Ο Nick Telecki είναι ο CEO της Rally και γράφει για τη διαχείριση εξόδων με AI, τις επαγγελματικές κάρτες, τις δαπάνες καυσίμων και τις διασυνοριακές επιχειρηματικές δραστηριότητες.
Μην ξανακάνετε ποτέ τα έξοδά σας
Ο agent AutoMatch της Rally τα αναλαμβάνει όλα για εσάς
Μια απόδειξη εστιατορίου ενημερώνει το τμήμα οικονομικών για το πού δαπανήθηκαν τα χρήματα. Μια φόρμα εξόδων επαγγελματικού γεύματος προσθέτει ποιοι παρευρέθηκαν, γιατί η συνάντηση ήταν σημαντική για την επιχείρηση και πώς θα πρέπει να ελεγχθεί η πληρωμή.
Ανοίξτε τη δωρεάν φόρμα εξόδων για επαγγελματικά γεύματα Αυτό το έντυπο είναι στα αγγλικά, μπορείτε να το επεξεργαστείτε στο πρόγραμμα περιήγησής σας και είναι έτοιμο για εκτύπωση ή αποθήκευση ως PDF. Επισυνάψτε το στην απόδειξη στα αρχεία εξόδων σας.
Καταγράψτε την ημερομηνία, τον χώρο και τον επαγγελματικό σκοπό μετά το γεύμα. Καταχωρίστε τους παρευρισκόμενους και τους οργανισμούς ή τους ρόλους τους. Ένας σαφής σκοπός περιγράφει την πραγματική δραστηριότητα, όπως τη συζήτηση για ένα συγκεκριμένο έργο ή μια συνάντηση με προμηθευτή σχετικά με μια παραγγελία. Μην βασίζεστε σε μια κατηγορία, όπως «γεύμα», για να εξηγήσετε την επαγγελματική σύνδεση.
Συμπεριλάβετε τη νομική οντότητα που επιβαρύνθηκε με το κόστος και τον εργαζόμενο που είναι υπεύθυνος για την καταχώριση. Αυτό είναι σημαντικό τόσο για μια ατομική επιχείρηση όσο και για μια εταιρεία με πολλές ομάδες ή οντότητες: ο ελεγκτής πρέπει να μπορεί να αναγνωρίσει σε ποιον ανήκει η δαπάνη.
Η φόρμα διαθέτει ξεχωριστά πεδία για το ποσό του εστιατορίου, το φιλοδώρημα που δεν περιλαμβάνεται ήδη και το συνολικό ποσό που καταβλήθηκε. Η διατήρηση αυτών των στοιχείων ξεχωριστά συμβάλλει στην αποφυγή διπλής προσθήκης φιλοδωρήματος. Διατηρήστε το αρχικό νόμισμα και καταγράψτε την αναφορά πληρωμής, ώστε ο ελεγκτής να μπορεί να εντοπίσει τη συναλλαγή.
| Καταγραφή | Τι συνεισφέρει |
|---|---|
| Απόδειξη ή τιμολόγιο εστιατορίου | Προμηθευτής, ημερομηνία, είδη και ποσά όπως εμφανίζονται από το εστιατόριο |
| Φόρμα γεύματος | Συμμετέχοντες, οργανισμοί, επιχειρηματικός σκοπός και υπεύθυνος εργαζόμενος |
| Αρχείο πληρωμής | Ποιος πλήρωσε, ποσό πληρωμής, νόμισμα και αριθμός αναφοράς συναλλαγής |
| Έλεγχος | Απόφαση εταιρικής πολιτικής, προσαρμογές και τυχόν ερωτήσεις για το λογιστήριο |
Αν στον λογαριασμό περιλαμβάνεται ένα προσωπικό είδος, επισημάνετέ το για έλεγχο αντί να αλλάξετε σιωπηρά το συνολικό ποσό της απόδειξης. Αν δύο εργαζόμενοι μοιράζονται την πληρωμή, εξηγήστε τον επιμερισμό και παραπέμψτε στη δεύτερη δαπάνη. Ένα κοινό γεύμα δεν θα πρέπει να έχει ως αποτέλεσμα δύο αξιώσεις για ολόκληρο τον λογαριασμό.
Η έγκριση από την εταιρεία δεν καθορίζει τη φορολογική αντιμετώπιση. Οι χώρες μπορούν να διακρίνουν μεταξύ γευμάτων για εργαζομένους, φιλοξενίας επαγγελματικών επισκεπτών, εξόδων διατροφής κατά τη διάρκεια ταξιδιών και ιδιωτικών δαπανών. Οι απαιτήσεις για τα τιμολόγια και την τήρηση αρχείων διαφέρουν επίσης.
