Nick Telecki je glavni izvršni direktor Rallyja i piše o upravljanju troškovima uz pomoć umjetne inteligencije, poslovnim karticama, trošenju na gorivo i prekograničnom poslovanju.
Više nikad ne obrađujte troškove
Rallyjev agent AutoMatch sve obavlja umjesto vas
Izvještaj o troškovima povezuje poslovne kupnje s pripadajućim dokazima i osobom koja ih pregledava. Koristan izvještaj također jasno pokazuje koje je iznose platila tvrtka, a koje će možda trebati nadoknaditi zaposleniku.
Preuzmite besplatno izvješće o troškovima u Excelu, ili otvorite izvješće o troškovima za ispis. Oba su na engleskom i uključuju stavke troškova, reference na dokaze i polja za provjeru. Radna knjiga programa Excel izračunava iznose za izvještavanje i odobrene ukupne iznose koje su platili zaposlenici na temelju vaših unosa. Obrazac u pregledniku koristi ručno unesene ukupne iznose.
Izvješću dodijelite identifikator, razdoblje izvješćivanja i jednu pravnu osobu. Dodajte zaposlenika ili vlasnika, tim ili projekt te osobu koja pregledava izvješće. Ako troškovi pripadaju različitim pravnim osobama, upotrijebite zasebna izvješća i unakrsno navedite svaku zajedničku kupnju.
Odaberite valutu izvještavanja. Zadržite i izvornu valutu i iznos svake transakcije. U izvještaju ima mjesta za oboje; konverzija valute nikad se ne smije prikazivati kao izvorni iznos kupnje.
Za svaku kupnju unesite datum, trgovca i poslovnu svrhu. Označite tko je platio: tvrtka ili zaposlenik. Zatim dodajte izvorni iznos i valutu, iznos u valuti izvještavanja te referencu na dokaz.
Upotrijebite naziv datoteke računa ili referencu dokumenta koju revizor može pronaći. Datoteke čuvajte zajedno u odobrenom sustavu za evidenciju tvrtke. Izvješće u kojem piše „račun je priložen” teško je pregledati ako ne postoji pouzdana poveznica s odgovarajućim dokumentom.
| Polje | Što recenzent treba razumjeti |
|---|---|
| Datum i trgovac | Koju kupnju stavka predstavlja |
| Poslovna svrha | Zašto trošak pripada poduzeću |
| Plaća | Je li tvrtka već platila ili zaposleniku možda duguje novac |
| Izvorni iznos i valuta | Ono što je navedeno na računu ili u evidenciji dobavljača |
| Izvor iznosa i stope za izvješćivanje | Kako se trošak iskazuje u izvještajnoj valuti |
| Referenca na dokaz | Gdje pronaći račun i popratni kontekst |
| Odluka | Odobreno, na čekanju, odbijeno ili je potrebno više dokaza |
Ukupno se prikazuju samo iznosi izraženi u odabranoj izvještajnoj valuti. Troškove koje plaća tvrtka odvojite od troškova koje plaća zaposlenik. Iznos koji treba isplatiti zaposleniku ovisi o odobrenim troškovima koje je platio zaposlenik, umanjenima za primjenjive predujmove ili već nadoknađene iznose.
Trošak plaćen službenom karticom i dalje može zahtijevati račun i provjeru. Ne bi se trebao automatski pretvoriti u refundaciju zaposleniku. Isto tako, plaćanje zaposlenika nije automatski odobreno samo zato što se pojavljuje u izvješću.
Excelova radna knjiga pretvara svaki redak primjenom tečaja izvještajne valute koji unesete i zbraja dobivene iznose. Zasebno zbraja odobrene troškove koje je platio zaposlenik te oduzima predujam ili raniju naknadu koju unesete. Ako su izvorna i izvještajna valuta jednake, vrijedi sljedeće:1 — to je tečaj koji se primjenjuje kada su valute jednake. Nedostajući tečajevi ostavljaju zahvaćene iznose nepotpunima, stoga riješite problem s brojem nedostajućih unosa u radnoj knjizi prije nego što se oslonite na ukupne iznose.
Obrazac za ispis uključuje polja za ručno provjerene ukupne iznose. Nijedna verzija ne odabire tečajeve, ne određuje porezni tretman niti odobrava troškove. Prije plaćanja ili rezerviranja izvješća provjerite unesene podatke i preispitajte odluku.
Zatražite duplikat kada račun nedostaje. Ako ga nije moguće dobiti, priložite izjavu o nedostajućem računu te ostavite stavku na čekanju dok ne bude pregledana. Obrazac za poslovni obrok nadopunjuje račun iz restorana podacima o gostima i svrsi.
Za povrate novca, dvostruke zahtjeve, osobne stavke ili podijeljena plaćanja opišite izmjenu i povežite povezanu transakciju. Sačuvajte izvorni iznos i dokaze kako bi netko drugi mogao pratiti promjenu.
Ovo je opći operativni obrazac. Pravila o naknadi troškova, dopuštenim troškovima, zahtjevima za račune i poreznom tretmanu ovise o poduzeću i jurisdikciji. Relevantni vlasnik financija neka definira ta pravila u politici troškova.
Za posebno nizozemski ili njemački tijek rada, Rally također ima nizozemski obrazac deklaracije i njemački predložak za putne troškove. Njihove smjernice specifične za pojedinu zemlju trebaju se koristiti samo u relevantnom kontekstu.
Prikupljanje svega na kraju mjeseca tjera ljude da naknadno rekonstruiraju kupnje. Isprobajte skener računa za izdvajanje podataka . Rallyjev WhatsApp agent pomaže zaposlenicima da u hodu dostave račune i kontekst. AutoMatch povezuje dokaze s transakcijama, dok agent platforme pomaže timovima da prođu kroz širi tijek rada s troškovima i otvorene zadatke.
Ljudi pregledavaju nepotpune zapise i računovodstvene odluke prije korištenja podržanih računovodstvenih rezultata. Isti postupak može poslužiti samostalnom poduzetniku ili timu s nekoliko pregledavatelja. Istražite Rally upravljanje troškovima, ili pogledajte kako se AI agenti uklapaju u postupak.
Besplatan obrazac za ispis poslovnih obroka: jednostavno zabilježite sve sudionike, svrhu, račune, plaćanja i odobrenje tvrtke.
Izradite pravilnik o troškovima uz besplatan predložak koji možete uređivati za kupnje, račune, odobrenja, povrate, inozemnu potrošnju i iznimke.
Besplatna izjava o nedostajućem računu za evidentiranje pojedinosti o trošku, dokaza o plaćanju i odobrenja pregledavatelja.
