Ecco subito il download: il nostro modello Reisekostenabrechnung gratis per il 2026 è un modulo Excel che fa da solo la parte noiosa — il calcolo delle diarie. Scegli il tipo di giorno, indica quali pasti sono stati forniti e compare la Verpflegungspauschale corretta, incluse le riduzioni pasti. Il chilometraggio è calcolato a €0,30 per chilometro, alloggio e spese accessorie hanno una propria sezione con ricevute e i totali confluiscono in un unico importo di rimborso.
Scarica il modello Reisekostenabrechnung gratis (Excel) — nessun indirizzo e-mail richiesto.
Il modulo è in tedesco: è un documento fiscale tedesco e funziona con Excel, LibreOffice e Google Sheets. Di seguito: cosa automatizza il modello, i campi obbligatori richiesti dal Finanzamt e i dati del 2026 alla base delle formule. Se ti servono solo le aliquote, consulta la guida Verpflegungsmehraufwand 2026: include le tabelle complete per trasferte nazionali ed estere e un calcolatore giorno per giorno.
Per un modulo aziendale generico senza tariffe specifiche per Paese, utilizza il nostro modello di nota spese, con i campi per la valuta originale e il regolamento.
Cosa automatizza il modello
La maggior parte dei modelli gratuiti è una griglia di celle vuote. Questo incorpora le regole 2026:
- Diarie con riduzioni pasti automatiche. Per ogni giorno di viaggio selezioni il tipo di giornata — trasferta di un giorno oltre 8 ore, giorno di arrivo/partenza o giornata piena di 24 ore — e indichi se sono stati forniti colazione, pranzo o cena. Il foglio applica le tariffe nazionali di €14/€28 e sottrae €5.60 per colazione e €11.20 per pranzo o cena, senza mai scendere sotto zero. Queste riduzioni sono l’errore più comune sulle diarie, ed è proprio ciò che un revisore paghe ricalcola per primo.
- Chilometraggio a €0.30/km. Inserisci percorso e chilometri percorsi; la colonna tariffa è precompilata con la tariffa 2026 per trasferte con auto privata e resta modificabile per moto (€0.20) o una tariffa aziendale.
- Alloggio e spese accessorie con riferimenti ricevuta. Hotel, treno, parcheggi, pedaggi, rappresentanza — ogni riga con menu categoria e numero ricevuta, perché tutto in questa sezione richiede un Beleg.
- Intestazione, totali e firme. Viaggiatore, centro di costo, destinazione, finalità aziendale, inizio e fine viaggio con orari, tre subtotali, un totale finale e righe firma per dipendente e approvatore.
Per i viaggi esteri, inserisci manualmente nella colonna diaria la tariffa paese dalla tabella BMF — l’automazione nazionale non interferisce. La tabella completa 2026 per paese, e ogni regola sulle diarie nel dettaglio, è nella nostra guida al Verpflegungsmehraufwand 2026.
Esempio pratico: una trasferta nazionale di tre giorni
Usa questa verifica quando rivedi il primo foglio compilato. Un dipendente è in trasferta da lunedì a mercoledì, riceve colazione e pranzo dal datore di lavoro il martedì, percorre 240 km con un'auto privata e paga di tasca propria un conto dell'hotel di 160 €. Si presume che la trasferta soddisfi i requisiti previsti per i viaggi di lavoro, che il limite di tre mesi non sia stato raggiunto e che il datore di lavoro rimborsi questi importi ammissibili.
