Vyhlásenie o chýbajúcom doklade poskytuje finančnému oddeleniu konzistentný spôsob, ako preskúmať výdavok, keď nie je možné nájsť pôvodný dokument. Zaznamenáva fakty, dostupné dôkazy a rozhodnutie. Malo by zviditeľniť neistotu.
Otvorte bezplatné vyhlásenie o chýbajúcom doklade. Formulár je v angličtine. Vyplňte ho v prehliadači a vytlačte ho alebo uložte ako PDF pomocou ponuky tlače. Vaše informácie sa neodošlú spoločnosti Rally.
Najprv sa pokúste získať účtenku
Skontrolujte e-mail dodávateľa, zákaznícky účet alebo rezervačný portál a potom požiadajte o duplikát. Zamestnanec môže mať fotografiu aj vo svojich správach alebo vo fotogalérii. Zaznamenajte pokus o získanie dokladu, aby ďalší kontrolór vedel, čo už bolo vyskúšané.
Ak neskôr príde duplikát, priraďte ho k tomu istému záznamu výdavku. Ponechajte skoršie vyhlásenie a históriu kontroly a skontrolujte, či výdavok nebol zadaný dvakrát.
Čo by malo byť uvedené vo vyhlásení
Šablóna oddeľuje opis výdavku danou osobou od rozhodnutia kontrolóra:
| Súčasť záznamu | Čo zadať |
|---|
| Osoba a firma | Žiadateľ, právnická osoba, tím alebo projekt, referencia výdavku |
| Nákup | Dátum, dodávateľ, miesto, opis a konkrétny podnikateľský účel |
| Platba | Pôvodná suma a mena, kto zaplatil a referencia transakcie |
| Chýbajúci dokument | Prečo nie je k dispozícii a aké kroky boli podniknuté na získanie kópie |
| Iné dôkazy | Potvrdenie rezervácie, záznam objednávky, referencia výpisu alebo korešpondencia |
| Vyhlásenie | Potvrdenie, že údaje sú správne a výdavok ešte nebol uplatnený |
| Kontrola | Kontrolór, rozhodnutie, dôvod, následné kroky a dátum |
Ak je to potrebné na vyhľadanie transakcie, použite referenciu platby alebo posledné číslice karty. Do formulára nezadávajte celé číslo karty, bezpečnostný kód ani prihlasovacie údaje do online bankovníctva.
Doklad o úhrade a doklad o nákupe odpovedajú na odlišné otázky
Výpis z karty môže potvrdiť, že platba prebehla. Doklad od dodávateľa opisuje nákup. Zamestnanec dopĺňa účel súvisiaci s podnikaním. Tieto záznamy spolu pomáhajú kontrolórovi porozumieť výdavku; ktorýkoľvek z nich môže zanechať medzery.
Pri nákupe v zahraničí ponechajte sumu v pôvodnej mene spolu so sumou zobrazenou poskytovateľom platby. Rozdiel môže odrážať konverziu, poplatok, prepitné alebo neskoršiu úpravu. Nemeňte sumu nákupu len preto, aby sa zhodovala. Náš sprievodca cezhraničnými výdavkami vysvetľuje, ako zachovať prepojenie medzi týmito sumami.
Umožnite kontrolórovi urobiť skutočné rozhodnutie
Kontrolór by mal mať možnosť schváliť výdavok v rámci firemného procesu, vyžiadať si ďalšie doklady, zamietnuť ho alebo ho ponechať v stave čakania. Zaznamenajte dôvod a osobu zodpovednú za prípadné následné kroky. Schválenie preplatenia udržiavajte oddelené od účtovného alebo daňového posúdenia.
Formulár nezaručuje, že výdavok bude preplatený, daňovo uznateľný alebo oprávnený na vrátenie DPH. Požiadavky sa líšia v závislosti od krajiny a typu výdavku. O tom, čo je prijateľné pre príslušný subjekt, by mal rozhodnúť váš finančný manažér alebo daňový poradca. Napríklad, usmernenie HMRC týkajúce sa evidencie výdavkov na pracovné cesty vysvetľuje, ktoré záznamy sú relevantné pre zamestnancov v Spojenom kráľovstve; nejde o pravidlo platné v každej krajine.
Ak sa problém týka jedla s obchodnými hosťami, použite šablónu výdavkov na pracovné jedlo na zaznamenanie účastníkov a účelu. Pri skupine výdavkov odkážte na každé vyhlásenie v prehľade výdavkov.
Znížte opakovanú prácu s chýbajúcimi dokladmi
Zaraďte evidenciu účteniek do bežného nákupného procesu. Každý výdavok priraďte zodpovednej osobe, zviditeľnite chýbajúce doklady a dajte zamestnancom jasný spôsob, ako ich vyriešiť. Jedna politika výdavkov by mala vysvetľovať termín na odoslanie dokladov a postup pri výnimkách.
Rally zapája agenta WhatsApp a agenta platformy do tohto pracovného postupu. Zamestnanci môžu prostredníctvom WhatsApp poskytovať účtenky a súvislosti s výdavkami; AutoMatch pomáha prepájať podklady s transakciou, zatiaľ čo platforma poskytuje tímu priestor na spracovanie zostávajúcich úloh súvisiacich s výdavkami. Ľudia kontrolujú nejasné zhody a rozhodnutia predtým, ako sa záznamy presunú do podporovaného účtovného pracovného postupu.
Preskúmajte správu výdavkov v Rally alebo si prečítajte, ako AI agenti pomáhajú s procesom správy výdavkov.
