Una nota spese collega gli acquisti aziendali alla relativa documentazione e alla persona che li verifica. Una nota spese efficace chiarisce inoltre quali importi sono stati pagati dall’azienda e quali potrebbero dover essere rimborsati a un dipendente.
Scarica il report spese gratuito in Excel, oppure apri il report spese stampabileEntrambi sono in inglese e includono le voci di spesa, i riferimenti alla documentazione probatoria e i campi per la revisione. La cartella di lavoro Excel calcola gli importi per la rendicontazione e i totali approvati pagati dai dipendenti a partire dai tuoi dati. Il modulo del browser usa totali inseriti manualmente.
Definisci l'ambito prima di aggiungere le spese
Assegna al report un identificativo, un periodo di rendicontazione e una sola entità giuridica. Aggiungi il dipendente o il titolare, il team o il progetto e il revisore. Se i costi appartengono a entità diverse, utilizza report separati e fai riferimento incrociato a qualsiasi acquisto condiviso.
Scegli una valuta di rendicontazione. Conserva anche la valuta e l’importo originali di ogni transazione. Il report può contenere entrambi; non deve mai mascherare una conversione valutaria facendola passare per l’importo originale di un acquisto.
Aggiungi una spesa per riga
Per ogni acquisto, inserisci la data, l’esercente e la motivazione aziendale. Indica chi ha effettuato il pagamento: l’azienda o il dipendente. Quindi aggiungi l’importo originale e la valuta, l’importo nella valuta di rendicontazione e il riferimento alla documentazione giustificativa.
Utilizza un nome file per la ricevuta o un riferimento al documento che il revisore possa trovare. Conserva i file insieme nel sistema di archiviazione approvato dall'azienda. Un report con la dicitura «ricevuta allegata» è difficile da verificare se non esiste un collegamento affidabile al documento corretto.
| Campo | Ciò che il revisore deve comprendere |
|---|
| Data e commerciante | Quale acquisto rappresenta la voce |
| Finalità aziendale | Perché il costo spetta all’azienda |
| A carico di | Se l’azienda ha già pagato o deve ancora rimborsare un dipendente |
| Importo e valuta originali | Ciò che mostra la ricevuta o il registro del fornitore |
| Fonte dell'importo e del tasso indicati | Come la spesa viene convertita nella valuta comune del report |
| Riferimento dell’evidenza | Dove trovare la ricevuta e il relativo contesto |
| Decisione | Approvata, in sospeso, rifiutata o con necessità di ulteriori prove |
Riconcilia il report senza pagare due volte una spesa
Totale degli importi espressi nella valuta di rendicontazione selezionata. Separare le spese pagate dall’azienda da quelle pagate dai dipendenti. L’importo dovuto a un dipendente dipende dai costi approvati sostenuti dal dipendente, al netto degli anticipi applicabili o degli importi già rimborsati.
Una spesa pagata con una carta aziendale può comunque richiedere una ricevuta e una verifica. Non dovrebbe diventare automaticamente un rimborso per il dipendente. Allo stesso modo, un pagamento effettuato da un dipendente non è automaticamente approvato solo perché compare nel report.
Il file Excel converte ogni riga utilizzando il tasso della valuta di rendicontazione inserito e calcola il totale degli importi risultanti. Calcola inoltre separatamente il totale delle spese approvate pagate dai dipendenti e sottrae l'anticipo o il rimborso precedente inserito. Quando la valuta originale e quella di rendicontazione coincidono, si applica il seguente tasso:1 alle conversioni. I tassi mancanti lasciano incompleti gli importi interessati; pertanto, risolvi il conteggio degli input mancanti nel file di lavoro prima di fare affidamento sui totali.
Il modulo stampabile include spazi per i totali verificati manualmente. Nessuna delle due versioni seleziona i tassi di cambio, determina il trattamento fiscale o approva le spese. Verifica i dati inseriti e rivedi la decisione prima di pagare o prenotare il report.
Risolvi le eccezioni nello stesso record
Chiedi un duplicato quando manca una ricevuta. Se non è possibile recuperarla, allega il documento seguente: dichiarazione di ricevuta mancante e lascia la voce in sospeso finché non sarà stata verificata. Per una ricevuta di ristorante, il documento da usare è il seguente: modulo per i pasti di lavoro . Il modulo aggiunge alla ricevuta del ristorante i dettagli degli ospiti e della motivazione.
Per rimborsi, richieste duplicate, articoli personali o pagamenti suddivisi, descrivi la rettifica e collega la transazione correlata. Conserva l’importo originale e le prove, così che un’altra persona possa seguire la modifica.
Adatta il report al Paese di riferimento
Questa è una formulazione operativa generale. Le regole sui rimborsi, i costi ammissibili, i requisiti delle fatture e il trattamento fiscale dipendono dall’azienda e dalla giurisdizione. Il responsabile finanziario competente deve definire tali regole nella politica sulle spese.
Per un flusso di lavoro specificamente olandese o tedesco, Rally dispone anche del modulo di dichiarazione olandese e modello tedesco per le spese di viaggio. Le indicazioni specifiche per ciascun Paese devono essere utilizzate solo nel contesto pertinente.
Fai diventare il report il risultato di un processo quotidiano
Raccogliere tutto alla fine del mese costringe le persone a ricostruire gli acquisti. L'agente WhatsApp di Rally aiuta i dipendenti a fornire ricevute e contesto man mano che effettuano gli acquisti. AutoMatch collega le prove alle transazioni, mentre l'agente della piattaforma aiuta i team a gestire l'intero processo delle spese e le attività ancora da completare.
Le persone esaminano i dati incompleti e le decisioni contabili prima di utilizzare gli output contabili supportatiLo stesso processo può essere adottato da un'attività con una sola persona o da un team con diversi revisori. Esplora la gestione delle spese di Rally, oppure scopri come gli agenti di IA si integrano nel processo.
