Aquí tiene la descarga por adelantado: nuestra plantilla Reisekostenabrechnung gratis para 2026 es un formulario Excel que hace sola la parte molesta: el cálculo de dietas. Elija el tipo de día, marque qué comidas se proporcionaron y aparecerá la Verpflegungspauschale correcta, incluidas las reducciones por comidas. El kilometraje se calcula a 0,30 € por kilómetro, el alojamiento y los gastos menores tienen su propia sección con recibos y los totales se suman en una sola cifra de reembolso.
Descargar la plantilla Reisekostenabrechnung gratis (Excel) — sin e-mail obligatorio.
El formulario está en alemán — es un documento fiscal alemán — y funciona en Excel, LibreOffice y Google Sheets. A continuación: qué automatiza la plantilla, los campos obligatorios que espera el Finanzamt y las cifras de 2026 detrás de las fórmulas.
Qué automatiza la plantilla
La mayoría de las plantillas gratis son una cuadrícula de celdas vacías. Esta incorpora las reglas de 2026:
- Dietas con reducciones automáticas por comidas. Para cada día de viaje eliges el tipo de día — viaje de un día de más de 8 horas, día de llegada/salida o día completo de 24 horas — e indicas si se proporcionó desayuno, comida o cena. La hoja aplica las tarifas nacionales de 14 €/28 € y resta 5,60 € por desayuno y 11,20 € por comida o cena, sin bajar nunca de cero. Esas reducciones son el error más común en dietas, y son justo lo primero que recalcula un auditor de nómina.
- Kilometraje a 0,30 €/km. Introduce la ruta y los kilómetros recorridos; la columna de tarifa viene precargada con la tarifa 2026 para viajes de trabajo en coche privado y sigue siendo editable para motos (0,20 €) o una tarifa interna.
- Alojamiento y gastos varios con referencias de recibo. Hotel, tren, aparcamiento, peajes, representación: cada línea con un desplegable de categoría y un número de recibo, porque todo en esta sección necesita un Beleg.
- Cabecera, totales y firmas. Viajero, centro de coste, destino, motivo empresarial, inicio y fin del viaje con horas, tres subtotales, un total general y líneas de firma para empleado y aprobador.
Para viajes al extranjero, introduce manualmente en la columna de dietas la tarifa del país según la tabla del BMF; la automatización nacional no estorba. La tabla completa de países de 2026 y cada regla de dietas en detalle están en nuestra guía sobre Verpflegungsmehraufwand 2026.
Campos obligatorios (Pflichtangaben)
Ninguna ley prescribe un formulario de Reisekostenabrechnung, pero las normas fiscales sí dictan su contenido. Para mantener los reembolsos exentos según el § 9 EStG, el registro debe mostrar:
- Quién viajó: nombre y, en la práctica de nómina, número de personal y centro de coste.
- Por qué: el motivo empresarial (Reisezweck) — "visita a cliente, proyecto X" es mejor que "reunión".
- Dónde y exactamente cuándo: destino más inicio y fin del viaje con horas. Las horas de ausencia deciden entre 0 €, 14 € y 28 €, así que las horas no son opcionales.
- Los costes desglosados: dietas (sin recibos, porque son importes fijos), costes de transporte, alojamiento y gastos varios con recibos adjuntos.
- Comidas proporcionadas: marcadas por día, porque reducen la asignación.
- Firmas o aprobación digital del viajero y del aprobador, con fechas.
Un registro incompleto no solo molesta al contable: en una Lohnsteuer-Außenprüfung, los reembolsos sin documentación adecuada se reclasifican como salarios, y el empleador debe el impuesto de nómina más intereses; la ventana de auditoría cubre cuatro años.
