Nick Telecki je glavni izvršni direktor Rallyja i piše o upravljanju troškovima uz pomoć umjetne inteligencije, poslovnim karticama, trošenju na gorivo i prekograničnom poslovanju.
Više nikad ne obrađujte troškove
Rallyjev agent AutoMatch sve obavlja umjesto vas
Politika troškova trebala bi nekome pomoći da ispravno obavi kupnju i zna što učiniti nakon toga. Mora imati jasno određene odgovorne osobe, realistične upute i funkcionalan postupak za iznimke kada uobičajeni proces nije moguće primijeniti.
Otvorite besplatni predložak pravilnika o troškovima. Ovaj radni dokument na engleskom jeziku sadrži odjeljke koje možete uređivati prema vlastitim pravilima. Zamijenite upute, neka ga pregledaju odgovorne osobe, a zatim ga ispišite ili spremite kao PDF za distribuciju. To je početni dokument, a ne odobreni pravilnik tvrtke.
Korisna politika odgovara na pet pitanja: što mogu kupiti, kako trebam platiti, koji su mi dokazi potrebni, tko to provjerava i kada će mi osobno plaćanje biti nadoknađeno?
Upotrijebite predložak za navođenje pravnih subjekata i osoba na koje se odnosi. Odredite datum stupanja na snagu i vlasnika politike. Za poslovanje s jednom osobom to može biti vlasnik koji surađuje s računovođom. Rastućoj tvrtki možda će trebati lokalni voditelji financija i ovlašteni odobravatelji.
Opišite kategorije relevantne za poslovanje, kao što su putovanja, obroci, potrepštine, softver, gorivo, punjenje i parkiranje. Unesite vlastite limite, valute i zahtjeve za odobrenje. Objasnite primjenjuje li se limit po transakciji, danu, osobi ili putovanju.
Jasno definirajte tko može odobriti iznimku i što zaposlenici trebaju učiniti ako ta osoba nije dostupna. Odlučite kako se provjeravaju vlastiti troškovi osobe koja odobrava. Nemojte novog zaposlenika ostaviti da nagađa koja se poruka ili dokument smatra odobrenjem.
Odredite kada zaposlenici trebaju upotrebljavati način plaćanja tvrtke, a kada smiju plaćati osobno. Opišite kako dobiti pristup, zatražiti proračun ili prijaviti problem. Za pretplaćene kartice za gorivo, dodijelite nekome upravljanje dostupnim saldom i dozvolama za potrošnju.
Za troškove koje plaćaju zaposlenici definirajte rok za podnošenje, postupak pregleda i raspored povrata troškova. Objasnite kako se predujmovi i ranija plaćanja evidentiraju kako isti trošak ne bi bio plaćen dvaput. Dosljedan format za podnošenje osigurava ovaj predložak izvještaja o troškovima .
Recite ljudima kamo trebaju poslati račune i koje informacije trebaju dodati: poslovnu svrhu, projekt ili subjekt te sve podatke koje račun ne može sadržavati. Za poslovne obroke navedite sudionike i organizacije. Ako dokument nije jasan, zatražite bolju kopiju dok je zaposlenik još može pribaviti.
Opišite postupak za nedostajući račun: zatražite duplikat, zabilježite dostupne dokaze, ispunite izjavu i pošaljite je određenom pregledavatelju. Pravila ne bi trebala obećavati prihvaćanje svake izjave.
Zadržite iznos kupnje i izvornu valutu. Navedite odobreni izvor za iznos za izvještavanje ili tečaj konverzije te objasnite kako treba evidentirati naknade, napojnice i povrate. Navedite tko je odgovoran za pitanja o računima i računovodstvu specifičnima za pojedinu zemlju.
Koristite zajednički postupak podnošenja, uz lokalna pravila gdje je to potrebno. Odobrenje u skladu s politikom tvrtke ne određuje poreznu priznatost ni povrat PDV-a. Vodič za prekogranične troškove pruža operativni kontrolni popis za primopredaju između zaposlenika i financija.
Definirajte s kojim zadacima povezanima s troškovima tim očekuje pomoć agenta i za koje je odluke potrebna osoba. Zaposlenici trebaju znati gdje ispraviti račun, dodati kontekst ili označiti netočno uparivanje. Financijski tim treba znati tko pregledava iznimke i odobrava predaju računovodstvu.
Rally objedinjuje WhatsApp agenta za proces obrade troškova zaposlenika s agentom platforme za rad unutar platforme. AutoMatch povezuje račune s transakcijama. Te korake ugradite u pravila uz ljudsku provjeru i podržane računovodstvene izlaze.
Prije objave prođite kroz uobičajenu kupnju, nedostajući račun, plaćanje u inozemstvu i hitnu iznimku. Provjerite može li novi zaposlenik dovršiti svaki od tih postupaka koristeći se samo pravilnikom. Razriješite proturječna ograničenja i zamijenite svaki upit iz predloška.
Nakon uvođenja pregledajte učestala pitanja i iznimke. Ažurirajte pravila kada se promijene subjekti, načini plaćanja, računovodstveni procesi ili odgovornosti. Kratka pravila koja ljudi mogu slijediti korisna su osnova za upravljanje troškovima u cijeloj organizaciji.
Besplatan obrazac za ispis poslovnih obroka: jednostavno zabilježite sve sudionike, svrhu, račune, plaćanja i odobrenje tvrtke.
Preuzmite besplatni predložak izvještaja o troškovima's valutama, referencama na račune, odobrenjima i ukupnim iznosima za povrat troškova.
Besplatna izjava o nedostajućem računu za evidentiranje pojedinosti o trošku, dokaza o plaćanju i odobrenja pregledavatelja.
