Čezmejno delo povzroča stroške v različnih valutah, pri neznanih dobaviteljih in ob upoštevanju različnih lokalnih zahtev. Službena pot lahko vključuje hotelski račun, račun za obrok, parkirnino in nakup za projekt stranke. Vsak strošek še vedno potrebuje odgovorno osebo, dokazilo in računovodsko odločitev.
Cilj je skupen operativni proces z ustreznimi lokalnimi podrobnostmi. Uporablja se lahko za samozaposleno osebo, ki obiskuje stranke v tujini, ali za podjetje z zaposlenimi in pravnimi osebami v več državah.
Določite pravno osebo in skrbnika stroškov
Pred začetkom potovanja ali dela v tujini se dogovorite, katera pravna oseba krije strošek, kdo lahko opravi nakup in kdo ga pregleda. Kjer to pomaga računovodstvu, dodajte podatke o stranki, delovnem nalogu ali projektu.
Vidnost skupine ne odpravlja potrebe po ločenih evidencah posameznih subjektov. Če nakup koristi več kot enemu subjektu, naj finančna služba odloči, kako ga je treba razporediti in dokumentirati. To odločitev povežite z izvirnimi dokazili.
Poskrbite, da bodo trije zneski jasno ločeni
Čezmejni strošek lahko vključuje tri relevantne zneske:
- Znesek dobavitelja: preverite skupni znesek in valuto na izvirnem računu ali fakturi.
- Znesek plačila: ki ga je ponudnik plačilnih storitev zaračunal podjetju, vključno z vsemi določljivimi provizijami ali prilagoditvami.
- Računovodski znesek: vrednost v poročevalski valuti v skladu z računovodsko politiko subjekta.
Ti zneski se lahko upravičeno razlikujejo. Ohranite izvirne dokaze ter vir pretvorbe ali izpiska. Preden razliko obravnavate kot nepravilen račun ali neuspešno ujemanje, jo preverite.
Pri razdeljenih plačilih, napitninah, vračilih in naknadnih prilagoditvah povežite povezane zapise. Zneskov v več valutah nikoli ne seštevajte v en skupni znesek brez dogovorjene osnove za pretvorbo. Ekipa lahko s pomočjo predloge za poročilo o stroških dosledno ločeno evidentira zneske.
Dokument in njegov kontekst zajemite pravočasno
Prosite zaposlene, naj shranijo račun ali fakturo in navedejo konkreten poslovni namen. Referenca plačila pomaga najti transakcijo; morda ne pojasni, kaj je bilo kupljeno. Pri obroku hranite podatke o udeležencih skupaj z obrazcem za strošek obroka.
Jezik na računu se lahko razlikuje od delovnega jezika ekipe. Izvirni dokument shranite tudi, ko so dodani pojasnilo ali izluščena polja. Če je dokument neberljiv ali nepopoln, od dobavitelja zahtevajte jasnejšo kopijo.
Agent Rally v aplikaciji WhatsApp zaposlenim pomaga predložiti dokazila in kontekst v procesu obdelave stroškov. AutoMatch poveže račune s transakcijami, agent platforme pa ekipi pomaga pri širših nalogah, povezanih s stroški. Uporabniki razrešujejo negotove ujemanja in vprašanja, pri katerih so potrebna lokalno poslovno ali računovodsko znanje.
Uporabite enoten proces z lokalnim pregledom
Vaša politika stroškov lahko določa način oddaje, odgovorne osebe, roke in postopek eskalacije za vse. Finančni skrbniki nato določijo lokalne zahteve glede dokazil o računih, povračil stroškov, hrambe evidenc in davčne obravnave.
Ne domnevajte, da je strošek, odobren za povračilo, davčno priznan ali upravičen do vračila DDV. Postopki čezmejnega vračila DDV imajo pogoje za upravičenost in se lahko razlikujejo glede na državo in vrsto stroška. Za ustreznega finančnega odgovornega so izhodišče naslednje smernice: smernice EU o čezmejnem vračilu DDV in ne zagotavljajo, da vsak račun iz tujine izpolnjuje pogoje.
Izjava o manjkajočem računu beleži izjemo, ki jo je treba pregledati. Samodejno ne izpolnjuje zahtev vsake vključene države.
V isti predaji vključite tudi stroške cestnin
Za podjetja, ki poslujejo čez meje, bi morali biti gorivo, polnjenje, cestnine in parkiranje obravnavani z enako skrbnostjo pri dokazilih in preverjanju kot drugi stroški. Potrdite podprte lokacije, načine plačila in veljavne pristojbine za poti, ki jih dejansko opravljate.
S predplačniško kartico, določite odgovornost za zagotavljanje razpoložljivosti sredstev in obravnavo neuspešnega nakupa. Če ste samozaposleni, si oglejte ureditev gorivne kartice za samostojna podjetja. Za podrobne informacije o upravljanju vozil in voznikov uporabite ločen evropski vodnik po stroških voznega parka.
Pred širitvijo preizkusite celotno pot
Izberite manjši nabor reprezentativnih nakupov: običajen račun, plačilo v tujini, vračilo in manjkajoče dokazilo. Vsakega spremljajte skozi zajem, usklajevanje, pregled in podprt računovodski izpis.
Na koncu preverite, ali so prvotni zneski, entiteta, dokazila in popravki še vedno razumljivi. Poleg hitrosti merite tudi nerešene stroške in obseg dela, potrebnega za popravke. Potek dela je pripravljen na širitev, ko zaposleni vedo, kaj morajo predložiti, finančna služba pa lahko rezultat ustrezno evidentira.
Raziščite upravljanje stroškov Rally in spoznajte, kako lahko ta potek dela deluje ob vaši obstoječi poslovni banki.
