuri gali skirtis nuo kortelės operacijos įtraukimo į apskaitą datos |
| Prekės | Kas buvo pirkta, įskaitant asmeniniams poreikiams skirtas prekes, kurias reikia atskirti peržiūrai |
| Bendra suma ir valiuta | Mokėtina suma, o ne tarpinė suma, paduotų pinigų suma ar grąža |
| Mokestis | Tiekėjo mokestiniai duomenys ir sumos; atskaitomo PVM nenustatykite pagal bendrą mokėjimo kortele sumą |
| Verslo kontekstas | Kas pirko, kodėl ir su kuria komanda, projektu ar transporto priemone tai susiję |
| Mokėjimas | Ar mokėta įmonės kortele, ar sumokėjo darbuotojas arba kita šalis |
Pavyzdžiui, apmokant 48 € sąskaitą faktūrą kortele svarais sterlingų, mokėjimo sumos skaitinė vertė gali skirtis. Išsaugokite dokumente nurodytą bendrą 48 € sumą ir faktinę mokėjimo sumą svarais sterlingų. Leiskite finansų komandai patikrinti valiutos kursą, taikytus mokesčius ir apmokestinimo tvarką, užuot pakeitę vieną iš sumų vien tam, kad jos sutaptų.
Kvitas, sąskaita faktūra ir mokėjimo kortele operacija gali būti susiję su tuo pačiu pirkiniu. Pasirūpinkite, kad šis ryšys būtų aiškiai matomas. Sąskaitoje faktūroje pateikiami atsiskaitymo duomenys, kvitas gali patvirtinti mokėjimą, o kortelės operacijos įrašas padeda nustatyti atsiskaitymą. Nė vienas iš šių dokumentų ar įrašų atskirai nebūtinai apima visus apskaitai reikalingus duomenis.
Prieš kurdami naują išlaidų įrašą, patikrinkite, ar pirkimas dar neužregistruotas. Vėliau gautą sąskaitą faktūrą arba aiškesnę skenuotą kopiją pridėkite prie esamo įrašo. Galimą dublikatą pažymėkite peržiūrai, užuot ištrynę pagrindžiančius dokumentus vien dėl to, kad sutampa dvi sumos.
Jei kvito atgauti nepavyksta, deklaracijoje apie trūkstamą kvitą aprašykite, kas nutiko, ir pateikite alternatyvius įrodymus. Deklaracija savaime neatstoja PVM sąskaitos faktūros ir negarantuoja išlaidų kompensavimo.
Naudokite savo dokumentus ir užrašykite kiekvienos eilutės rezultatą. Tai siūlomi bandymo atvejai, o ne išmatuoti kurio nors produkto tikslumo rezultatai.
| Bandomasis dokumentas | Ką tikrintojas turėtų galėti nustatyti |
|---|---|
| Įprastas degalų ar parkavimo kvitas | Tiekėjo duomenys, data, bendra suma ir verslo tikslas yra įskaitomi |
| Išblukęs termopopieriaus kvitas | Neaiškūs laukai lieka pažymėti; galima paprašyti dublikato |
| Ilgas detalizuotas kvitas | Pateiktos visos dalys ir galima atpažinti asmeniniams poreikiams skirtas prekes |
| Kvitas užsienio valiuta | Pradinė ir atsiskaitymo valiutos išlieka atskirtos |
| Kelių puslapių PDF sąskaita faktūra | Visi puslapiai išsaugoti ir susieti su atitinkamomis išlaidomis |
Kiekvieno bandymo metu užfiksuokite, kiek laiko darbuotojas užtruko pateikdamas išlaidas, kokie laukai buvo pataisyti, kokių pagrindžiančių dokumentų trūko ir kiek laiko užtruko peržiūra. Tada suraskite išlaidų įrašą apskaitai parengtuose duomenyse ir atidarykite pirminį dokumentą. Greitas įkėlimas naudingas tik tada, jei proceso pabaigoje įrašas išlieka tinkamas naudoti.
Saugojimo terminas priklauso nuo šalies, mokesčio ir dokumento. Nustatykite, kas gali pasiekti įrašus, kaip kuriamos atsarginės kopijos ir kaip finansų komanda gaus įrašus, jei darbuotojas išeis iš darbo arba įmonė pakeis programinę įrangą.
Kalbant apie Jungtinės Karalystės PVM apskaitos dokumentus, HMRC PVM pranešime 700/21 paprastai reikalaujama juos saugoti bent šešerius metus. 6 ir 8 skyriuose išskiriami iš dokumento išgauti duomenys ir saugomas sąskaitos faktūros atvaizdas. Pasirinktų laukų įvedimas į programinę įrangą nėra sąskaitos faktūros kopija. Saugoma nuskenuota kopija, kurioje yra visi PVM apskaitai reikalingi duomenys, ten aprašytomis aplinkybėmis gali pakeisti originalą, nebent jo reikia kitu tikslu. Kai kuriuos dokumentus būtina išsaugoti originaliu pavidalu. Šios Jungtinės Karalystės taisyklės nėra visoms šalims taikomos dokumentų saugojimo taisyklės.
Naudodamiesi „Rally“ išlaidų valdymo procesu, darbuotojai siunčia kvitus ir sąskaitas faktūras per „WhatsApp“. Agentas padeda surinkti trūkstamus duomenis, „AutoMatch“ susieja įrašus pagal dokumentų ir mokėjimų kontekstą, o finansų komanda platformoje peržiūri dar nesutvarkytus įrašus.
Duomenų eksportas apskaitai yra kitas duomenų perdavimo etapas. Kartu su buhalteriu patikrinkite failo formatą, privalomus laukus ir prieigą prie dokumentų. Neaiškius susiejimus ir mokestinius sprendimus palikite peržiūrai; įskaitomas skenuotas dokumentas yra pagrindas išlaidoms tinkamai įforminti.
JK taikomos saugojimo gairės patikrintos 2026 m. spalio 7 d. Duomenų fiksavimo kontrolinis sąrašas ir testavimo scenarijai yra redakcijos parengti pavyzdžiai.
Lyginkite sąskaitas su užsakymais ir pristatymo įrodymais. Tikrinkite sumas, dublikatus ir mokėjimus pagal neatitikimo pavyzdį ir išimčių kontrolinį sąrašą.
Sužinokite, kaip nebaigti mokėjimai kortele veikia turimas lėšas, kuo rezervavimas skiriasi nuo grąžinimo ir ką finansų komandai patikrinti prieš mokant vėl.
Nemokama spausdinama verslo pietų forma: dalyviai, tikslas, kvitai, mokėjimai ir įmonės patvirtinimas.
