Ecco subito il download: il nostro modello Reisekostenabrechnung gratis per il 2026 è un modulo Excel che fa da solo la parte noiosa — il calcolo delle diarie. Scegli il tipo di giorno, indica quali pasti sono stati forniti e compare la Verpflegungspauschale corretta, incluse le riduzioni pasti. Il chilometraggio è calcolato a €0,30 per chilometro, alloggio e spese accessorie hanno una propria sezione con ricevute e i totali confluiscono in un unico importo di rimborso.
Scarica il modello Reisekostenabrechnung gratis (Excel) — nessun indirizzo e-mail richiesto.
Il modulo stesso è in tedesco — è un documento fiscale tedesco — e funziona in Excel, LibreOffice e Google Sheets. Qui sotto: cosa automatizza il modello, i campi obbligatori richiesti dal Finanzamt e i valori 2026 dietro le formule.
Cosa automatizza il modello
La maggior parte dei modelli gratuiti è una griglia di celle vuote. Questo incorpora le regole 2026:
- Diarie con riduzioni pasti automatiche. Per ogni giorno di viaggio selezioni il tipo di giornata — trasferta di un giorno oltre 8 ore, giorno di arrivo/partenza o giornata piena di 24 ore — e indichi se sono stati forniti colazione, pranzo o cena. Il foglio applica le tariffe nazionali di €14/€28 e sottrae €5.60 per colazione e €11.20 per pranzo o cena, senza mai scendere sotto zero. Queste riduzioni sono l’errore più comune sulle diarie, ed è proprio ciò che un revisore paghe ricalcola per primo.
- Chilometraggio a €0.30/km. Inserisci percorso e chilometri percorsi; la colonna tariffa è precompilata con la tariffa 2026 per trasferte con auto privata e resta modificabile per moto (€0.20) o una tariffa aziendale.
- Alloggio e spese accessorie con riferimenti ricevuta. Hotel, treno, parcheggi, pedaggi, rappresentanza — ogni riga con menu categoria e numero ricevuta, perché tutto in questa sezione richiede un Beleg.
- Intestazione, totali e firme. Viaggiatore, centro di costo, destinazione, finalità aziendale, inizio e fine viaggio con orari, tre subtotali, un totale finale e righe firma per dipendente e approvatore.
Per i viaggi esteri, inserisci manualmente nella colonna diaria la tariffa paese dalla tabella BMF — l’automazione nazionale non interferisce. La tabella completa 2026 per paese, e ogni regola sulle diarie nel dettaglio, è nella nostra guida al Verpflegungsmehraufwand 2026.
I campi obbligatori (Pflichtangaben)
Nessuna legge prescrive un modulo di Reisekostenabrechnung, ma le regole fiscali ne dettano il contenuto. Per mantenere i rimborsi esentasse ai sensi del § 9 EStG, il documento deve mostrare:
- Chi ha viaggiato: nome e, nella pratica paghe, matricola e centro di costo.
- Perché: la finalità aziendale (Reisezweck) — "visita cliente, progetto X" è meglio di "riunione".
- Dove e quando esattamente: destinazione più inizio e fine del viaggio con orari. Le ore di assenza determinano €0, €14 e €28, quindi gli orari non sono facoltativi.
- I costi dettagliati: diarie (senza ricevute — sono importi forfettari), costi di trasporto, alloggio e spese accessorie con ricevute allegate.
- Pasti forniti: segnalati per giorno, perché riducono l’indennità.
- Firme o approvazione digitale del viaggiatore e dell’approvatore, con date.
Una registrazione incompleta non irrita solo il contabile: in una Lohnsteuer-Außenprüfung, i rimborsi senza documentazione adeguata vengono riclassificati come retribuzione, e il datore deve pagare l’imposta sulle paghe più interessi — la finestra di controllo copre quattro anni.
