Un rapport de dépenses relie les achats professionnels à leurs justificatifs et à la personne qui les examine. Un rapport utile indique également clairement quels montants ont été payés par l’entreprise et lesquels peuvent devoir être remboursés à un salarié.
Téléchargez gratuitement le rapport de dépenses au format Excel, ou ouvrez le rapport de dépenses imprimable. Les deux sont en anglais et incluent les lignes de dépenses, les références justificatives et les champs de contrôle. Le classeur Excel calcule les montants à déclarer et les totaux approuvés des dépenses payées par les employés à partir de vos données. Le formulaire dans le navigateur utilise des totaux saisis manuellement.
Définissez le périmètre avant d’ajouter des dépenses
Attribuez au rapport un identifiant, une période de reporting et une seule entité juridique. Ajoutez le salarié ou le propriétaire, l’équipe ou le projet, ainsi que le réviseur. Si les coûts concernent différentes entités, utilisez des rapports distincts et faites référence à tout achat partagé.
Choisissez une devise de reporting. Conservez également la devise et le montant d’origine de chaque transaction. Le rapport peut afficher les deux ; il ne doit jamais faire passer une conversion de devise pour le montant d’origine d’un achat.
Ajoutez une dépense par ligne
Pour chaque achat, saisissez la date, le commerçant et le motif professionnel. Indiquez qui a payé : l’entreprise ou le salarié. Ajoutez ensuite le montant d’origine et la devise, le montant dans la devise de reporting et la référence du justificatif.
Utilisez un nom de fichier ou une référence de document que la personne chargée de la vérification pourra retrouver. Conservez les fichiers ensemble dans le système d’archivage approuvé par l’entreprise. Un rapport indiquant « reçu joint » est difficile à vérifier s’il n’existe aucun lien fiable vers le bon document.
| Champ | Ce que l’évaluateur doit comprendre |
|---|
| Date et commerçant | Achat représenté par la ligne |
| Objet professionnel | Pourquoi le coût incombe à l’entreprise |
| Payé par | L’entreprise a déjà payé ou doit peut-être de l’argent à un salarié |
| Montant et devise d’origine | Ce qu’indique le reçu ou le relevé du fournisseur |
| Source du montant et du taux du rapport | Comment la dépense est convertie dans la devise commune du rapport |
| Référence de preuve | Où trouver le justificatif et le contexte associé |
| Décision | Approuvée, en attente, refusée ou justificatifs supplémentaires requis |
Rapprochez le rapport sans payer deux fois une même dépense
Totalisez uniquement les montants exprimés dans la devise de reporting sélectionnée. Séparez les dépenses prises en charge par l’entreprise de celles payées par les employés. Le montant dû à un employé dépend des frais payés par celui-ci et approuvés, déduction faite des avances applicables ou des montants déjà remboursés.
Une dépense réglée avec une carte d’entreprise peut tout de même nécessiter un justificatif et une vérification. Elle ne doit pas automatiquement devenir un remboursement de frais à un salarié. De même, un paiement effectué par un salarié n’est pas automatiquement approuvé simplement parce qu’il apparaît dans le rapport.
Le classeur Excel convertit chaque ligne selon le taux de change de la devise de reporting que vous saisissez et totalise les montants obtenus. Il totalise séparément les dépenses approuvées payées par les employés et soustrait l’avance ou le remboursement antérieur que vous saisissez. Un taux de 1 s’applique lorsque la devise d’origine et la devise de reporting sont identiques. Les taux manquants laissent les montants concernés incomplets ; corrigez donc le nombre d’informations manquantes dans le classeur avant de vous fier aux totaux.
Le formulaire imprimable comporte des espaces pour les totaux vérifiés manuellement. Aucune des deux versions ne sélectionne les taux de change, ne détermine le traitement fiscal ni n’approuve les dépenses. Vérifiez les données saisies et examinez la décision avant de payer ou de réserver le rapport.
Résolvez les exceptions sur le même enregistrement
Demandez un duplicata lorsqu’un justificatif manque. S’il est impossible de le récupérer, joignez une déclaration de justificatif manquant et laissez la ligne en attente jusqu’à sa vérification. Un formulaire de repas d’affaires ajoute les informations concernant les invités et le motif à un justificatif de restaurant.
Pour les remboursements, les demandes en double, les dépenses personnelles ou les paiements fractionnés, décrivez l’ajustement et associez-y la transaction correspondante. Conservez le montant d’origine et les justificatifs afin qu’une autre personne puisse suivre la modification.
Adaptez le rapport au pays concerné
Il s’agit d’un modèle opérationnel général. Les règles de remboursement, les dépenses autorisées, les exigences relatives aux factures et le traitement fiscal dépendent de l’entreprise et de la juridiction. Demandez au responsable financier compétent de définir ces règles dans la politique de dépenses.
Pour un processus spécifiquement néerlandais ou allemand, Rally propose également le formulaire de déclaration néerlandais et le modèle de notes de frais allemand. Leurs recommandations spécifiques à chaque pays doivent être utilisées uniquement dans le contexte pertinent.
Faites du rapport le résultat d’un processus quotidien
Tout rassembler à la fin du mois oblige à reconstituer les achats. L’agent WhatsApp de Rally aide les employés à fournir leurs justificatifs et le contexte au fur et à mesure. AutoMatch associe les justificatifs aux transactions, tandis que l’agent de la plateforme aide les équipes à gérer l’ensemble du processus de dépenses et les tâches en attente.
Les utilisateurs examinent les documents incomplets et les décisions comptables avant d’utiliser les résultats comptables. Le même processus peut convenir à une entreprise individuelle ou à une équipe comptant plusieurs réviseurs. Découvrez la gestion des dépenses de Rally, ou découvrez comment les agents IA s’intègrent au processus.
