Výkaz výdavkov prepája firemné nákupy s dokladmi a osobou, ktorá ich kontroluje. Užitočný výkaz zároveň jasne uvádza, ktoré sumy uhradila spoločnosť a ktoré môže byť potrebné preplatiť zamestnancovi.
Stiahnite si bezplatný výkaz výdavkov v Exceli, alebo otvorte tlačiteľný výkaz výdavkov. Oba sú v angličtine a obsahujú riadky výdavkov, odkazy na doklady a polia na kontrolu. Zošit programu Excel vypočítava vykazované sumy a schválené celkové sumy platené zamestnancami na základe vašich vstupov. Formulár v prehliadači používa manuálne zadané súčty.
Stanovte rozsah pred pridaním výdavkov
Priraďte reportu identifikátor, vykazované obdobie a jednu právnickú osobu. Pridajte zamestnanca alebo vlastníka, tím alebo projekt a kontrolóra. Ak náklady patria rôznym subjektom, použite samostatné reporty a uveďte krížový odkaz na každý spoločný nákup.
Vyberte menu vykazovania. Zachovajte aj pôvodnú menu a sumu každej transakcie. V reporte je priestor na obe hodnoty, takže nikdy nesmie vydávať prepočet meny za pôvodnú sumu nákupu.
Pridajte jeden výdavok na každý riadok
Pri každom nákupe uveďte dátum, obchodníka a účel súvisiaci s podnikaním. Označte, kto zaplatil: spoločnosť alebo zamestnanec. Potom pridajte pôvodnú sumu a menu, sumu v mene vykazovania a referenciu na doklad.
Použite názov súboru účtenky alebo referenciu dokumentu, ktorú môže kontrolór nájsť. Uchovávajte súbory spolu v schválenom systéme záznamov spoločnosti. Správa s textom „účtenka priložená“ sa ťažko kontroluje, ak neexistuje spoľahlivé prepojenie na správny dokument.
| Pole | Čo musí recenzent pochopiť |
|---|
| Dátum a obchodník | Ktorý nákup riadok predstavuje |
| Obchodný účel | Prečo náklady patria firme |
| Uhradil | Či spoločnosť už zaplatila alebo môže zamestnancovi dlhovať peniaze |
| Pôvodná suma a mena | Čo uvádza účtenka alebo záznam dodávateľa |
| Zdroj vykazovanej sumy a sadzby | Ako sa výdavok prepočíta do spoločnej meny prehľadu |
| Odkaz na dôkaz | Kde nájsť účtenku a súvisiaci kontext |
| Rozhodnutie | Schválené, čakajúce na spracovanie, zamietnuté alebo je potrebné doložiť ďalšie podklady |
Skontrolujte súlad výkazu bez duplicitného uhradenia výdavku
Sčítajte iba sumy vyjadrené vo vybranej mene vykazovania. Oddeľte výdavky hradené spoločnosťou od výdavkov hradených zamestnancom. Suma splatná zamestnancovi závisí od schválených nákladov hradených zamestnancom po odpočítaní príslušných preddavkov alebo už preplatených súm.
Výdavok uhradený firemnou kartou môže stále vyžadovať doklad a kontrolu. Nemal by sa automaticky považovať za náhradu výdavkov zamestnancovi. Rovnako platba zamestnanca nie je automaticky schválená len preto, že sa zobrazuje v reporte.
Zošit programu Excel prepočítava každý riadok kurzom vykazovacej meny, ktorý zadáte, a sčítava výsledné sumy. Samostatne sčítava schválené výdavky hradené zamestnancami a odpočítava zálohu alebo skoršiu náhradu, ktorú zadáte. Ak sú pôvodná mena a vykazovacia mena rovnaké, uplatňuje sa kurz 1. Chýbajúce kurzy spôsobia, že príslušné sumy zostanú neúplné, preto pred spoliehaním sa na súčty vyriešte počet chýbajúcich vstupov v zošite.
Tlačiteľný formulár obsahuje polia na manuálne overenie súčtov. Ani jedna verzia nevyberá výmenné kurzy, neurčuje daňové zaobchádzanie ani neschvaľuje výdavky. Pred zaplatením alebo rezerváciou správy skontrolujte zadané údaje a rozhodnutie o kontrole.
Vyriešte výnimky v tom istom zázname
Požiadajte o duplikát, keď chýba účtenka. Ak ju nemožno získať, priložte vyhlásenie o chýbajúcej účtenke a ponechajte riadok v stave čakania, kým nebude skontrolovaný. Formulár k pracovnému jedlu dopĺňa k účtenke z reštaurácie údaje o hosťoch a účele.
V prípade vrátenia peňazí, duplicitných nárokov, osobných položiek alebo rozdelených platieb opíšte úpravu a pripojte odkaz na súvisiacu transakciu. Zachovajte pôvodnú sumu a podklady, aby mohol zmenu sledovať aj niekto iný.
Prispôsobte prehľad príslušnej krajine
Toto je všeobecný prevádzkový formulár. Pravidlá pre refundáciu, povolené náklady, požiadavky na faktúry a daňové zaobchádzanie závisia od podniku a jurisdikcie. Nech príslušný finančný zodpovedný pracovník tieto pravidlá definuje v smernici o výdavkoch.
Pri pracovnom postupe špecifickom pre Holandsko alebo Nemecko má Rally k dispozícii aj holandský formulár vyúčtovania a nemeckú šablónu cestovných výdavkov. Pokyny špecifické pre danú krajinu by sa mali používať iba v príslušnom kontexte.
Nech sa report stane výstupom každodenného procesu
Zhromažďovanie všetkého na konci mesiaca núti ľudí spätne rekonštruovať nákupy. Na extrakciu použite nástroj: skener účteniek . Agent Rally na WhatsAppe pomáha zamestnancom priebežne poskytovať účtenky a kontext. AutoMatch prepája podklady s transakciami, zatiaľ čo agent platformy pomáha tímom zvládnuť širší proces správy výdavkov a jeho zostávajúce úlohy.
Ľudia kontrolujú neúplné záznamy a účtovné rozhodnutia pred použitím podporovaných účtovných výstupov. Rovnaký proces môže slúžiť jednoosobovej firme alebo tímu s viacerými kontrolórmi. Preskúmajte správu výdavkov Rally, alebo si pozrite, ako agenti AI zapadajú do procesu.
