Nick Telecki es el director ejecutivo de Rally y escribe sobre la gestión de gastos con IA, las tarjetas corporativas, el gasto en combustible y las operaciones empresariales transfronterizas.
No vuelvas a gestionar tus gastos
El agente AutoMatch de Rally se encarga de todo por ti
Una política de gastos debería ayudar a una persona a realizar una compra correctamente y a saber qué hacer después. Necesita responsables claramente definidos, instrucciones realistas y un procedimiento para las excepciones que funcione cuando no se pueda seguir el proceso habitual.
Abrir la plantilla gratuita de política de gastos. Este documento de trabajo en inglés incluye secciones editables para tus propias normas. Sustituye las indicaciones, haz que los responsables correspondientes lo revisen y, después, imprímelo o guárdalo como PDF para distribuirlo. Es un documento de partida, no una política de empresa aprobada.
Una política útil responde a cinco preguntas: ¿qué puedo comprar, cómo debo pagar, qué justificantes necesito, quién lo revisa y cuándo se reembolsará un pago personal?
Utiliza la plantilla para nombrar a las entidades jurídicas y las personas incluidas. Establece una fecha de entrada en vigor y un responsable de la política. En una empresa unipersonal, puede ser el propietario quien trabaje con un contable. Una empresa en crecimiento puede necesitar responsables financieros locales y aprobadores delegados.
Describe las categorías relevantes para la empresa, como viajes, comidas, suministros, software, combustible, recarga y aparcamiento. Introduce tus propios límites, divisas y requisitos de aprobación. Explica si el límite se aplica por transacción, día, persona o viaje.
Deja claro quién puede aprobar una excepción y qué deben hacer los empleados si esa persona no está disponible. Decide cómo se revisan los propios gastos de un aprobador. Evita que un empleado nuevo tenga que adivinar qué mensaje o documento se considera una aprobación.
Establece cuándo deben usar los empleados un método de pago de la empresa y cuándo pueden pagar personalmente. Describe cómo obtener acceso, solicitar un presupuesto o informar de un problema. Para las tarjetas de combustible prepago, asigna a alguien que gestione el saldo disponible y los permisos de gasto.
Para los gastos pagados por los empleados, define la fecha límite de presentación, el proceso de revisión y el calendario de reembolsos. Explica cómo se registran los anticipos y los pagos anteriores para que no se pague dos veces el mismo gasto. La plantilla de informe de gastos ofrece un formato de presentación coherente.
Indica a las personas dónde enviar los recibos y qué contexto deben añadir: finalidad empresarial, proyecto o entidad, y cualquier información que el recibo no pueda proporcionar. En el caso de comidas de empresa, incluye los asistentes y las organizaciones. Si un documento no está claro, solicita una copia mejor mientras el empleado aún pueda obtenerla.
Describe el proceso para los recibos que faltan: solicita un duplicado, registra las pruebas disponibles, completa una declaración y envíala al revisor designado. La política no debe prometer que se aceptará toda declaración.
Conserva el importe de la compra y la moneda original. Especifica la fuente autorizada para el importe del informe o el tipo de conversión, y explica cómo deben registrarse las comisiones, las propinas y los reembolsos. Indica quién se encarga de las cuestiones específicas de cada país relacionadas con las facturas y la contabilidad.
Utilice un proceso común de presentación, con normas locales cuando sea necesario. La aprobación conforme a la política de la empresa no determina la deducibilidad ni la recuperación del IVA. La guía de gastos transfronterizos proporciona una lista de comprobación operativa para la transferencia entre el empleado y el departamento financiero.
Define qué tareas relacionadas con los gastos espera el equipo que gestione un agente y qué decisiones requieren la intervención de una persona. Los empleados deben saber dónde corregir un recibo, añadir contexto o señalar una correspondencia incorrecta. El equipo financiero debe saber quién revisa las excepciones y autoriza el traspaso a contabilidad.
Rally combina un agente de WhatsApp para el flujo de gastos de los empleados con un agente de plataforma para el trabajo dentro de la plataforma. AutoMatch conecta los recibos con las transacciones. Integra estos pasos en la política junto con la revisión humana y los formatos contables compatibles.
Antes de publicar, repasa una compra habitual, un recibo que falta, un pago en el extranjero y una excepción urgente. Comprueba si una persona recién incorporada puede completar cada caso utilizando únicamente la política. Resuelve los límites contradictorios y sustituye todas las indicaciones de la plantilla.
Tras la implementación, revisa las preguntas y excepciones recurrentes. Actualiza la política cuando cambien las entidades, los métodos de pago, los procesos contables o las responsabilidades. Una política breve que la gente pueda seguir es una base útil para la gestión de gastos en toda la empresa.
Formulario gratuito e imprimible para comidas de empresa: registra asistentes, finalidad, recibos, pagos y la aprobación de la empresa.
Descarga gratis un informe de gastos en varias divisas, con referencias de recibos, aprobaciones y totales de reembolso.
Declaración gratuita de recibo extraviado para registrar los detalles del gasto, la prueba de pago y la aprobación del revisor.