Το πρότυπο δεν περιλαμβάνει σκόπιμα προκαθορισμένο ποσοστό εκπιπτόμενης δαπάνης, τύπο ανάκτησης ΦΠΑ ή επίδομα γεύματος. Οι αποφάσεις αυτές ανήκουν στον υπεύθυνο οικονομικών της σχετικής οντότητας. Για παράδειγμα, σε επίπεδο χώρας, η καθοδήγηση της IHK Stuttgart για τα επαγγελματικά γεύματα περιγράφει τις γερμανικές απαιτήσεις για την καταγραφή του γεύματος και το τιμολόγιο του εστιατορίου. Μην εφαρμόζετε αυτόματα αυτή την καθοδήγηση σε γεύμα που έχει καταχωριστεί από οντότητα σε άλλη χώρα.
Διατηρήστε το νόμισμα του εστιατορίου, το συνολικό ποσό της απόδειξης και το ποσό που χρεώθηκε στην επιχείρηση. Καταγράψτε ξεχωριστά τυχόν προμήθεια του παρόχου πληρωμών ή διαθέσιμες πληροφορίες μετατροπής. Αν η εταιρεία χρησιμοποιεί ποσό σε νόμισμα αναφοράς, σημειώστε την ισοτιμία ή την πηγή του αντιγράφου κίνησης που χρησιμοποιήθηκε, σύμφωνα με τη λογιστική της πολιτική.
Μην προσθέτετε έξοδα σε διαφορετικά νομίσματα σε ένα ενιαίο σύνολο. Το πρότυπο αναφοράς εξόδων και οδηγός για διασυνοριακά έξοδα εξηγούν έναν συνεπή τρόπο οργάνωσής τους.
Ο ελεγκτής θα πρέπει να επιβεβαιώσει τον επιχειρηματικό σκοπό, τα αποδεικτικά στοιχεία και την πληρωμή και, στη συνέχεια, να καταγράψει ένα εγκεκριμένο ποσό ή να ζητήσει περισσότερες πληροφορίες. Μια απόδειξη που λείπει απαιτεί τεκμηριωμένη προσπάθεια ανάκτησης και τη δήλωση για την απουσία απόδειξης. Διατηρήστε αυτή την εξαίρεση συνδεδεμένη με την καταχώριση του γεύματος.
Καθορίστε τους επαναλαμβανόμενους κανόνες σε μια πολιτική εξόδων: όταν απαιτείται προηγούμενη έγκριση, πώς καταγράφονται οι φιλοξενούμενοι, ποιος ελέγχει τη δήλωση δαπάνης και πώς αντιμετωπίζονται οι επιμερισμένες ή προσωπικές πληρωμές.
Ο agent του Rally στο WhatsApp βοηθά τους εργαζομένους να παρέχουν αποδεικτικά και το σχετικό πλαίσιο για τις αποδείξεις κοντά στη στιγμή της αγοράς. Το AutoMatch συνδέει τις αποδείξεις με τις συναλλαγές και ο agent της πλατφόρμας βοηθά την ομάδα να διεκπεραιώνει τις εργασίες εξόδων στην πλατφόρμα. Ο έλεγχος παραμένει μέρος της διαδικασίας, συμπεριλαμβανομένων των ελλιπών εγγράφων και των αποφάσεων που απαιτούν επιχειρηματικό πλαίσιο.
Αυτό δίνει σε έναν ιδιοκτήτη μικρής επιχείρησης που εργάζεται μόνος και σε μια μεγαλύτερη οικονομική ομάδα το ίδιο βασικό σημείο εκκίνησης: μια πληρωμή, τα αποδεικτικά της και ένα σαφές επόμενο βήμα. Εξερευνήστε τη διαχείριση εξόδων και τις υποστηριζόμενες λογιστικές εξαγωγές.
Δημιουργήστε πολιτική δαπανών με δωρεάν επεξεργάσιμο πρότυπο για αγορές, αποδείξεις, εγκρίσεις, επιστροφές εξόδων, δαπάνες στο εξωτερικό και εξαιρέσεις.
Κατεβάστε δωρεάν αναφορά εξόδων που περιλαμβάνει νομίσματα, αναφορές αποδείξεων, εγκρίσεις και συνολικά ποσά επιστροφής.
Δωρεάν δήλωση απουσίας απόδειξης για την καταγραφή στοιχείων δαπάνης, αποδεικτικών πληρωμής και έγκρισης από ελεγκτή.