Las cifras de 2026 detrás de las fórmulas
La plantilla fija solo cifras estables para 2026:
| Concepto | Valor 2026 |
|---|
| Dieta, ausencia de más de 8 horas / días de llegada y salida | 14 € |
| Dieta, día completo de 24 horas | 28 € |
| Reducción: desayuno incluido | 5,60 € (20% de 28 €) |
| Reducción: comida o cena incluidas | 11,20 € cada una (40% de 28 €) |
| Kilometraje, coche privado | 0,30 € por km recorrido |
| Kilometraje, moto o scooter | 0,20 € por km recorrido |
| Tarifa fija nocturna para camioneros (dormir en cabina) | 9 € por día natural |
Dos límites que conviene señalar a los empleados, porque en 2026 cambió uno de ellos:
- 0,30 €/km es la tarifa de viaje de trabajo, sin cambios. La ayuda al desplazamiento al trabajo (Pendlerpauschale) es otra cosa: subió a 0,38 € por kilómetro de distancia desde el primer kilómetro en 2026, pero se aplica a la ruta casa-trabajo en la declaración del IRPF, nunca en un parte de gastos. Mezclar ambas es un error clásico en ambos sentidos.
- Las dietas se detienen tras tres meses en el mismo lugar externo (Dreimonatsfrist), y los días con menos de 8 horas de ausencia no pagan nada.
Plazos, conservación y registros digitales
Tres reglas administrativas completan el panorama de cumplimiento:
- Los plazos de envío son contractuales. La ley fiscal no fija un plazo, pero los contratos laborales y convenios suelen incluir Ausschlussfristen de tres a seis meses; después, la reclamación puede caducar por completo. Fomenta el envío mensual; los recibos no envejecen bien.
- La conservación es de ocho años. Los partes de gastos y sus recibos son Buchungsbelege. La Cuarta Ley de Alivio Burocrático redujo su conservación de diez a ocho años (vigente para registros cuyo plazo anterior no hubiera vencido al inicio de 2025). Las cuentas anuales siguen en diez.
- Lo digital vale: se aplica GoBD. Los registros en Excel y PDF se aceptan si están completos, no pueden modificarse una vez archivados y siguen legibles durante todo el periodo. Los recibos escaneados pueden sustituir a los originales en papel (ersetzendes Scannen) cuando el proceso está documentado en una Verfahrensdokumentation.
Errores comunes en los partes de gastos alemanes
Lo que realmente encuentran auditores y equipos de nómina:
- Reducciones de comidas olvidadas cuando la tarifa del hotel incluía desayuno: la reducción se aplica aunque el viajero no tocara el bufé.
- Faltan horas en los días de inicio y fin, lo que hace imposible verificar el tramo de dieta.
- La tarifa de país equivocada en días con cruce de frontera: el día de llegada usa el país alcanzado antes de medianoche; el de regreso usa el último lugar de trabajo en el extranjero.
- Dietas pagadas más allá del límite de tres meses en el mismo lugar.
- Lógica de Pendlerpauschale en viajes de trabajo — distancia de ida en vez de kilómetros recorridos, o la tarifa de desplazamiento de 0,38 € de 2026 en vez de 0,30 €.
- Recibos perdidos reembolsados sin documentación sustitutiva — un Eigenbeleg con fecha, importe, motivo y razón de la falta del original es la alternativa aceptada, no encogerse de hombros.
Cuando la hoja de cálculo deja de escalar
Una buena plantilla facilita la línea de dietas: esa parte sí es solo aritmética sobre los tiempos del viaje. Lo que no puede arreglar es la economía en papel alrededor del viaje: conductores adelantando combustible y peajes, recibos fotografiados semanas después, finanzas conciliando extractos de tarjetas con formularios a mano y el IVA perdiéndose en cada Beleg no conforme.
Para flotas y equipos de campo, la jugada de mayor impacto es hacer que el parte de gastos se reduzca: canaliza combustible, recarga, peajes y compras en ruta mediante tarjetas de empresa con límites por empleado, para que el recibo se capture en el punto de pago y se genere la exportación contable en vez de teclearse. El gasto en combustible, en concreto, se consolida en tarjetas de combustible con una sola factura y IVA por transacción. La Reisekostenabrechnung queda así para lo que realmente le corresponde — dietas y kilometraje en coche privado — y nada más.
Fuentes
Este artículo ofrece información general, no asesoramiento fiscal. Las tarifas las fijan la ley alemana y el Ministerio Federal de Finanzas y se revisan cada año; verifica los detalles de tu caso con tu Steuerberater.
