Tukaj je prenos takoj na začetku: naša brezplačna predloga Reisekostenabrechnung za 2026 je Excel obrazec, ki sam opravi nadležni del — računanje dnevnic. Izberite vrsto dneva, označite, kateri obroki so bili zagotovljeni, in prikaže se pravilna Verpflegungspauschale, vključno z odbitki za obroke. Kilometrina se izračuna po 0,30 € na kilometer, prenočišče in dodatni stroški imajo svoj razdelek z računi, seštevki pa dajo en znesek povračila.
Prenesite brezplačno predlogo Reisekostenabrechnung (Excel) — e-poštni naslov ni potreben.
Sam obrazec je v nemščini — gre za nemški davčni dokument — in deluje v Excelu, LibreOffice in Google Sheets. Spodaj: kaj predloga avtomatizira, katera obvezna polja pričakuje Finanzamt in katere številke za 2026 stojijo za formulami.
Kaj predloga avtomatizira
Večina brezplačnih predlog je mreža praznih celic. Ta vključuje pravila za 2026:
- Dnevnice s samodejnimi odbitki za obroke. Za vsak dan poti izberete vrsto dneva — enodnevna pot nad 8 ur, dan prihoda/odhoda ali poln 24-urni dan — in označite, ali so bili zagotovljeni zajtrk, kosilo ali večerja. List uporabi domači stopnji 14 € / 28 € in odšteje 5,60 € za zajtrk ter 11,20 € za kosilo ali večerjo, nikoli pod ničlo. Ti odbitki so najpogostejša napaka pri dnevnicah in prav to revizor obračuna plač najprej preračuna.
- Kilometrina po 0,30 €/km. Vnesite relacijo in prevožene kilometre; stolpec s stopnjo je predizpolnjen s stopnjo za službene poti z zasebnim avtomobilom za 2026 in ostaja urejiv za motorje (0,20 €) ali interno stopnjo.
- Prenočišča in drugi stroški s sklici na račune. Hotel, vlak, parkiranje, cestnine, reprezentanca — vsaka vrstica s spustnim seznamom kategorij in številko računa, ker vse v tem razdelku potrebuje Beleg.
- Glava, seštevki in podpisi. Potnik, stroškovno mesto, destinacija, poslovni namen, začetek in konec poti z urami, trije vmesni seštevki, en skupni seštevek ter vrstice za podpis zaposlenega in odobritelja.
Za poti v tujino v stolpec za dnevnice ročno vnesite državno stopnjo iz tabele BMF — domača avtomatizacija ne ovira dela. Celotna tabela držav za 2026 in vsa pravila za dnevnice so podrobno v našem vodniku za Verpflegungsmehraufwand 2026.
Obvezna polja (Pflichtangaben)
Noben zakon ne predpisuje obrazca Reisekostenabrechnung, vendar davčna pravila določajo njegovo vsebino. Da povračila ostanejo neobdavčena po § 9 EStG, mora evidenca pokazati:
- Kdo je potoval: ime ter v praksi obračuna plač kadrovska številka in stroškovno mesto.
- Zakaj: poslovni namen (Reisezweck) — »obisk stranke, projekt X« je boljše kot »sestanek«.
- Kam in točno kdaj: destinacija ter začetek in konec poti z urami. Ure odsotnosti določajo med 0 €, 14 € in 28 €, zato ure niso izbirne.
- Razčlenjeni stroški: dnevnice (računi niso potrebni — gre za pavšale), prevozni stroški, prenočišča in drugi stroški s priloženimi računi.
- Zagotovljeni obroki: označeni po dnevih, ker znižujejo nadomestilo.
- Podpisi ali digitalna odobritev potnika in odobritelja z datumi.
Nepopolna evidenca ne moti le knjigovodje: pri Lohnsteuer-Außenprüfung se povračila brez ustrezne dokumentacije prekvalificirajo v plačo, delodajalec pa dolguje davek na plače in obresti — revizijsko obdobje zajema štiri leta.
