Nickas Telecki yra Rally generalinis direktorius ir rašo apie išlaidų valdymą naudojant dirbtinį intelektą, verslo korteles, išlaidas degalams ir tarpvalstybinę verslo veiklą.
Daugiau niekada nebetvarkykite išlaidų
Rally AutoMatch agentas viskuo pasirūpina už jus
Prarasto kvito deklaracija suteikia finansų skyriui nuoseklų būdą peržiūrėti išlaidas, kai nepavyksta rasti originalaus dokumento. Joje užfiksuojami faktai, turimi įrodymai ir priimtas sprendimas. Ji turėtų aiškiai parodyti neapibrėžtumą.
Atidarykite nemokamą trūkstamo kvito deklaraciją. Forma yra anglų kalba. Užpildykite ją naršyklėje ir atsispausdinkite arba išsaugokite PDF failą naudodami spausdinimo meniu. Forma nesiunčia jūsų informacijos Rally.
Patikrinkite tiekėjo el. paštą, kliento paskyrą arba užsakymų portalą, tada paprašykite dublikato. Darbuotojas taip pat gali turėti nuotrauką savo žinutėse arba fotoaparato juostoje. Užregistruokite bandymą atkurti dokumentą, kad kitas tikrintojas žinotų, kas jau buvo išbandyta.
Jei vėliau gaunamas dublikatas, pridėkite jį prie to paties išlaidų įrašo. Išsaugokite ankstesnę deklaraciją ir peržiūros istoriją bei patikrinkite, ar išlaidos nebuvo įvestos du kartus.
Šablone asmens pateiktas išlaidų aprašymas atskiriamas nuo tikrintojo sprendimo:
| Įrašo dalis | Ką įvesti |
|---|---|
| Asmuo ir įmonė | Pareiškėjas, juridinis subjektas, komanda arba projektas, išlaidų nuoroda |
| Pirkimas | Data, tiekėjas, vieta, aprašymas ir konkretus verslo tikslas |
| Mokėjimas | Pradinė suma ir valiuta, mokėtojas bei operacijos nuoroda |
| Trūksta dokumento | Kodėl ji nepasiekiama ir kokių veiksmų imtasi kopijai gauti |
| Kiti įrodymai | Užsakymo patvirtinimas, užsakymo įrašas, išrašo nuoroda arba korespondencija |
| Deklaracija | Patvirtinimas, kad duomenys yra tikslūs ir išlaidos dar nebuvo deklaruotos |
| Peržiūrėti | Vertintojas, sprendimas, priežastis, tolesni veiksmai ir data |
Jei reikia rasti operaciją, naudokite mokėjimo nuorodą arba kelis paskutinius kortelės skaitmenis. Formoje neįveskite viso kortelės numerio, saugos kodo ar internetinės bankininkystės prisijungimo duomenų.
Kortelės išrašas gali patvirtinti, kad mokėjimas buvo atliktas. Tiekėjo kvite aprašomas pirkinys. Darbuotojas nurodo verslo reikmę. Kartu šie dokumentai padeda tikrintojui suprasti išlaidas; bet kurio vieno iš jų gali nepakakti.
Pirkdami užsienyje, išsaugokite pradinės valiutos sumą kartu su mokėjimo paslaugų teikėjo nurodyta suma. Skirtumą gali lemti valiutos konvertavimas, mokestis, arbatpinigiai arba vėlesnė korekcija. Nekeiskite pirkinio sumos vien tam, kad sumos sutaptų. Mūsų tarpvalstybinių išlaidų vadovas paaiškina, kaip susieti šias sumas.
Vertintojas turėtų galėti patvirtinti išlaidas pagal įmonės procesą, paprašyti papildomų įrodymų, atmesti jas arba palikti laukiančias. Užregistruokite priežastį ir asmenį, atsakingą už tolesnius veiksmus. Kompensacijos patvirtinimą laikykite atskirtą nuo apskaitos ar mokestinio traktavimo.
Formoje negarantuojama, kad išlaidos bus kompensuojamos, atskaitomos arba tinkamos PVM atskaitai. Reikalavimai skiriasi pagal šalį ir išlaidų rūšį. Jūsų finansų vadovas arba mokesčių konsultantas turėtų nuspręsti, kas priimtina atitinkamam subjektui. Pavyzdžiui, HMRC kelionių išlaidų dokumentų tvarkymo gairės paaiškina JK darbuotojams svarbius dokumentus; tai nėra taisyklė, taikoma kiekvienai šaliai.
Jei klausimas susijęs su vaišėmis verslo svečiams, naudokite verslo vaišių išlaidų šabloną, kad taip pat įrašytumėte dalyvius ir tikslą. Jei tvarkote išlaidų paketą, kiekvienai deklaracijai naudokite šį šaltinį: Jei reikia papildomos informacijos, kreipkitės į administratorių. išlaidų ataskaitą.
Kvitų fiksavimą paverskite neatsiejama pirkimo tvarkos dalimi. Priskirkite kiekvienoms išlaidoms atsakingą asmenį, užtikrinkite, kad trūkstami įrodymai būtų matomi, ir suteikite darbuotojams vieną aiškų būdą tai išspręsti. Išlaidų politika turėtų paaiškinti pateikimo terminą ir išimčių taikymo procesą.
Rally į šią darbo eigą įtraukia WhatsApp agentą ir platformos agentą. Darbuotojai gali siųsti kvitus ir išlaidų kontekstą per WhatsApp; AutoMatch padeda susieti pagrindžiančius dokumentus su operacija, o platforma suteikia komandai vietą atlikti likusias su išlaidomis susijusias užduotis. Žmonės peržiūri neaiškius atitikmenis ir sprendimus prieš įrašams pereinant į palaikomą apskaitos darbo eigą.
Peržiūrėkite Rally išlaidų valdymą arba skaitykite, kaip AI agentai padeda tvarkyti išlaidas.
Nemokama spausdinama verslo maitinimo išlaidų forma: dalyviai, paskirtis, kvitai, mokėjimai ir įmonės patvirtinimas.
Sukurkite išlaidų politiką naudodami nemokamą redaguojamą šabloną pirkiniams, kvitams, tvirtinimams, kompensacijoms, išlaidoms užsienyje ir išimtims.
Atsisiųskite nemokamą išlaidų ataskaitą su valiutomis, čekių nuorodomis, patvirtinimais ir kompensuojamų išlaidų bendromis sumomis.
