Um recibo de restaurante informa o departamento financeiro sobre onde foi gasto o dinheiro. Um formulário de despesas de refeições de negócios acrescenta quem esteve presente, por que motivo a reunião foi importante para a empresa e como o pagamento deve ser analisado.
Abra o formulário gratuito de despesas com refeições de negócios. Este formulário em inglês pode ser editado no seu navegador e está pronto para imprimir ou guardar como PDF. Anexe-o ao recibo nos seus registos de despesas.
Registe o contexto enquanto ainda está fresco
Registe a data, o local e o objetivo profissional após a refeição. Indique os participantes e as respetivas organizações ou funções. Um objetivo claro descreve a atividade concreta, como discutir um projeto específico ou reunir-se com um fornecedor sobre uma encomenda. Evite basear-se numa categoria como «refeição» para explicar a relação profissional.
Inclua a entidade jurídica que incorreu no custo e o colaborador responsável pelo registo. Isto é importante tanto para uma empresa em nome individual como para uma empresa com várias equipas ou entidades: o revisor precisa de identificar a quem pertence a despesa.
Mantenha o recibo, o pagamento e a gorjeta associados
O formulário tem campos separados para o valor do restaurante, a gorjeta que ainda não esteja incluída e o total pago. Manter estes valores separados ajuda a evitar adicionar uma gorjeta duas vezes. Mantenha a moeda original e registe a referência do pagamento para que o revisor possa localizar a transação.
| Registo | O que contribui |
|---|
| Recibo ou fatura de restaurante | Fornecedor, data, itens e valores apresentados pelo restaurante |
| Tipo de refeição | Participantes, organizações, finalidade empresarial e colaborador responsável |
| Registo de pagamento | Quem pagou, montante pago, moeda e referência da transação |
| Rever | Decisão e ajustes relativos à política da empresa, e quaisquer questões para a contabilidade |
Se for incluído um item pessoal na fatura, identifique-o para análise em vez de alterar silenciosamente o total do recibo. Se dois colaboradores dividirem o pagamento, explique a divisão e faça referência cruzada ao outro pedido de reembolso. Uma refeição partilhada não deve dar origem a dois pedidos de reembolso pelo valor total da fatura.
Separe a decisão empresarial da decisão fiscal
A aprovação da empresa não determina o tratamento fiscal. Os países podem distinguir entre refeições para funcionários, despesas de representação com convidados de negócios, ajudas de custo em viagem e despesas privadas. Os requisitos relativos às faturas e à manutenção de registos também variam.
Como exemplo específico de um país, laranja descrevem os requisitos alemães relativos ao registo da refeição e à fatura do restaurante. Não aplique automaticamente essas orientações a uma refeição registada por uma entidade sediada noutro local. a orientação da IHK Stuttgart sobre refeições de negócios descreve os requisitos alemães relativos ao registo da refeição e à fatura do restaurante. Não aplique automaticamente essa orientação a uma refeição registada por uma entidade sediada noutro local.
Registe uma refeição no estrangeiro sem perder os valores originais
Preserve a moeda do restaurante, o total do recibo e o montante cobrado à empresa. Registe separadamente qualquer comissão do prestador de pagamentos ou informação sobre conversão disponível. Se a empresa utilizar um montante numa moeda de reporte, indique a taxa ou a fonte do extrato utilizada ao abrigo da sua política contabilística.
Evite adicionar despesas em moedas diferentes ao mesmo total. O nosso modelo de relatório de despesas e guia de despesas transfronteiriças explicam uma forma consistente de as organizar.
Torne claras as aprovações e as exceções
O revisor deve confirmar a finalidade comercial, os comprovativos e o pagamento, registando depois um montante aprovado ou solicitando mais informações. Um recibo em falta exige uma tentativa de recuperação documentada e a declaração de recibo em falta. Mantenha essa exceção associada ao registo da refeição.
Defina as regras recorrentes numa política de despesas: quando é necessária aprovação prévia, como registar os convidados, quem analisa a despesa e como tratar um pagamento repartido ou pessoal.
Integre as despesas de refeições no fluxo de trabalho diário
O agente WhatsApp da Rally ajuda os colaboradores a fornecer comprovativos de despesas e contexto próximo do momento da compra. O AutoMatch associa os recibos às transações, e o agente da plataforma ajuda a equipa a tratar das tarefas relacionadas com despesas na plataforma. A revisão continua a fazer parte do processo, incluindo documentos incompletos e decisões que requerem contexto empresarial.
Isto dá ao proprietário de uma pequena empresa e a uma equipa financeira maior o mesmo ponto de partida básico: um pagamento, a respetiva prova e uma ação clara a seguir. Explore a gestão de despesas e os resultados contabilísticos compatíveis.