Podatki za 2026 za formulami
Predloga trdo vpiše le podatke, ki so za 2026 stabilni:
| Postavka | Vrednost 2026 |
|---|
| Dnevnica, odsotnost nad 8 ur / dnevi prihoda in odhoda | 14 € |
| Dnevnica, poln 24-urni dan | 28 € |
| Odbitek: zagotovljen zajtrk | 5,60 € (20 % od 28 €) |
| Odbitek: zagotovljeno kosilo ali večerja | 11,20 € vsak (40 % od 28 €) |
| Kilometrina, zasebni avto | 0,30 € na prevoženi km |
| Kilometrina, motor ali skuter | 0,20 € na prevoženi km |
| Pavšal za nočitev voznika tovornjaka (spanje v kabini) | 9 € na koledarski dan |
Dve meji, na kateri je vredno opozoriti zaposlene, ker se je ena v 2026 spremenila:
- 0,30 €/km je stopnja za službeno pot, nespremenjena. Nadomestilo za vožnjo na delo (Pendlerpauschale) je nekaj drugega — v 2026 se je zvišalo na 0,38 € na kilometrsko razdaljo od prvega kilometra, vendar velja za pot dom–delo v dohodninski napovedi, nikoli na stroškovnem poročilu. Mešanje obeh je klasična napaka v obe smeri.
- Dnevnice se po treh mesecih ustavijo na isti zunanji lokaciji (Dreimonatsfrist), dnevi z manj kot 8 urami odsotnosti pa ne prinesejo ničesar.
Roki, hramba in digitalne evidence
Tri administrativna pravila dopolnjujejo sliko skladnosti:
- Roki za oddajo so pogodbeni. Davčna zakonodaja ne določa roka, vendar pogodbe o zaposlitvi in kolektivne pogodbe pogosto vsebujejo Ausschlussfristen od treh do šestih mesecev — po tem lahko zahtevek v celoti ugasne. Spodbujajte mesečno oddajo; računi se ne starajo dobro.
- Hramba je osem let. Stroškovna poročila in njihovi računi so Buchungsbelege. Četrti zakon za razbremenitev birokracije je hrambo skrajšal z desetih na osem let (velja za evidence, katerih stari rok na začetku 2025 še ni potekel). Letna poročila ostajajo deset let.
- Digitalno je v redu — velja GoBD. Evidence v Excelu in PDF so sprejete, če so popolne, po vložitvi nespremenljive in čitljive celotno obdobje. Skenirani računi lahko nadomestijo papirne izvirnike (ersetzendes Scannen), če je postopek dokumentiran v Verfahrensdokumentation.
Pogoste napake v nemških stroškovnih poročilih
Kaj revizorji in ekipe za obračun plač dejansko najdejo:
- Pozabljeni odbitki za obroke, ko je hotelska cena vključevala zajtrk — odbitek velja, tudi če je potnik preskočil bife.
- Manjkajoče ure na začetnih in končnih dneh, zaradi česar ravni dnevnice ni mogoče preveriti.
- Napačna državna stopnja na dneh prečkanja meje: za dan prihoda velja država, dosežena pred polnočjo; za dan vrnitve zadnji kraj dela v tujini.
- Dnevnice izplačane po trimesečni meji na isti lokaciji.
- Logika Pendlerpauschale na službenih poteh — enosmerna razdalja namesto prevoženih kilometrov ali stopnja za vožnjo na delo 0,38 € iz 2026 namesto 0,30 €.
- Izgubljeni računi povrnjeni brez nadomestne dokumentacije — sprejemljiv nadomestek je Eigenbeleg z datumom, zneskom, namenom in razlogom za manjkajoči izvirnik, ne skomig.
Ko preglednica ne zadošča več
Dobra predloga poenostavi vrstico za dnevnice — ta del je res samo računanje iz časov poti. Ne more pa odpraviti papirnatega gospodarstva okoli poti: vozniki zalagajo gorivo in cestnine, račune fotografirajo tedne pozneje, finance ročno usklajujejo izpiske kartic z obrazci, DDV pa odteka pri vsakem neskladnem Belegu.
Za vozne parke in terenske ekipe je učinkovitejša poteza zmanjšati stroškovno poročilo: gorivo, polnjenje, cestnine in nakupe na poti usmerite prek službenih kartic z omejitvami po zaposlenem, da se račun zajame ob plačilu in se računovodski izvoz ustvari namesto tipka. Stroški goriva se posebej združijo na kartice za gorivo za podjetja z enim računom in DDV po transakciji. Reisekostenabrechnung nato vsebuje le tisto, kar tja res sodi — dnevnice in kilometrino z zasebnim avtomobilom — in nič drugega.
Viri
Ta članek vsebuje splošne informacije, ne davčnega svetovanja. Stopnje določa nemška zakonodaja in Zvezno ministrstvo za finance ter se letno pregledujejo; podrobnosti za svoj primer preverite pri svojem Steuerberaterju.
