Een onkostendeclaratie koppelt zakelijke aankopen aan de bijbehorende bewijsstukken en aan de persoon die ze controleert. Een goed rapport maakt ook duidelijk welke bedragen door het bedrijf zijn betaald en welke mogelijk aan een werknemer moeten worden terugbetaald.
Download het gratis onkosterapport in Excel, of open het afdrukbare onkosterapport. Beide zijn in het Engels en bevatten onkosteregels, verwijzingen naar bewijsstukken en beoordelingsvelden. De Excel-werkmap berekent rapportagebedragen en goedgekeurde totalen die door werknemers zijn betaald op basis van uw invoer. Het formulier in de browser gebruikt handmatig ingevoerde totalen.
Bepaal de reikwijdte voordat je uitgaven toevoegt
Geef het rapport een identificatie, een rapportageperiode en één juridische entiteit. Voeg de medewerker of eigenaar, het team of project en de beoordelaar toe. Als kosten bij verschillende entiteiten horen, gebruik dan afzonderlijke rapporten en verwijs bij gedeelde aankopen naar het andere rapport.
Kies een rapportagevaluta. Behoud ook de oorspronkelijke valuta en het oorspronkelijke bedrag van elke transactie. In het rapport is ruimte voor beide; een valutaconversie mag nooit worden voorgesteld als het oorspronkelijke aankoopbedrag.
Voeg per regel één uitgave toe
Voer voor elke aankoop de datum, verkoper en het zakelijke doel in. Geef aan wie heeft betaald: het bedrijf of de werknemer. Voeg vervolgens het oorspronkelijke bedrag en de valuta, het bedrag in de rapportagevaluta en de referentie van het bewijs toe.
Gebruik een bestandsnaam voor het bonnetje of een documentreferentie die de beoordelaar kan terugvinden. Bewaar de bestanden bij elkaar in het goedgekeurde archiveringssysteem van het bedrijf. Een rapport met de vermelding ‘bonnetje bijgevoegd’ is lastig te beoordelen als er geen betrouwbare koppeling naar het juiste document is.
| Veld | Wat de beoordelaar moet begrijpen |
|---|
| Datum en handelaar | Welke aankoop de regel vertegenwoordigt |
| Zakelijk doel | Waarom de kosten voor rekening van het bedrijf komen |
| Betaald door | Of het bedrijf al heeft betaald of een werknemer nog geld tegoed heeft |
| Oorspronkelijk bedrag en valuta | Wat op de bon of in de leveranciersregistratie staat |
| Bron van rapportagebedrag en -tarief | Hoe de uitgave wordt omgerekend naar de rapportagevaluta |
| Bewijsreferentie | Waar u het ontvangstbewijs en de bijbehorende context vindt |
| Beslissing | Goedgekeurd, in behandeling, afgewezen of meer bewijs nodig |
Stem het rapport af zonder een onkostenpost dubbel te betalen
Tel alleen bedragen mee die in de gekozen rapportagevaluta zijn uitgedrukt. Splits door het bedrijf betaalde kosten van door werknemers betaalde kosten. Het aan een werknemer verschuldigde bedrag hangt af van de goedgekeurde door de werknemer betaalde kosten, verminderd met eventuele voorschotten of al vergoede bedragen.
Voor een uitgave die met een bedrijfskaart is betaald, kan nog steeds een bon en controle nodig zijn. De uitgave moet niet automatisch worden omgezet in een onkostenvergoeding voor de werknemer. Omgekeerd is een betaling door een werknemer niet automatisch goedgekeurd alleen omdat deze in het rapport verschijnt.
Het Excel-werkblad rekent elke regel om met de door jou ingevoerde koers voor de rapportagevaluta en telt de resulterende bedragen op. Het telt goedgekeurde, door medewerkers betaalde onkosten afzonderlijk op en trekt het door jou ingevoerde voorschot of de eerdere terugbetaling af. Een koers van 1 geldt wanneer de oorspronkelijke en rapportagevaluta gelijk zijn. Ontbrekende koersen laten de betreffende bedragen onvolledig, dus los het aantal ontbrekende invoergegevens in het werkblad op voordat je op de totalen vertrouwt.
Het afdrukbare formulier bevat ruimte om handmatig gecontroleerde totalen in te vullen. Geen van beide versies selecteert wisselkoersen, bepaalt de fiscale behandeling of keurt uitgaven goed. Controleer de invoer en neem de beslissing opnieuw door voordat je betaalt of het rapport boekt.
Uitzonderingen in hetzelfde record oplossen
Vraag een duplicaat aan wanneer een bon ontbreekt. Als die niet kan worden teruggevonden, voeg een verklaring van een ontbrekende bon toe en laat de regel openstaan totdat deze is beoordeeld. Een formulier voor een zakelijke maaltijd voegt gegevens over gasten en het doel toe aan een restaurantbon.
Beschrijf voor terugbetalingen, dubbele declaraties, persoonlijke items of gesplitste betalingen de aanpassing en voeg een link naar de gerelateerde transactie toe. Behoud het oorspronkelijke bedrag en het bewijsmateriaal, zodat iemand anders de wijziging kan volgen.
Pas het rapport aan het betreffende land aan
Dit is een algemeen operationeel formulier. De regels voor vergoedingen, toegestane kosten, factuurvereisten en fiscale behandeling zijn afhankelijk van het bedrijf en het rechtsgebied. Laat de verantwoordelijke voor financiën deze regels vastleggen in het onkostenbeleid.
Voor een workflow die specifiek op Nederland of Duitsland is gericht, heeft Rally ook het Nederlandse declaratieformulier en Duitse sjabloon voor reis- en onkosten. De landspecifieke richtlijnen mogen alleen in de relevante context worden gebruikt.
Maak van het rapport het resultaat van een dagelijks proces
Alles aan het einde van de maand verzamelen zorgt ervoor dat mensen aankopen opnieuw moeten reconstrueren. Probeer het volgende: de bonnenscanner voor de extractiestap. De WhatsApp-agent van Rally helpt medewerkers onderweg bonnetjes en context aan te leveren. AutoMatch koppelt bewijsmateriaal aan transacties, terwijl de platformagent teams helpt de bredere workflow voor onkosten en de openstaande taken af te handelen.
Mensen controleren onvolledige gegevens en boekhoudkundige beslissingen voordat ze de ondersteunde boekhoudkundige outputs. Ditzelfde proces kan worden gebruikt door een eenmansbedrijf of een team met meerdere beoordelaars. Verken Rally-uitgavenbeheer, of ontdek hoe AI-agents in het proces passen.
