Piiriülene töö tekitab kulusid eri valuutades, tundmatutelt tarnijatelt ja erinevate kohalike nõuete alusel. Tööreisiga võivad kaasneda hotelliarve, toitlustustšekk, parkimiskulu ja kliendiprojekti jaoks tehtud ost. Iga kulu vajab endiselt vastutajat, tõendit ja raamatupidamislikku otsust.
Eesmärk on ühine tööprotsess, milles on arvestatud õigete kohalike üksikasjadega. See võib sobida nii välismaal kliente külastavale FIE-le kui ka ettevõttele, mille töötajad ja üksused asuvad mitmes riigis.
Määrake juriidiline isik ja kulude eest vastutaja
Enne reisi või välismaal töötamise algust leppige kokku, milline juriidiline isik kannab kulu, kes võib ostu sooritada ja kes selle üle vaatab. Lisage kliendi, töö või projekti kontekst, kui see aitab raamatupidamist.
Grupiülese nähtavuse olemasolu ei kaota vajadust eraldi juriidiliste isikute kirjete järele. Kui ost toob kasu rohkem kui ühele juriidilisele isikule, laske finantsmeeskonnal otsustada, kuidas see tuleks jaotada ja dokumenteerida. Hoidke see otsus algse tõendusmaterjaliga seotuna.
Hoidke kolm summat eristatavana
Välismaal tehtud kulul võib olla kolm asjakohast summat:
- Tarnija summa: kogusumma ja valuuta originaalkviitungil või arvel.
- Makse summa: mida makseteenuse pakkuja ettevõttelt küsis, koos tuvastatavate tasude või korrigeerimistega.
- Arvestussumma: aruandlusvaluuta väärtus üksuse arvestuspõhimõtte kohaselt.
Need summad võivad õiguspäraselt erineda. Säilitage algsed tõendid ning konversiooni- või väljavõtteallikas. Enne erinevuse käsitlemist vigase kviitungi või ebaõnnestunud vastavusena uurige selle põhjust.
Jagatud maksete, jootrahade, tagasimaksete ja hilisemate korrigeerimiste puhul ühendage seotud kirjed. Ärge kunagi liitke mitme valuuta summasid üheks kogusummaks ilma kokkulepitud konverteerimisaluseta. Meeskonnale annab summade eraldi kajastamiseks ühtse viisi kuluaruande mall .
Jäädvusta dokument ja selle kontekst viivitamata
Paluge töötajatel kviitung või arve alles hoida ja esitada konkreetne äriline eesmärk. Makseviide aitab tehingu üles leida, kuid ei pruugi selgitada, mida osteti. Toidukorra puhul hoidke osalejate andmed koos toidukulu vormiga.
Kviitungi keel võib erineda meeskonna töökeelest. Hoidke algne dokument alles ka siis, kui sellele lisatakse selgitus või väljavõetud väljad. Kui dokument ei ole loetav või on puudulik, küsige tarnijalt selgemat koopiat.
Rally WhatsAppi agent aitab töötajatel esitada kulude haldamise töövoo käigus tõendusmaterjali ja taustainfot. AutoMatch seob kviitungid tehingutega ning platvormi agent aitab meeskonnal tegeleda laiemate kuludega seotud ülesannetega. Inimesed lahendavad ebaselged vastavused ja küsimused, mis vajavad kohalikke äri- või raamatupidamisalaseid teadmisi.
Rakendage ühist protsessi koos kohaliku ülevaatusega
Teie kulupoliitika võib kõigi jaoks määratleda kulude esitamise viisi, vastutajad, tähtajad ja eskaleerimisprotsessi. Seejärel kehtestavad finantsvastutajad kohalikud nõuded arvet tõendavate dokumentide, hüvitamise, dokumentide säilitamise ja maksukäsitluse kohta.
Ärge eeldage, et hüvitamiseks heaks kiidetud kulu on mahaarvatav või annab õiguse käibemaksu tagastamisele. Piiriülese käibemaksu tagastamise menetlustel on abikõlblikkuse tingimused ning need võivad riigiti ja kululiigiti erineda. ELi suunised piiriülese käibemaksu tagastamise kohta on asjaomase finantsvastutaja jaoks lähtekoht, mitte lubadus, et iga välismaal tehtud kuluarve vastab tingimustele.
Puuduva kviitungi deklaratsioon märgib erandi läbivaatamiseks. See ei vasta automaatselt kõigi asjaomaste riikide nõuetele.
Kaasa teekulud samasse üleandmisse
Piiriüleselt liikuvate ettevõtete puhul peaksid kütuse, laadimise, teemaksude ja parkimisega seotud kulutuste puhul kehtima samad tõendamis- ja kontrollipõhimõtted nagu muude kulude korral. Veenduge, et tegelikult läbitavate teekondade puhul oleksid toetatud asukohad, maksekorraldus ja kohaldatavad tasud kinnitatud.
Kasutades ettemakstud kütusekaarti, määrake kindlaks, kes vastutab vahendite kättesaadavaks tegemise ja ebaõnnestunud ostu käsitlemise eest. Kui olete füüsilisest isikust ettevõtja, vaadake füüsilisest isikust ettevõtjatele mõeldud kütusekaardi seadistamise juhendit. Üksikasjalike sõidukite ja juhtidega seotud toimingute kohta lugege eraldi Euroopa autopargi kulude juhendit.
Enne laiendamist testige kogu teekonda
Vali väike valik tüüpilisi oste: tavaline kviitung, välismakse, tagasimakse ja puuduva tõendiga ost. Jälgi iga ostu jäädvustamisest, vastendamisest ja ülevaatusest kuni toetatud raamatupidamisväljundini.
Kontrollige, et algsed summad, üksus, tõendid ja parandused oleksid lõpus endiselt arusaadavad. Mõõtke lisaks kiirusele ka lahendamata kulusid ja parandustööd. Töövoog on laiendamiseks valmis, kui töötajad teavad, mida esitada, ja finantsmeeskond suudab tulemuse raamatupidamises kajastada.
Tutvu Rally kuluhaldusega ja saa teada, kuidas töövoog saab toimida kõrvuti sinu olemasoleva ettevõtte pangaga.
