Her er downloadet med det samme: vores gratis Reisekostenabrechnung-skabelon til 2026 er en Excel-blanket, der selv klarer den irriterende del — diætregningen. Vælg dagtype, markér hvilke måltider der blev stillet til rådighed, og den korrekte Verpflegungspauschale vises, inkl. måltidsfradrag. Kilometer beregnes med €0,30 pr. kilometer, logi og småudgifter får deres egen kvitteringssektion, og totalerne summeres til ét refusionsbeløb.
Download den gratis Reisekostenabrechnung-skabelon (Excel) — ingen e-mailadresse kræves.
Selve formularen er på tysk — det er et tysk skattedokument — og virker i Excel, LibreOffice og Google Sheets. Nedenfor: hvad skabelonen automatiserer, de obligatoriske felter Finanzamt forventer, og 2026-tallene bag formlerne.
Hvad skabelonen automatiserer
De fleste gratis skabeloner er et gitter af tomme celler. Denne indbygger reglerne for 2026:
- Diæter med automatiske måltidsfradrag. For hver rejsedag vælger du dagstypen — endagsrejse over 8 timer, ankomst-/afrejsedag eller fuld 24-timers dag — og markerer, om morgenmad, frokost eller aftensmad blev stillet til rådighed. Arket anvender de indenlandske satser på €14/€28 og trækker €5.60 pr. morgenmad og €11.20 pr. frokost eller aftensmad fra, aldrig under nul. De fradrag er den mest almindelige diætfejl, og præcis det en lønrevisor først genberegner.
- Kilometergodtgørelse på €0.30/km. Indtast ruten og de kørte kilometer; satskolonnen er udfyldt med 2026-satsen for forretningsrejser i privat bil og kan stadig redigeres for motorcykler (€0.20) eller en intern sats.
- Logi og småudgifter med kvitteringsreferencer. Hotel, tog, parkering, vejafgifter, repræsentation — hver linje med kategoriliste og kvitteringsnummer, fordi alt i denne sektion kræver et Beleg.
- Header, totaler og signaturer. Rejsende, omkostningssted, destination, erhvervsformål, rejsestart og -slut med tider, tre delsummer, én samlet total og signaturlinjer for medarbejder og godkender.
Ved udenlandsrejser indtastes landesatsen fra BMF-tabellen manuelt i diætkolonnen — den indenlandske automatisering står ikke i vejen. Den fulde landeliste for 2026 og alle diætregler i detaljer findes i vores guide til Verpflegungsmehraufwand 2026.
De obligatoriske felter (Pflichtangaben)
Ingen lov foreskriver en formular til Reisekostenabrechnung, men skattereglerne bestemmer indholdet. For at holde refusioner skattefrie efter § 9 EStG skal registreringen vise:
- Hvem der rejste: navn og i lønpraksis personalenummer og omkostningssted.
- Hvorfor: erhvervsformålet (Reisezweck) — "kundebesøg, projekt X" er bedre end "møde".
- Hvor og præcis hvornår: destination plus rejsens start og slut med tider. Fraværstimer afgør mellem €0, €14 og €28, så tider er ikke valgfrie.
- De specificerede omkostninger: diæter (ingen kvitteringer kræves — de er standardsatser), transportomkostninger, logi og småudgifter med vedhæftede kvitteringer.
- Måltider stillet til rådighed: markeret pr. dag, fordi de reducerer godtgørelsen.
- Underskrifter eller digital godkendelse fra rejsende og godkender med datoer.
En ufuldstændig registrering irriterer ikke kun bogholderen: ved en Lohnsteuer-Außenprüfung omklassificeres refusioner uden korrekt dokumentation som løn, og arbejdsgiveren skylder lønskat plus renter — revisionsvinduet dækker fire år.
