Aquí tiene la descarga por adelantado: nuestra plantilla Reisekostenabrechnung gratis para 2026 es un formulario Excel que hace sola la parte molesta: el cálculo de dietas. Elija el tipo de día, marque qué comidas se proporcionaron y aparecerá la Verpflegungspauschale correcta, incluidas las reducciones por comidas. El kilometraje se calcula a 0,30 € por kilómetro, el alojamiento y los gastos menores tienen su propia sección con recibos y los totales se suman en una sola cifra de reembolso.
Descargar la plantilla Reisekostenabrechnung gratis (Excel) — sin e-mail obligatorio.
El formulario está en alemán — es un documento fiscal alemán — y funciona en Excel, LibreOffice y Google Sheets. A continuación: qué automatiza la plantilla, los campos obligatorios que exige el Finanzamt y las cifras de 2026 en las que se basan las fórmulas. Si solo necesitas los tipos, consulta la guía sobre Verpflegungsmehraufwand de 2026: incluye las tablas nacionales y extranjeras completas y una calculadora día a día.
Para un formulario empresarial general sin tarifas específicas por país, utiliza nuestra plantilla de informe de gastos, con campos para la moneda original y la liquidación.
Qué automatiza la plantilla
La mayoría de las plantillas gratis son una cuadrícula de celdas vacías. Esta incorpora las reglas de 2026:
- Dietas con reducciones automáticas por comidas. Para cada día de viaje eliges el tipo de día — viaje de un día de más de 8 horas, día de llegada/salida o día completo de 24 horas — e indicas si se proporcionó desayuno, comida o cena. La hoja aplica las tarifas nacionales de 14 €/28 € y resta 5,60 € por desayuno y 11,20 € por comida o cena, sin bajar nunca de cero. Esas reducciones son el error más común en dietas, y son justo lo primero que recalcula un auditor de nómina.
- Kilometraje a 0,30 €/km. Introduce la ruta y los kilómetros recorridos; la columna de tarifa viene precargada con la tarifa 2026 para viajes de trabajo en coche privado y sigue siendo editable para motos (0,20 €) o una tarifa interna.
- Alojamiento y gastos varios con referencias de recibo. Hotel, tren, aparcamiento, peajes, representación: cada línea con un desplegable de categoría y un número de recibo, porque todo en esta sección necesita un Beleg.
- Cabecera, totales y firmas. Viajero, centro de coste, destino, motivo empresarial, inicio y fin del viaje con horas, tres subtotales, un total general y líneas de firma para empleado y aprobador.
Para viajes al extranjero, introduce manualmente en la columna de dietas la tarifa del país según la tabla del BMF; la automatización nacional no estorba. La tabla completa de países de 2026 y cada regla de dietas en detalle están en nuestra guía sobre Verpflegungsmehraufwand 2026.
Ejemplo práctico: un viaje nacional de tres días
Utiliza este ejemplo para comprobar la primera hoja que completes. Un empleado viaja de lunes a miércoles, recibe desayuno y comida a cargo de la empresa el martes, recorre 240 km en un coche particular y paga de su bolsillo una factura de hotel de 160 €. Supongamos que el viaje cumple los requisitos de los viajes de trabajo, que no se ha alcanzado el límite de tres meses y que la empresa reembolsa estos importes admisibles.
| Reclamación | Cálculo | Reembolso |
|---|
| Lunes, llegada | Dieta del día de llegada | 14,00 € |
| Martes, día completo | 28 € − 5,60 € (desayuno) − 11,20 € (comida) | 11,20 € |
| Miércoles, salida | Dieta del día de salida | 14,00 € |
| Kilometraje en coche particular | 240 km × 0,30 € | 72,00 € |
| Hotel pagado por el empleado | Coste real, con recibo | 160,00 € |
| Total | 39,20 € + 72 € + 160 € | 271,20 € |
Si la empresa ya pagó el hotel, el importe pendiente de reembolsar al empleado es de 111,20 €, no de 271,20 €. Conserva el recibo del hotel en los registros de la empresa, pero no lo reembolses dos veces. Si el empleado utilizó un coche de empresa, no añadas la compensación por kilometraje en vehículo particular: la fiscalidad del coche de empresa y el combustible pagado por la empresa son cuestiones independientes de esta solicitud de reembolso.
Usa la herramienta adecuada para cada gasto
| Lo que debes liquidar | Siguiente paso |
|---|
| Viaje de empresa pagado por el empleado | Descarga el formulario de Excel de arriba y adjunta los justificantes de los gastos reales. |
| La dieta diaria por manutención correcta | Utiliza la guía de dietas y calculadora de días para Alemania antes de introducir el importe de la dieta. |
| Impuesto sobre el uso privado de un coche de empresa | Utiliza la calculadora de impuestos sobre coches de empresa en Alemania. Tiene en cuenta los días de trabajo en la oficina al año y las aportaciones del empleado. Su estimación fiscal no constituye una solicitud de reembolso de gastos. |
| Combustible o recarga a cargo de la empresa | Para conocer los controles de pago y el cotejo de recibos, consulta las tarjetas de combustible de Rally ; no incluyas estas compras en el total de reembolsos a empleados. |
Campos obligatorios (Pflichtangaben)
Ninguna ley prescribe un formulario de Reisekostenabrechnung, pero las normas fiscales sí dictan su contenido. Para mantener los reembolsos exentos según el § 9 EStG, el registro debe mostrar:
- Quién viajó: nombre y, en la práctica de nómina, número de personal y centro de coste.
- Por qué: el motivo empresarial (Reisezweck) — "visita a cliente, proyecto X" es mejor que "reunión".