| Affermazione | Calcolo | Rimborso |
|---|
| Lunedì, arrivo | Indennità per il giorno di arrivo | 14,00 € |
| Martedì, intera giornata | 28 € − 5,60 € per la colazione − 11,20 € per il pranzo | 11,20 € |
| Mercoledì, partenza | Indennità per il giorno di partenza | 14,00 € |
| Chilometraggio con auto privata | 240 km × 0,30 € | 72,00 € |
| Hotel pagato dal dipendente | Costo effettivo, con ricevuta | 160,00 € |
| Totale | 39,20 € + 72 € + 160 € | 271,20 € |
Se l'azienda ha già pagato l'hotel, l'importo ancora dovuto al dipendente è 111,20 €, non 271,20 €. Conserva la ricevuta dell'hotel nella documentazione aziendale, ma non rimborsare la stessa spesa due volte. Se il dipendente ha utilizzato un'auto aziendale, non aggiungere il rimborso chilometrico per l'auto privata: la tassazione dell'auto aziendale e il carburante pagato dall'azienda sono separati da questa richiesta di rimborso.
Usa lo strumento giusto per ogni costo
| Importo da saldare | Prossimo passo |
|---|
| Trasferte aziendali pagate dal dipendente | Scarica il modulo Excel qui sopra e allega le ricevute dei costi effettivamente sostenuti. |
| La corretta indennità giornaliera per i pasti | Consulta la guida alle diarie in Germania con calcolatore dei giorni prima di inserire l’indennità. |
| Imposta sull’uso privato dell’auto aziendale | Usa il calcolatore delle imposte sulle auto aziendali in Germania. Includi i giorni annui in ufficio e i contributi del dipendente. La stima delle imposte non costituisce una richiesta di rimborso spese. |
| Carburante o ricarica a carico dell’azienda | Per i controlli sui pagamenti e l’abbinamento delle ricevute, valuta le carte carburante Rally ; escludi questi acquisti dal totale dei rimborsi ai dipendenti. |
I campi obbligatori (Pflichtangaben)
Nessuna legge prescrive un modulo di Reisekostenabrechnung, ma le regole fiscali ne dettano il contenuto. Per mantenere i rimborsi esentasse ai sensi del § 9 EStG, il documento deve mostrare:
- Chi ha viaggiato: nome e, nella pratica paghe, matricola e centro di costo.
- Perché: la finalità aziendale (Reisezweck) — "visita cliente, progetto X" è meglio di "riunione".
- Dove e quando esattamente: destinazione più inizio e fine del viaggio con orari. Le ore di assenza determinano €0, €14 e €28, quindi gli orari non sono facoltativi.
- I costi dettagliati: diarie (senza ricevute — sono importi forfettari), costi di trasporto, alloggio e spese accessorie con ricevute allegate.
- Pasti forniti: segnalati per giorno, perché riducono l’indennità.
- Firme o approvazione digitale del viaggiatore e dell’approvatore, con date.
Una registrazione incompleta non irrita solo il contabile: in una Lohnsteuer-Außenprüfung, i rimborsi senza documentazione adeguata vengono riclassificati come retribuzione, e il datore deve pagare l’imposta sulle paghe più interessi — la finestra di controllo copre quattro anni.
I valori 2026 dietro le formule
Il modello incorpora solo valori stabili per il 2026:
| Voce | Valore 2026 |
|---|
| Diaria, assenza oltre 8 ore / giorni di arrivo e partenza | €14 |
| Diaria, giornata piena di 24 ore | €28 |
| Riduzione: colazione fornita | €5.60 (20% di €28) |
| Riduzione: pranzo o cena forniti | €11.20 ciascuno (40% di €28) |
| Chilometraggio, auto privata | €0.30 per km percorso |
| Chilometraggio, moto o scooter | €0.20 per km percorso |
| Forfait pernottamento autista camion (sonno in cabina) | €9 per giorno di calendario |
Due limiti da segnalare ai dipendenti, perché nel 2026 uno di essi è cambiato:
- €0.30/km è la tariffa per trasferta, invariata. L’indennità per pendolari (Pendlerpauschale) è un’altra cosa — nel 2026 è salita a €0.38 per chilometro di distanza dal primo chilometro, ma si applica al tragitto casa-lavoro nella dichiarazione dei redditi, mai in una nota spese. Confondere le due è un errore classico in entrambi i sensi.
