Nick Telecki est le PDG de Rally et écrit sur la gestion des dépenses par l’IA, les cartes professionnelles, les dépenses de carburant et les opérations commerciales transfrontalières.
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Un reçu de restaurant indique aux équipes financières où l’argent a été dépensé. Un formulaire de frais de repas d’affaires précise qui était présent, pourquoi la réunion était importante pour l’entreprise et comment le paiement doit être examiné.
Ouvrez le formulaire gratuit de note de frais pour repas professionnels Ce formulaire en anglais est modifiable dans votre navigateur et prêt à être imprimé ou enregistré au format PDF. Joignez-le au reçu dans vos justificatifs de dépenses.
Après le repas, indiquez la date, le lieu et l’objet professionnel. Mentionnez les participants ainsi que leur organisation ou leur fonction. Un objet clair décrit l’activité réelle, par exemple discuter d’un projet précis ou rencontrer un fournisseur au sujet d’une commande. Ne vous contentez pas d’une catégorie telle que « repas » pour expliquer le lien professionnel.
Indiquez l’entité juridique qui a engagé la dépense ainsi que le salarié responsable de l’enregistrement. Cela s’applique aussi bien à une entreprise individuelle qu’à une société composée de plusieurs équipes ou entités : la personne chargée de la vérification doit pouvoir identifier à qui appartient la dépense.
Le formulaire comporte des champs distincts pour le montant du repas au restaurant, le pourboire non déjà inclus et le total payé. Le fait de conserver ces éléments séparés contribue à éviter d’ajouter deux fois un pourboire. Conservez la devise d’origine et saisissez la référence du paiement afin que la personne chargée de la vérification puisse retrouver la transaction.
| Enregistrer | Sa contribution |
|---|---|
| Reçu ou facture de restaurant | Fournisseur, date, articles et montants indiqués par le restaurant |
| Formulaire de repas | Participants, organisations, objet professionnel et salarié responsable |
| Historique des paiements | Payeur, montant payé, devise et référence de la transaction |
| Évaluer | Décision relative à la politique de l’entreprise, ajustements et questions pour la comptabilité |
Si un article personnel figure sur la facture, identifiez-le afin qu’il soit examiné au lieu de modifier discrètement le total du reçu. Si deux employés se partagent le paiement, expliquez la répartition et faites référence à l’autre note de frais. Un repas partagé ne doit pas donner lieu à deux notes de frais correspondant chacune au montant total de la facture.
L’approbation de l’entreprise ne détermine pas le traitement fiscal. Les pays peuvent établir une distinction entre les repas des salariés, les repas offerts à des clients ou partenaires, les frais de subsistance en déplacement et les dépenses privées. Les exigences en matière de facturation et de tenue des registres varient également.
Le modèle ne prédéfinit intentionnellement aucun pourcentage de franchise, aucune formule de récupération de la TVA ni aucune indemnité de repas. Ces décisions relèvent du responsable financier de l’entité concernée. À titre d’exemple propre à un pays, les recommandations de l’IHK de Stuttgart concernant les repas d’affaires décrivent les exigences allemandes relatives au relevé du repas et à la facture du restaurant. N’appliquez pas automatiquement ces recommandations à un repas réservé par une entité située ailleurs.
Conservez la devise du restaurant, le total du reçu et le montant facturé à l’entreprise. Enregistrez séparément les éventuels frais du prestataire de paiement ou les informations de conversion disponibles. Si l’entreprise utilise un montant dans une devise de reporting, indiquez le taux ou la source du relevé utilisé conformément à sa politique comptable.
Évitez d’additionner des dépenses dans différentes devises au sein d’un même total. Notre modèle de rapport de dépenses et notre guide des dépenses transfrontalières expliquent une méthode cohérente pour les organiser.
Le réviseur doit confirmer l’objet professionnel, les justificatifs et le paiement, puis consigner un montant approuvé ou demander des informations complémentaires. En l’absence de reçu, une tentative de récupération documentée est requise, ainsi que la déclaration suivante : déclaration relative à l’absence de reçu. Conservez cette exception associée à l’enregistrement du repas.
Définissez les règles récurrentes dans une politique de dépenses: lorsque l’approbation préalable est nécessaire, comment enregistrer les invités, qui vérifie la note de frais et comment gérer un paiement partagé ou personnel.
L’agent WhatsApp de Rally aide les employés à fournir les justificatifs et le contexte au plus près de l’achat. AutoMatch associe les justificatifs aux transactions, et l’agent de la plateforme aide l’équipe à traiter les tâches liées aux dépenses dans la plateforme. La vérification reste une étape du processus, notamment pour les documents incomplets et les décisions qui nécessitent le contexte de l’entreprise.
Cela offre au chef d’entreprise indépendant comme à une équipe financière plus importante le même point de départ essentiel : un paiement, son justificatif et une prochaine action claire. Découvrez la gestion des dépenses et les sorties comptables prises en charge.
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