Kulude haldamine koosneb järjestikustest ülesannetest. Keegi teeb ostu, esitab tõendi, selgitab ostu ärilist eesmärki ja lahendab kõik küsimused. Finantsosakond vaatab andmed üle ning edastab heakskiidetud teabe raamatupidamisse.
Tehisintellekti agendid on kasulikud, kui need aitavad sellel töövool jätkuda. Väärtus seisneb kuluhaldusprotsessi lõpuleviimises, sealhulgas lõpetamata ülesannete ja üleandmiste käsitlemises.
Rally ühendab selle töö jaoks WhatsAppi agendi ja platvormiagendi. Töötajad saavad WhatsAppi kaudu esitada kviitungeid ja kulude konteksti. Platvormiagent aitab meeskonnal Rally sees kulutoiminguid hallata. AutoMatch seob kviitungid tehingutega ning inimesed vaatavad erandid üle ja annavad need raamatupidamisele üle.
Mõtle ülesannetele, tõenditele ja otsustele
Kviitungiandmete väljavõte loeb dokumendist välju. Sobitamine seob tõendusmaterjali tehinguga. Kulude töövoog vajab lisaks vastutajat, ärilist konteksti, ülevaatamist ja väljundit, mida raamatupidamine saab kasutada.
| Etapp | Milles agent saab meeskonda aidata | Mida inimesed peavad kindlaks tegema |
|---|
| Jäädvusta | Kogu kviitung ja saadaolev kontekst | Õige üksus, eesmärk ja kulude eest vastutaja |
| Sobita | Ühenda kviitungi tõend tehinguga | Kas tõendid ja makse kuuluvad kokku |
| Lõpetatud | Puuduva teabe ja küsimuste lahendamine | Asjaolud, mida dokument ei saa tuvastada |
| Ülevaade | Muuda lahendamata ülesannete tuvastamine ja käsitlemine lihtsamaks | Ettevõtte poliitikast lähtuv otsus ja erandite käsitlemine |
| Raamatupidamine | Valmistage ette toetatud üleandmine | Õige vastavus, summad, tõendid ja kinnitamine |
Kasutage seda tabelit nõutava töövoo määratlemiseks. Kinnitage oma seadistuses saadaolevad toimingud, selle asemel et eeldada, et iga etapp toimub ilma ülevaatuseta.
Näidisprotsess: välislähetuse kulu
Kujutage ette, et töötaja ostab teises riigis klienti külastades tarvikuid. See on illustreeriv protsess, mitte mõõdetud klienditulemus.
Ostu sooritamisel: töötaja säilitab kviitungi ja saadab selle WhatsAppi agendi kaudu koos kliendi- või projektikontekstiga. Kirjes peavad olema tarnija näidatud ostusumma ja valuuta.
Sobitamisel: AutoMatch aitab selle kviitungi tehinguga siduda. Ettevõtte konto valuutas debiteeritud summa võib kviitungil olevast summast erineda. Kontrollija säilitab mõlemad summad ja uurib konverteerimisest või muudest erinevustest tingitud lahknevusi, selle asemel et muuta kviitungit numbrite võrdsustamiseks.
Lõpetamisel: meeskond kasutab platvormi ja selle agenti, et lahendada pooleliolevad kuluhülesanded. Kui tarnija nimi on ebaselge või eesmärk puudub, esitab vastutav isik selle teabe. Kui dokument pole loetav, hangivad nad parema koopia.
Ülevaatamisel: volitatud isik kontrollib tõendeid, üksust, ärilist eesmärki ja ettevõtte eeskirju. Ebakindel vaste jääb lahendamist vajavaks küsimuseks. Sellele ei tohiks anda heakskiidetud olekut lihtsalt seetõttu, et andmed on välja loetud.
Raamatupidamise poolel: kontrollib finantsmeeskond üle vaadatud kirjet ning selle seadistuse jaoks toetatud eksporti või integratsiooni. Algne tõendusmaterjal, tehing ja asjakohased raamatupidamisväljad peavad jääma seotuks. Vaadake raamatupidamise töövoogu Rally praeguse pakkumise kohta.
Määratlege enne kasutuselevõttu erandite käsitlemine
Alustage olukordadest, millega teie ettevõte tegelikult kokku puutub: kaks sarnast makset, topeltkviitung, tagasimakse, töötaja isiklikult tehtud makse, puuduv dokument ja välisvaluutas tehtud ost. Otsustage, kes iga olukorra lahendab ja kuidas parandatud teave jõuab lõplikku arvestusse.
Üks puuduva kviitungi deklaratsioon võib dokumenteerida tõenduslünka. Üks kulupoliitika sätestab vastutusalad ja heakskiitmise reeglid. Ei vorm ega agent määra kindlaks üldist maksude mahaarvatavust ega käibemaksu tagasisaamist.
Kviitungiandmete väljavõttega tutvumiseks kasuta kviitungiskannerit. Kviitungi lugemine on üks samm täieliku kuluaruande koostamise suunas.
Mõõtke kogu protsessi
Enne juurutamist pange kirja aeg, mida inimesed kulutavad tõendite kogumisele, andmete parandamisele ja raamatupidamise ettevalmistamisele. Mõõtke samu ülesandeid pärast juurutamist võrreldava ajavahemiku ja kulude jaotuse puhul.
Kasulikud mõõdikud hõlmavad tõendiga varustatud kulude osakaalu, parandamist vajavaid vasteid, perioodi sulgemisel lahendamata kulusid ning aega ostust kontrollitud raamatupidamiskandeni. Arvestage nii vigade ja ümbertegemise kui ka lõpetatud ülesannetega. Kiirem esimene samm on vähem kasulik, kui see jätab hilisematesse etappidesse rohkem parandamist vajavat tööd.
Alusta oma ettevõtte suurusest
FIE võib vastutada nii andmete kogumise kui ka ülevaatamise eest, samal ajal kui raamatupidaja tegeleb lõpliku kajastamisega. Kasvav meeskond vajab nimeliselt määratud kinnitajaid. Piiriüleselt tegutsev ettevõte vajab samuti üksuste vastutuse määramist ja kohalikke raamatupidamisotsuseid.
Töövoog saab nende ülesannetega koos areneda. Tutvu Rally kuluhaldusega, ja saa teada, kuidas see saab toimida koos teie ettevõtte pangaga, või kasuta piiriülest juhendit rahvusvahelise kasutuselevõtu kavandamiseks.
