Izdevumu pārskats sasaista uzņēmuma pirkumus ar to pamatojumu un personu, kas tos pārskata. Noderīgā pārskatā ir arī skaidri norādīts, kuras summas apmaksāja uzņēmums un kuras, iespējams, būs jāatlīdzina darbiniekam.
Lejupielādējiet bezmaksas izdevumu pārskatu Excel formātā, vai atveriet izdrukājamo izdevumu pārskatu. Abi ir angļu valodā un ietver izdevumu pozīcijas, atsauces uz pamatojuma dokumentiem un pārskatīšanas laukus. Excel darbgrāmata, izmantojot jūsu ievadītos datus, aprēķina pārskata summas un apstiprinātās darbinieku apmaksātās kopsummas. Pārlūkprogrammas veidlapā kopsummas jāievada manuāli.
Nosakiet tvērumu, pirms pievienojat izdevumus
Piešķiriet pārskatam identifikatoru, pārskata periodu un vienu juridisko personu. Pievienojiet darbinieku vai īpašnieku, komandu vai projektu un pārbaudītāju. Ja izmaksas attiecas uz dažādām juridiskajām personām, izmantojiet atsevišķus pārskatus un norādiet savstarpēju atsauci uz katru kopīgo pirkumu.
Izvēlieties pārskata valūtu. Saglabājiet arī katra darījuma sākotnējo valūtu un summu. Pārskatā ir vieta abiem datiem; valūtas konvertācija nekādā gadījumā nedrīkst tikt uzdota par sākotnējo pirkuma summu.
Katrā rindā pievienojiet vienu izdevumu
Par katru pirkumu ievadiet datumu, tirgotāju un uzņēmējdarbības mērķi. Norādiet, kas veica maksājumu: uzņēmums vai darbinieks. Pēc tam pievienojiet sākotnējo summu un valūtu, summu pārskata valūtā un apliecinājuma atsauci.
Izmantojiet čeka faila nosaukumu vai dokumenta atsauci, ko pārbaudītājs var atrast. Glabājiet failus kopā uzņēmuma apstiprinātajā dokumentu uzskaites sistēmā. Ziņojumu, kurā teikts “čeks pievienots”, ir grūti pārbaudīt, ja nav uzticamas saites uz pareizo dokumentu.
| Lauks | Kas recenzentam jāizprot |
|---|
| Datums un tirgotājs | Kuru pirkumu rinda atspoguļo |
| Darījumdarbības mērķis | Kāpēc izmaksas attiecas uz uzņēmumu |
| Apmaksātājs | Vai uzņēmums jau ir samaksājis vai arī darbiniekam pienākas nauda |
| Sākotnējā summa un valūta | Tas, kas norādīts čekā vai piegādātāja ierakstā |
| Pārskata summas un likmes avots | Kā izdevumi tiek atspoguļoti pārskata kopējā valūtā |
| Atsauces avots | Kur atrast čeku un papildinformāciju |
| Lēmums | Apstiprināts, gaida apstiprinājumu, noraidīts vai nepieciešami papildu pierādījumi |
Saskaņojiet pārskatu, neapmaksājot izdevumus divreiz
Kopā tiek iekļautas tikai summas, kas izteiktas izvēlētajā pārskatu valūtā. Atdaliet uzņēmuma apmaksātos izdevumus no darbinieka apmaksātajiem izdevumiem. Darbiniekam izmaksājamā summa ir atkarīga no apstiprinātajām darbinieka apmaksātajām izmaksām, no kurām atskaitīti piemērojamie avansi vai jau atlīdzinātās summas.
Ar uzņēmuma karti apmaksāti izdevumi joprojām var prasīt čeku un pārskatīšanu. Tiem nevajadzētu automātiski kļūt par darbiniekam atlīdzināmiem izdevumiem. Tāpat darbinieka maksājums nav automātiski apstiprināts tikai tāpēc, ka tas ir redzams pārskatā.
Excel darbgrāmatā katra rinda tiek konvertēta, izmantojot jūsu ievadīto pārskata valūtas kursu, un iegūtās summas tiek saskaitītas. Atsevišķi tiek saskaitīti apstiprinātie darbinieku apmaksātie izdevumi un atņemts jūsu ievadītais avanss vai iepriekšējā atlīdzība. Ja sākotnējā un pārskata valūta ir viena un tā pati, piemēro šādu kursu:1. Trūkstošu kursu dēļ attiecīgās summas paliek nepilnīgas, tāpēc pirms paļaušanās uz kopsummām novērsiet darbgrāmatā norādīto trūkstošo ievaddatu skaitu.
Izdrukājamajā veidlapā ir vieta manuāli pārbaudītu kopsummu ierakstīšanai. Neviena no versijām neizvēlas valūtas maiņas kursus, nenosaka nodokļu piemērošanu un neapstiprina izdevumus. Pirms maksājuma veikšanas vai pārskata reģistrēšanas pārbaudiet ievadītos datus un pārskatiet pieņemto lēmumu.
Novērsiet izņēmumus tajā pašā ierakstā
Lūdziet dublikātu, ja trūkst čeka. Ja čeku nevar atgūt, pievienojiet deklarāciju par trūkstošu čeku un atstājiet pozīciju gaidīšanas statusā, līdz tā ir pārskatīta. Veidlapa biznesa maltītes veidlapa pievieno viesu un mērķa informāciju restorāna čekam.
Lai veiktu atmaksu, iesniegtu dublējošus pieprasījumus, norādītu personīgos izdevumus vai sadalītu maksājumus, aprakstiet korekciju un pievienojiet saiti uz saistīto darījumu. Saglabājiet sākotnējo summu un pamatojumu, lai izmaiņām varētu izsekot arī cits cilvēks.
Pielāgojiet pārskatu attiecīgajai valstij
Šī ir vispārīga operatīvā veidlapa. Izdevumu atlīdzināšanas noteikumi, pieļaujamās izmaksas, rēķinu prasības un nodokļu režīms ir atkarīgi no uzņēmuma un jurisdikcijas. Attiecīgajam finanšu vadītājam šie noteikumi jādefinē izdevumu politikā.
Ja darba plūsma ir īpaši paredzēta Nīderlandei vai Vācijai, Rally piedāvā arī Nīderlandes deklarācijas veidlapu un Vācijas komandējumu izdevumu veidni. To valstu specifiskās vadlīnijas jāizmanto tikai attiecīgajā kontekstā.
Panāciet, lai pārskats kļūst par ikdienas procesa rezultātu
Visu pirkumu apkopošana mēneša beigās liek cilvēkiem no jauna rekonstruēt pirkumus. Izmēģiniet čeku skeneri datu izgūšanai. Rally WhatsApp aģents palīdz darbiniekiem iesniegt čekus un kontekstu uzreiz. AutoMatch sasaista pamatojošos dokumentus ar darījumiem, savukārt platformas aģents palīdz komandām pārvaldīt plašāku izdevumu apstrādes darbplūsmu un tajā atlikušos uzdevumus.
Cilvēki pārbauda nepilnīgus ierakstus un grāmatvedības lēmumus, pirms izmanto atbalstītos grāmatvedības rezultātus. Tas pats process var noderēt gan viena cilvēka uzņēmumam, gan komandai ar vairākiem pārskatītājiem. Izpētiet Rally izdevumu pārvaldību, vai uzziniet, kā AI aģenti iekļaujas procesā.