I valori 2026 dietro le formule
Il modello incorpora solo valori stabili per il 2026:
| Voce | Valore 2026 |
|---|
| Diaria, assenza oltre 8 ore / giorni di arrivo e partenza | €14 |
| Diaria, giornata piena di 24 ore | €28 |
| Riduzione: colazione fornita | €5.60 (20% di €28) |
| Riduzione: pranzo o cena forniti | €11.20 ciascuno (40% di €28) |
| Chilometraggio, auto privata | €0.30 per km percorso |
| Chilometraggio, moto o scooter | €0.20 per km percorso |
| Forfait pernottamento autista camion (sonno in cabina) | €9 per giorno di calendario |
Due limiti da segnalare ai dipendenti, perché nel 2026 uno di essi è cambiato:
- €0.30/km è la tariffa per trasferta, invariata. L’indennità per pendolari (Pendlerpauschale) è un’altra cosa — nel 2026 è salita a €0.38 per chilometro di distanza dal primo chilometro, ma si applica al tragitto casa-lavoro nella dichiarazione dei redditi, mai in una nota spese. Confondere le due è un errore classico in entrambi i sensi.
- Le diarie si fermano dopo tre mesi nella stessa sede esterna (Dreimonatsfrist), e i giorni sotto le 8 ore di assenza non danno diritto a nulla.
Scadenze, conservazione e registri digitali
Tre regole amministrative completano il quadro di conformità:
- Le scadenze di invio sono contrattuali. Il diritto fiscale non fissa una scadenza, ma contratti di lavoro e CCNL contengono spesso Ausschlussfristen di tre-sei mesi — dopo, la richiesta può decadere del tutto. Incoraggia l’invio mensile; le ricevute non invecchiano bene.
- La conservazione è di otto anni. Le note spese e le relative ricevute sono Buchungsbelege. Il Quarto Bureaucracy Relief Act ha ridotto la conservazione da dieci a otto anni (efficace per i documenti il cui vecchio termine non era scaduto all’inizio del 2025). I bilanci annuali restano a dieci.
- Il digitale va bene — si applica il GoBD. Registri Excel e PDF sono accettati se completi, immodificabili dopo l’archiviazione e leggibili per tutto il periodo. Le ricevute scansionate possono sostituire gli originali cartacei (ersetzendes Scannen) quando il processo è documentato in una Verfahrensdokumentation.
Errori comuni nelle note spese tedesche
Cosa trovano davvero revisori e team paghe:
- Riduzioni pasti dimenticate quando la tariffa hotel includeva la colazione — la riduzione si applica anche se il viaggiatore ha saltato il buffet.
- Orari mancanti nei giorni di inizio e fine, che rendono non verificabile la fascia diaria.
- Tariffa paese sbagliata nei giorni con attraversamento confine: il giorno di arrivo usa il paese raggiunto prima di mezzanotte; il giorno di rientro usa l’ultimo luogo di lavoro all’estero.
- Diarie pagate oltre il limite di tre mesi nello stesso sito.
- Logica Pendlerpauschale nelle trasferte — distanza di sola andata invece dei chilometri percorsi, o la tariffa pendolari 2026 di €0.38 invece di €0.30.
- Ricevute perse rimborsate senza documentazione sostitutiva — un Eigenbeleg con data, importo, finalità e motivo dell’assenza dell’originale è il ripiego accettato, non un’alzata di spalle.
Quando il foglio Excel non basta più
Un buon modello rende semplice la riga diaria — quella parte è davvero solo aritmetica sugli orari di viaggio. Ciò che non può risolvere è l’economia cartacea attorno alla trasferta: autisti che anticipano carburante e pedaggi, ricevute fotografate settimane dopo, finance che riconcilia a mano estratti carta e moduli, e IVA che si perde su ogni Beleg non conforme.
Per flotte e team sul campo, la mossa a maggior impatto è ridurre la nota spese: instrada carburante, ricarica, pedaggi e acquisti su strada tramite carte aziendali con limiti per dipendente, così la ricevuta viene acquisita al pagamento e l’export contabile viene generato invece di essere digitato. La spesa carburante in particolare si consolida su carte carburante aziendali con una fattura unica e IVA per transazione. La Reisekostenabrechnung contiene così solo ciò che le appartiene davvero — diarie e chilometraggio con auto privata — e nient’altro.
Fonti
Questo articolo fornisce informazioni generali, non consulenza fiscale. Le tariffe sono fissate dalla legge tedesca e dal Ministero federale delle finanze e riviste ogni anno; verifica i dettagli per la tua situazione con il tuo Steuerberater.
