O trabalho transfronteiriço gera despesas em diferentes moedas, com fornecedores desconhecidos e ao abrigo de requisitos locais distintos. Uma viagem de trabalho pode dar origem a uma fatura de hotel, um recibo de refeição, estacionamento e uma compra para um projeto de um cliente. Cada despesa continua a precisar de um responsável, de comprovativos e de uma decisão contabilística.
O objetivo é ter um processo operacional comum, com os detalhes locais adequados. Pode servir tanto uma pessoa independente que visita clientes no estrangeiro como uma empresa com colaboradores e entidades em vários países.
Defina a entidade e o responsável pelas despesas
Antes de começar uma viagem ou um trabalho no estrangeiro, acordem qual é a entidade jurídica que assume o custo, quem pode efetuar a compra e quem a revê. Acrescente o contexto do cliente, do trabalho ou do projeto sempre que isso ajude a contabilidade.
A visibilidade do grupo não elimina a necessidade de registos separados para cada entidade. Se uma compra beneficiar mais do que uma entidade, peça à equipa financeira que decida como deve ser imputada e documentada. Mantenha essa decisão associada à evidência original.
Mantenha os três montantes distintos
Uma despesa no estrangeiro pode ter três montantes relevantes:
- O montante do fornecedor: o total e a moeda no recibo ou na fatura original.
- O montante do pagamento: o valor que o fornecedor de pagamentos cobrou à empresa, incluindo quaisquer taxas ou ajustes identificáveis.
- O montante contabilístico: o valor na moeda de reporte ao abrigo da política contabilística da entidade.
Estes montantes podem diferir legitimamente. Preserve a evidência original e a fonte da conversão ou do extrato. Investigue a diferença antes de a considerar um recibo incorreto ou uma correspondência falhada.
Para pagamentos divididos, gorjetas, reembolsos e ajustes posteriores, associe os registos relacionados. Nunca some montantes de várias moedas num único total sem uma base de conversão acordada. O modelo de relatório de despesas proporciona à equipa uma forma consistente de registar os montantes separadamente.
Registe prontamente o documento e o respetivo contexto
Peça aos colaboradores que guardem o recibo ou a fatura e indiquem uma finalidade comercial específica. Uma referência de pagamento ajuda a localizar a transação; pode não explicar o que foi comprado. No caso de uma refeição, guarde os dados dos participantes e inclua também o seguinte: formulário de despesas de refeições.
O idioma de um recibo pode ser diferente do idioma de trabalho da equipa. Guarde o documento original, mesmo quando é adicionada uma explicação ou são extraídos campos. Se o documento estiver ilegível ou incompleto, peça ao fornecedor uma cópia mais nítida.
O agente do WhatsApp da Rally ajuda os colaboradores a fornecer provas e contexto durante o processo de despesas. O AutoMatch associa os recibos às transações, e o agente da plataforma ajuda a equipa a tratar das restantes tarefas relacionadas com despesas. Os utilizadores resolvem correspondências incertas e questões que exigem conhecimento local do negócio ou de contabilidade.
Aplique um processo comum com revisão local
A sua política de despesas pode definir o processo de submissão, os responsáveis, os prazos e o processo de escalamento para todos. Os responsáveis financeiros definem depois os requisitos locais relativos aos comprovativos das faturas, ao reembolso, à conservação dos registos e ao tratamento fiscal.
Não parta do princípio de que uma despesa aprovada para reembolso é dedutível ou elegível para recuperação do IVA. Consulte a seguinte fonte. Orientação da UE sobre reembolsos transfronteiriços de IVA. Esta orientação é um ponto de partida para o responsável financeiro relevante, não uma promessa de que todos os recibos emitidos no estrangeiro sejam elegíveis.
Uma declaração de recibo em falta regista uma exceção para análise. Não cumpre automaticamente os requisitos de todos os países envolvidos.
Inclua as despesas rodoviárias na mesma passagem
Para as empresas que atravessam fronteiras, o abastecimento, o carregamento, as portagens e o estacionamento devem estar sujeitos ao mesmo rigor na apresentação de comprovativos e na revisão que as restantes despesas. Confirme os locais abrangidos, as modalidades de pagamento e as taxas aplicáveis às viagens que efetivamente realiza.
Com um cartão de combustível pré-pago, atribua a responsabilidade de disponibilizar os fundos e de tratar de uma compra falhada. Se trabalhar por conta própria, consulte o guia de configuração de cartões de combustível para empresas independentes. Para obter informações detalhadas sobre a gestão de veículos e condutores, utilize o guia separado europeu sobre despesas de frota.
Teste todo o percurso antes de expandir
Escolha um pequeno conjunto de compras representativas: um recibo normal, um pagamento no estrangeiro, um reembolso e uma lacuna de documentação. Acompanhe cada compra ao longo da captura, correspondência, revisão e do resultado contabilístico suportado.
Verifique, no final, se os montantes originais, a entidade, as evidências e as correções continuam compreensíveis. Meça as despesas por resolver e o trabalho de correção, além da rapidez. Um fluxo de trabalho está pronto para ser expandido quando os colaboradores sabem o que devem submeter e a equipa financeira consegue contabilizar o resultado.
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