Onkostenbeheer bestaat uit een reeks taken. Iemand doet een aankoop, levert het bewijs aan, licht het zakelijke doel toe en beantwoordt eventuele vragen. Finance controleert de registratie en stuurt de goedgekeurde informatie door naar de boekhouding.
AI-agents zijn nuttig wanneer ze helpen die reeks verder te brengen. De waarde zit in het voltooien van de onkostendeclaratieworkflow, inclusief de onafgeronde taken en overdrachten.
Rally combineert een WhatsApp-agent en een platformagent voor dit proces. Werknemers kunnen via WhatsApp bonnetjes en context over hun uitgaven aanleveren. De platformagent helpt het team om uitgav taken binnen Rally af te handelen. AutoMatch koppelt bonnetjes aan transacties, waarna medewerkers uitzonderingen en de overdracht aan de boekhouding controleren.
Denk in taken, bewijs en beslissingen
Gegevensextractie uit bonnen leest velden uit een document. Matching koppelt het bewijs aan een transactie. Een onkostenworkflow heeft ook eigenaarschap, zakelijke context, controle en een output nodig die de boekhouding kan gebruiken.
| Fase | Waarmee een medewerker het team kan helpen | Wat mensen moeten vaststellen |
|---|
| Vastleggen | Verzamel de bon en beschikbare context | Juiste entiteit, doel en verantwoordelijke voor de kosten |
| Komt overeen | Koppel ontvangstbewijs aan een transactie | Of het bewijs en de betaling bij elkaar horen |
| Voltooid | Ontbrekende informatie en vragen afhandelen | Feiten die het document niet kan vaststellen |
| Beoordelen | Openstaande taken eenvoudiger herkennen en afhandelen | Beleidsbesluit van het bedrijf en behandeling van uitzonderingen |
| Boekhouding | Bereid de ondersteunde overdracht voor | Correcte toewijzing, bedragen, bewijs en goedkeuring |
Gebruik deze tabel om de vereiste workflow vast te leggen. Controleer welke acties in jouw configuratie beschikbaar zijn, in plaats van ervan uit te gaan dat elke fase zonder controle wordt uitgevoerd.
Een uitgewerkt proces: een uitgave tijdens een bezoek in het buitenland
Denk aan een werknemer die benodigdheden koopt tijdens een bezoek aan een klant in een ander land. Dit is een illustratief proces en geen gemeten klantresultaat.
Bij aankoop: de werknemer bewaart de bon en stuurt die via de WhatsApp-agent door met de context van de klant of het project. In de registratie moeten het aankoopbedrag en de door de leverancier weergegeven valuta staan.
Bij het matchen: AutoMatch helpt die bon aan de transactie te koppelen. Het afgeschreven bedrag in de rekeningvaluta van het bedrijf kan afwijken van het bedrag op de bon. De beoordelaar bewaart beide bedragen en onderzoekt omrekeningsverschillen of andere afwijkingen, in plaats van de bon aan te passen zodat de bedragen gelijk zijn.
Na afronding: gebruikt het team het platform en de bijbehorende agent om openstaande kostentaken af te handelen. Als de naam van de leverancier onduidelijk is of het doel ontbreekt, verstrekt de verantwoordelijke die informatie. Als het document onleesbaar is, vragen zij een beter exemplaar op.
Bij controle: de bevoegde persoon controleert het bewijs, de entiteit, het zakelijke doel en het bedrijfsbeleid. Een onzekere match blijft een vraag die moet worden opgelost. De status mag niet worden goedgekeurd alleen omdat gegevens zijn geëxtraheerd.
Bij de boekhouding: controleert de financiële afdeling het gecontroleerde record en de ondersteunde export of integratie voor die configuratie. Het oorspronkelijke bewijsmateriaal, de transactie en de relevante boekhoudkundige velden moeten gekoppeld blijven. Zie ook: boekhoudkundige workflow voor het huidige aanbod van Rally.
Definieer de afhandeling van uitzonderingen vóór de uitrol
Begin met de gevallen die je bedrijf daadwerkelijk tegenkomt: twee soortgelijke betalingen, een dubbel betalingsbewijs, een terugbetaling, een werknemer die privé betaalt, een ontbrekend document en een aankoop in vreemde valuta. Bepaal wie elk geval oplost en hoe een correctie in het definitieve overzicht terechtkomt.
Een verklaring van een ontbrekend ontvangstbewijs kan een bewijsleemte documenteren. Een onkostenbeleid legt verantwoordelijkheden en goedkeuringsregels vast. Noch een formulier, noch een agent bepaalt de algemene fiscale aftrekbaarheid of btw-terugvordering.
Als je wilt zien hoe het uitlezen van bonnen werkt, gebruik dan de bonnenscanner. Een bon lezen is een stap op weg naar een volledig onkostendossier.
Meet het hele proces
Leg vóór de uitrol vast hoeveel tijd mensen besteden aan het verzamelen van bewijs, het corrigeren van gegevens en het voorbereiden van de boekhouding. Meet dezelfde taken daarna gedurende een vergelijkbare periode en bij een vergelijkbare mix van uitgaven.
Nuttige meetwaarden zijn onder meer het aandeel van de uitgaven met bijgevoegde bewijsstukken, overeenkomsten die moeten worden gecorrigeerd, onopgeloste uitgaven bij afsluiting en de tijd tussen de aankoop en een gecontroleerd boekhoudkundig document. Tel naast voltooide taken ook fouten en herstelwerk mee. Een snellere eerste stap is minder nuttig als die verderop meer herstelwerk veroorzaakt.
Begin met de omvang van je bedrijf
Een zelfstandige kan zowel de vastlegging als de controle voor zijn rekening nemen, terwijl een accountant de uiteindelijke verwerking verzorgt. Een groeiend team heeft aangewezen goedkeurders nodig. Een bedrijf dat grensoverschrijdend opereert, heeft daarnaast behoefte aan eigenaarschap per entiteit en lokale boekhoudkundige beslissingen.
De workflow kan meegroeien met die verantwoordelijkheden. Ontdek het onkostenbeheer van Rally, ontdek hoe het kan functioneren naast uw zakelijke bank, of gebruik de grensoverschrijdende gids om een internationale uitrol te plannen.