- Dónde y exactamente cuándo: destino más inicio y fin del viaje con horas. Las horas de ausencia deciden entre 0 €, 14 € y 28 €, así que las horas no son opcionales.
- Los costes desglosados: dietas (sin recibos, porque son importes fijos), costes de transporte, alojamiento y gastos varios con recibos adjuntos.
- Comidas proporcionadas: marcadas por día, porque reducen la asignación.
- Firmas o aprobación digital del viajero y del aprobador, con fechas.
Un registro incompleto no solo molesta al contable: en una Lohnsteuer-Außenprüfung, los reembolsos sin documentación adecuada se reclasifican como salarios, y el empleador debe el impuesto de nómina más intereses; la ventana de auditoría cubre cuatro años.
Las cifras de 2026 detrás de las fórmulas
La plantilla fija solo cifras estables para 2026:
| Concepto | Valor 2026 |
|---|
| Dieta, ausencia de más de 8 horas / días de llegada y salida | 14 € |
| Dieta, día completo de 24 horas | 28 € |
| Reducción: desayuno incluido | 5,60 € (20% de 28 €) |
| Reducción: comida o cena incluidas | 11,20 € cada una (40% de 28 €) |
| Kilometraje, coche privado | 0,30 € por km recorrido |
| Kilometraje, moto o scooter | 0,20 € por km recorrido |
| Tarifa fija nocturna para camioneros (dormir en cabina) | 9 € por día natural |
Dos límites que conviene señalar a los empleados, porque en 2026 cambió uno de ellos:
- 0,30 €/km es la tarifa de viaje de trabajo, sin cambios. La ayuda al desplazamiento al trabajo (Pendlerpauschale) es otra cosa: subió a 0,38 € por kilómetro de distancia desde el primer kilómetro en 2026, pero se aplica a la ruta casa-trabajo en la declaración del IRPF, nunca en un parte de gastos. Mezclar ambas es un error clásico en ambos sentidos.
- Las dietas se detienen tras tres meses en el mismo lugar externo (Dreimonatsfrist), y los días con menos de 8 horas de ausencia no pagan nada.
Plazos, conservación y registros digitales
Tres reglas administrativas completan el panorama de cumplimiento:
- Los plazos de envío son contractuales. La ley fiscal no fija un plazo, pero los contratos laborales y convenios suelen incluir Ausschlussfristen de tres a seis meses; después, la reclamación puede caducar por completo. Fomenta el envío mensual; los recibos no envejecen bien.
- La conservación es de ocho años. Los partes de gastos y sus recibos son Buchungsbelege. La Cuarta Ley de Alivio Burocrático redujo su conservación de diez a ocho años (vigente para registros cuyo plazo anterior no hubiera vencido al inicio de 2025). Las cuentas anuales siguen en diez.
- Lo digital vale: se aplica GoBD. Los registros en Excel y PDF se aceptan si están completos, no pueden modificarse una vez archivados y siguen legibles durante todo el periodo. Los recibos escaneados pueden sustituir a los originales en papel (ersetzendes Scannen) cuando el proceso está documentado en una Verfahrensdokumentation.
Errores comunes en los partes de gastos alemanes
Lo que realmente encuentran auditores y equipos de nómina:
- Reducciones de comidas olvidadas cuando la tarifa del hotel incluía desayuno: la reducción se aplica aunque el viajero no tocara el bufé.
- Faltan horas en los días de inicio y fin, lo que hace imposible verificar el tramo de dieta.
- La tarifa de país equivocada en días con cruce de frontera: el día de llegada usa el país alcanzado antes de medianoche; el de regreso usa el último lugar de trabajo en el extranjero.
- Dietas pagadas más allá del límite de tres meses en el mismo lugar.
- Lógica de Pendlerpauschale en viajes de trabajo — distancia de ida en vez de kilómetros recorridos, o la tarifa de desplazamiento de 0,38 € de 2026 en vez de 0,30 €.
- Recibos perdidos reembolsados sin documentación sustitutiva — un Eigenbeleg con fecha, importe, motivo y razón de la falta del original es la alternativa aceptada, no encogerse de hombros.
Cuando la hoja de cálculo deja de escalar
Una buena plantilla facilita la línea de dietas: esa parte sí es solo aritmética sobre los tiempos del viaje. Lo que no puede arreglar es la economía en papel alrededor del viaje: conductores adelantando combustible y peajes, recibos fotografiados semanas después, finanzas conciliando extractos de tarjetas con formularios a mano y el IVA perdiéndose en cada Beleg no conforme.
Para las flotas y los equipos de campo, la medida de mayor impacto es reducir el trabajo del informe de gastos: gestionar el combustible, la carga, los peajes y las compras en ruta mediante tarjetas corporativas con límites por empleado, para que los empleados envíen cada recibo por WhatsApp justo después de pagar y el archivo para contabilidad se prepare automáticamente, en lugar de introducirlo a mano. El combustible se paga con tarjetas de combustible al precio del surtidor; cada recibo de la estación se envía por WhatsApp y se concilia con su pago. Si aún estás eligiendo una, la comparativa de tarjetas de combustible explica los tipos de tarjeta. Para los conductores que repostan en Alemania, nuestra guía ¿Cuándo es más barato repostar en Alemania? analiza las franjas horarias y los patrones de las autopistas que cambian el coste por litro. La Reisekostenabrechnung incluye después lo que realmente corresponde —dietas y kilometraje del vehículo particular— y nada más.
Fuentes
Este artículo ofrece información general, no asesoramiento fiscal. Las tarifas las fijan la ley alemana y el Ministerio Federal de Finanzas y se revisan cada año; verifica los detalles de tu caso con tu Steuerberater.