- Le diarie si fermano dopo tre mesi nella stessa sede esterna (Dreimonatsfrist), e i giorni sotto le 8 ore di assenza non danno diritto a nulla.
Scadenze, conservazione e registri digitali
Tre regole amministrative completano il quadro di conformità:
- Le scadenze di invio sono contrattuali. Il diritto fiscale non fissa una scadenza, ma contratti di lavoro e CCNL contengono spesso Ausschlussfristen di tre-sei mesi — dopo, la richiesta può decadere del tutto. Incoraggia l’invio mensile; le ricevute non invecchiano bene.
- La conservazione è di otto anni. Le note spese e le relative ricevute sono Buchungsbelege. Il Quarto Bureaucracy Relief Act ha ridotto la conservazione da dieci a otto anni (efficace per i documenti il cui vecchio termine non era scaduto all’inizio del 2025). I bilanci annuali restano a dieci.
- Il digitale va bene — si applica il GoBD. Registri Excel e PDF sono accettati se completi, immodificabili dopo l’archiviazione e leggibili per tutto il periodo. Le ricevute scansionate possono sostituire gli originali cartacei (ersetzendes Scannen) quando il processo è documentato in una Verfahrensdokumentation.
Errori comuni nelle note spese tedesche
Cosa trovano davvero revisori e team paghe:
- Riduzioni pasti dimenticate quando la tariffa hotel includeva la colazione — la riduzione si applica anche se il viaggiatore ha saltato il buffet.
- Orari mancanti nei giorni di inizio e fine, che rendono non verificabile la fascia diaria.
- Tariffa paese sbagliata nei giorni con attraversamento confine: il giorno di arrivo usa il paese raggiunto prima di mezzanotte; il giorno di rientro usa l’ultimo luogo di lavoro all’estero.
- Diarie pagate oltre il limite di tre mesi nello stesso sito.
- Logica Pendlerpauschale nelle trasferte — distanza di sola andata invece dei chilometri percorsi, o la tariffa pendolari 2026 di €0.38 invece di €0.30.
- Ricevute perse rimborsate senza documentazione sostitutiva — un Eigenbeleg con data, importo, finalità e motivo dell’assenza dell’originale è il ripiego accettato, non un’alzata di spalle.
Quando il foglio Excel non basta più
Un buon modello rende semplice la riga diaria — quella parte è davvero solo aritmetica sugli orari di viaggio. Ciò che non può risolvere è l’economia cartacea attorno alla trasferta: autisti che anticipano carburante e pedaggi, ricevute fotografate settimane dopo, finance che riconcilia a mano estratti carta e moduli, e IVA che si perde su ogni Beleg non conforme.
Per le flotte e i team sul campo, la leva più efficace consiste nel ridurre il lavoro di rendicontazione delle spese: fai passare carburante, ricariche, pedaggi e acquisti in viaggio attraverso carte aziendali con limiti per dipendente, così i dipendenti inviano ogni ricevuta su WhatsApp subito dopo il pagamento e l'esportazione per la contabilità viene preparata anziché digitata. Il carburante viene pagato con carte carburante al prezzo alla pompa, mentre ogni ricevuta della stazione di servizio viene inviata tramite WhatsApp e abbinata al relativo pagamento; il confronto delle carte carburante illustra i diversi tipi di carta se non hai ancora scelto. Per i conducenti che fanno rifornimento in Germania, la nostra guida Quando costa meno il carburante in Germania? analizza le fasce orarie e i tratti autostradali che modificano il costo al litro. La Reisekostenabrechnung include quindi solo ciò che le spetta davvero: le indennità giornaliere e il chilometraggio dell'auto privata.
Fonti
Questo articolo fornisce informazioni generali, non consulenza fiscale. Le tariffe sono fissate dalla legge tedesca e dal Ministero federale delle finanze e riviste ogni anno; verifica i dettagli per la tua situazione con il tuo Steuerberater.
