Um relatório de despesas associa as compras profissionais aos respetivos comprovativos e à pessoa que as analisa. Um relatório útil também esclarece quais os montantes pagos pela empresa e quais poderão ter de ser reembolsados a um colaborador.
Descarregue o relatório de despesas gratuito em Excel, ou abra o relatório de despesas para impressão. Ambos estão em inglês e incluem linhas de despesas, referências de comprovativos e campos de revisão. O livro do Excel calcula os montantes de reporte e os totais aprovados pagos pelos funcionários com base nos seus dados. O formulário no navegador utiliza totais introduzidos manualmente.
Defina o âmbito antes de adicionar despesas
Atribua ao relatório um identificador, um período de reporte e uma entidade legal. Adicione o colaborador ou proprietário, a equipa ou o projeto e o revisor. Se os custos pertencerem a entidades diferentes, utilize relatórios separados e faça referência cruzada a qualquer compra partilhada.
Escolha uma moeda de reporte. Mantenha também a moeda e o montante originais de cada transação. O relatório tem espaço para ambos; nunca deve fazer passar uma conversão de moeda por um montante de compra original.
Adicione uma despesa por linha
Para cada compra, introduza a data, o comerciante e a finalidade empresarial. Indique quem pagou: a empresa ou o colaborador. Em seguida, adicione o montante original e a moeda, o montante na moeda de reporte e a referência do comprovativo.
Utilize um nome de ficheiro de recibo ou uma referência de documento que o revisor consiga localizar. Mantenha os ficheiros juntos no sistema de registos aprovado pela empresa. Um relatório que indique «recibo anexado» é difícil de rever quando não existe uma ligação fiável ao documento certo.
| Campo | O que o avaliador precisa de compreender |
|---|
| Data e comerciante | Que compra representa a linha |
| Objetivo empresarial | Por que razão o custo pertence à empresa |
| Pago por | Se a empresa já pagou ou se pode haver dinheiro a pagar a um colaborador |
| Montante original e moeda | O que consta no recibo ou no registo do fornecedor |
| Origem do valor e da taxa comunicados | Como a despesa é convertida para a moeda comum do relatório |
| Referência da evidência | Onde encontrar o recibo e o contexto de suporte |
| Decisão | Aprovado, pendente, recusado ou são necessárias mais provas |
Faça a reconciliação do relatório sem pagar uma despesa duas vezes
Totaliza apenas os montantes expressos na moeda de relato selecionada. Separe as despesas pagas pela empresa das despesas pagas pelos colaboradores. O montante devido a um colaborador depende dos custos aprovados pagos pelo colaborador, deduzidos os adiantamentos aplicáveis ou os montantes já reembolsados.
Uma despesa paga com um cartão da empresa pode ainda exigir um recibo e uma revisão. Não deve tornar-se automaticamente um reembolso ao colaborador. Do mesmo modo, um pagamento feito por um colaborador não é automaticamente aprovado só por aparecer no relatório.
O livro do Excel converte cada linha utilizando a taxa da moeda de reporte que introduz e totaliza os montantes resultantes. Totaliza separadamente as despesas pagas pelos colaboradores e aprovadas, e subtrai o adiantamento ou o reembolso anterior que introduz. Quando as moedas original e de reporte são iguais, aplica-se uma taxa (valor: 1). As taxas em falta deixam incompletos os montantes afetados, pelo que deve resolver a contagem de dados em falta no livro antes de confiar nos totais.
O formulário imprimível inclui espaços para totais verificados manualmente. Nenhuma das versões seleciona taxas de câmbio, determina o tratamento fiscal ou aprova despesas. Verifique os dados introduzidos e reveja a decisão antes de pagar ou reservar o relatório.
Resolva exceções no mesmo registo
Peça uma segunda via quando faltar um recibo. Se não for possível recuperá-lo, anexe uma declaração de recibo em falta e deixe a linha pendente até ser revista. Um formulário de refeição profissional acrescenta os detalhes dos convidados e do objetivo ao recibo de restaurante.
Para reembolsos, pedidos duplicados, artigos pessoais ou pagamentos divididos, descreva o ajuste e associe a transação relacionada. Preserve o valor original e os comprovativos, para que outra pessoa possa acompanhar a alteração.
Adapte o relatório ao país relevante
Este é um formulário operacional geral. As regras de reembolso, os custos permitidos, os requisitos das faturas e o tratamento fiscal dependem da empresa e da jurisdição. O responsável financeiro relevante deve definir essas regras na política de despesas.
Para um fluxo de trabalho especificamente neerlandês ou alemão, a Rally também disponibiliza o formulário de declaração neerlandês e o modelo alemão de despesas de viagem. As orientações específicas de cada país devem ser utilizadas apenas no contexto relevante.
Faça do relatório o resultado de um processo diário
Reunir tudo no final do mês obriga as pessoas a reconstruir as compras. Experimente o scanner de recibos para a etapa de extração. O agente da Rally no WhatsApp ajuda os colaboradores a enviarem recibos e contexto à medida que avançam. O AutoMatch liga as provas às transações, enquanto o agente da plataforma ajuda as equipas a tratarem do fluxo de trabalho mais amplo das despesas e das tarefas pendentes.
As pessoas analisam registos incompletos e decisões contabilísticas antes de utilizarem os resultados contabilísticos suportados. O mesmo processo pode servir uma empresa de uma só pessoa ou uma equipa com vários revisores. Explore a gestão de despesas da Rally, ou veja como os agentes de IA se integram no processo.