2026-tallene bag formlerne
Skabelonen hårdkoder kun tal, der er stabile for 2026:
| Post | 2026-værdi |
|---|
| Diæt, fravær over 8 timer / ankomst- og afrejsedage | €14 |
| Diæt, fuld 24-timers dag | €28 |
| Fradrag: stillet morgenmad til rådighed | €5.60 (20% af €28) |
| Fradrag: stillet frokost eller aftensmad til rådighed | €11.20 hver (40% af €28) |
| Kilometergodtgørelse, privat bil | €0.30 pr. kørt km |
| Kilometergodtgørelse, motorcykel eller scooter | €0.20 pr. kørt km |
| Fast overnatningssats for lastbilchauffør (søvn i kabine) | €9 pr. kalenderdag |
To grænser er værd at fremhæve for medarbejdere, fordi 2026 ændrede den ene:
- €0.30/km er satsen for forretningsrejser, uændret. Pendlergodtgørelsen (Pendlerpauschale) er noget andet — den steg til €0.38 pr. afstandskilometer fra første kilometer i 2026, men gælder ruten mellem hjem og arbejde i selvangivelsen, aldrig på en udgiftsrapport. At blande de to er en klassisk fejl i begge retninger.
- Diæter stopper efter tre måneder på samme eksterne arbejdssted (Dreimonatsfrist), og dage med under 8 timers fravær giver intet.
Frister, opbevaring og digitale registreringer
Tre administrative regler fuldender compliance-billedet:
- Indsendelsesfrister er kontraktuelle. Skatteloven sætter ingen frist, men ansættelseskontrakter og overenskomster indeholder ofte Ausschlussfristen på tre til seks måneder — derefter kan kravet helt bortfalde. Opfordr til månedlig indsendelse; kvitteringer ældes ikke godt.
- Opbevaring er otte år. Udgiftsrapporter og deres kvitteringer er Buchungsbelege. Den fjerde lov om bureaukratilempelse sænkede opbevaringen fra ti til otte år (gældende for poster, hvis gamle periode ikke var udløbet ved starten af 2025). Årsregnskaber forbliver ti år.
- Digitalt er fint — GoBD gælder. Excel- og PDF-poster accepteres, hvis de er komplette, uforanderlige efter arkivering og læsbare i hele perioden. Scannede kvitteringer kan erstatte papiroriginaler (ersetzendes Scannen), når processen er dokumenteret i en Verfahrensdokumentation.
Almindelige fejl i tyske udgiftsrapporter
Hvad revisorer og lønteams faktisk finder:
- Glemte måltidsfradrag når hotelprisen inkluderede morgenmad — fradraget gælder, selv hvis den rejsende sprang buffeten over.
- Manglende tider på start- og slutdage, så diætniveauet ikke kan verificeres.
- Forkert landesats på dage med grænsekrydsning: ankomstdagen bruger landet nået før midnat; hjemrejsedagen bruger sidste arbejdssted i udlandet.
- Diæter udbetalt efter tremånedersgrænsen på samme sted.
- Pendlerpauschale-logik på forretningsrejser — afstand én vej i stedet for kørte kilometer eller 2026's pendlersats på €0.38 i stedet for €0.30.
- Mistede kvitteringer refunderet uden erstatningsdokumentation — et Eigenbeleg med dato, beløb, formål og årsag til den manglende original er den accepterede fallback, ikke et skuldertræk.
Når regnearket ikke længere skalerer
En god skabelon gør diætlinjen smertefri — den del er reelt bare regning på rejsetider. Det, den ikke kan løse, er papirøkonomien omkring rejsen: chauffører lægger ud for brændstof og vejafgifter, kvitteringer fotograferes uger senere, økonomi afstemmer kortudtog mod formularer manuelt, og moms siver ud fra hvert ikke-kompatibelt Beleg.
For flåder og feltteams er det mere effektive greb at få udgiftsrapporten til at fylde mindre: styr brændstof, opladning, vejafgifter og køb på farten via firmakort med grænser pr. medarbejder, så kvitteringen registreres ved betaling, og regnskabseksporten genereres i stedet for at blive tastet. Brændstofudgifter samles specifikt på brændstofkort til virksomheder med én faktura og moms pr. transaktion. Reisekostenabrechnung bærer så kun det, der reelt hører hjemme der — diæter og kilometergodtgørelse i privat bil — og intet andet.
Kilder
Denne artikel er generel information, ikke skatterådgivning. Satser fastsættes af tysk lov og det føderale finansministerium og gennemgås årligt; bekræft detaljerne for jeres situation med jeres Steuerberater.
