Kulupoliitika peaks aitama teha ostu korrektselt ja teadma, mida järgmisena teha. Sellel peavad olema selgelt määratud vastutajad, realistlikud juhised ja erandite käsitlemise võimalus juhuks, kui tavapärane protsess ei toimi.
Avatasuta kulupoliitika mall. See ingliskeelne töödokument sisaldab teie reeglite jaoks muudetavaid jaotisi. Asendage juhised, laske asjaomastel vastutajatel dokument üle vaadata ning printige see levitamiseks või salvestage PDF-failina. See on lähteks mõeldud dokument, mitte kinnitatud ettevõtte poliitika.
Alusta otsustest, mida inimesed teevad
Kasulik eeskiri annab vastuse viiele küsimusele: mida võin osta, kuidas peaksin tasuma, milliseid tõendeid vajan, kes selle üle vaatab ja millal isikliku makse hüvitan?
Kasutage malli, et määrata kindlaks hõlmatud juriidilised isikud ja inimesed. Määrake jõustumiskuupäev ning poliitika eest vastutaja. Ühe inimese ettevõttes võib selleks olla omanik, kes teeb koostööd raamatupidajaga. Kasvaval ettevõttel võib vaja minna kohalikke finantsvaldkonna eest vastutajaid ja volitatud kinnitajaid.
Määratlege lubatud kulutused ja heakskiitmine
Kirjeldage ettevõtte jaoks asjakohaseid kategooriaid, nagu reisimine, toitlustus, tarvikud, tarkvara, kütus, laadimine ja parkimine. Sisestage oma limiidid, valuutad ja heakskiitmise nõuded. Selgitage, kas limiit kehtib tehingu, päeva, inimese või reisi kohta.
Tehke selgeks, kes võib erandi heaks kiita ja mida peaksid töötajad tegema, kui see inimene pole kättesaadav. Otsustage, kuidas vaadatakse üle heakskiitja enda kulud. Ärge jätke uut töötajat arvama, milline sõnum või dokument loetakse heakskiiduks.
Selgitage ettevõtte maksed ja hüvitised eraldi
Kirjeldage, millal peaksid töötajad kasutama ettevõtte makseviisi ja millal võivad nad isiklikult tasuda. Selgitage, kuidas juurdepääsu saada, eelarvet taotleda või probleemist teatada. Ettemakstud kütusekaartide, määrake keegi haldama nii saadaolevat saldot kui ka kulutamisõigusi.
Töötajate tasutud kulude puhul määratlege esitamise tähtaeg, läbivaatamisprotsess ja hüvitamise ajakava. Selgitage, kuidas ettemaksed ja varasemad maksed kajastatakse, et sama kulu ei hüvitataks kaks korda. Ühtne kuluraporti vorm tagab järjepideva esitamisvormingu.
Muutke tõendite nõuded praktiliseks
Andke inimestele teada, kuhu kviitungid saata ja milline kontekst lisada: äriline eesmärk, projekt või üksus ning kogu teave, mida kviitung ei pruugi sisaldada. Tööalaste toitlustuskulude puhul lisage osalejad ja organisatsioonid. Ebaselge dokumendi korral paluge paremat koopiat, kuni töötajal on veel võimalik see hankida.
Kirjeldage puuduva kviitungi menetlust: taotlege duplikaati, dokumenteerige olemasolevad tõendid, täitke deklaratsioon ning saatke see määratud ülevaatajale. Poliitika ei tohiks lubada, et kõik deklaratsioonid heaks kiidetakse.
Koosta välismaal kulutamiseks eraldi juhised
Säilitage ostusumma ja algne valuuta. Täpsustage aruandluses kasutatava summa või vahetuskursi heakskiidetud allikas ning selgitage, kuidas kajastada tasusid, jootrahasid ja tagasimakseid. Märkige, kes vastutab riigipõhiste arve- ja raamatupidamisküsimuste eest.
Kasutage ühist kulude esitamise protsessi, kohandades seda vajaduse korral kohalike reeglitega. Ettevõtte sise-eeskirja kohane heakskiit ei määra mahaarvatavust ega käibemaksu tagastamist. Piiriüleste kulude juhend sisaldab töötaja ja finantsosakonna vaheliseks üleandmiseks mõeldud praktilist kontrollnimekirja.
Määra tehisintellekti agentide roll
Määratlege, milliste kuluhaldustoimingute puhul meeskond eeldab agendilt abi ja millised otsused nõuavad inimese sekkumist. Töötajad peaksid teadma, kus kviitungit parandada, konteksti lisada või ebaõige vaste kohta märguanne saata. Finantsmeeskond peaks teadma, kes vaatab erandid üle ja annab loa edastada need raamatupidamisse.
Rally ühendab töötaja kuluprotsessi jaoks WhatsAppi agendi platvormi sees tehtava töö jaoks mõeldud platvormiagendiga. AutoMatch seob kviitungid tehingutega. Põimige need sammud koos inimkontrolli ja toetatud raamatupidamisväljunditega.
Hoidke poliitika ettevõtte kasvades kasutatavana
Enne avaldamist vaadake läbi tavapärane ost, puuduva kviitungi juhtum, välismakse ja kiireloomuline erand. Kontrollige, kas uus töötaja saab iga juhtumiga hakkama üksnes poliitika alusel. Lahendage vastuolulised limiidid ja asendage kõik mallis olevad viibad.
Pärast juurutamist vaadake üle korduvad küsimused ja erandid. Uuendage poliitikat, kui üksused, makseviisid, raamatupidamisprotsessid või vastutused muutuvad. Lühike poliitika, mida inimesed saavad järgida, on kasulik alus kulude haldamisele kogu ettevõttes.
