Ο Nick Telecki είναι ο CEO της Rally και γράφει για τη διαχείριση εξόδων με AI, τις επαγγελματικές κάρτες, τις δαπάνες καυσίμων και τις διασυνοριακές επιχειρηματικές δραστηριότητες.
Μην ξανακάνετε ποτέ τα έξοδά σας
Ο agent AutoMatch της Rally τα αναλαμβάνει όλα για εσάς
Μια αναφορά εξόδων συνδέει τις επαγγελματικές αγορές με τα σχετικά παραστατικά και το άτομο που τις ελέγχει. Μια χρήσιμη αναφορά διευκρινίζει επίσης ποια ποσά καταβλήθηκαν από την εταιρεία και ποια ενδέχεται να χρειάζεται να επιστραφούν σε έναν εργαζόμενο.
Κατεβάστε τη δωρεάν αναφορά εξόδων σε Excel, ή ανοίξτε την εκτυπώσιμη αναφορά εξόδων. Και οι δύο είναι στα αγγλικά και περιλαμβάνουν γραμμές εξόδων, παραπομπές σε αποδεικτικά στοιχεία και πεδία ελέγχου. Το βιβλίο εργασίας Excel υπολογίζει τα ποσά αναφοράς και τα εγκεκριμένα σύνολα που καταβλήθηκαν από τους εργαζομένους, με βάση τα δεδομένα σας. Η φόρμα στο πρόγραμμα περιήγησης χρησιμοποιεί σύνολα που εισάγονται χειροκίνητα.
Δώστε στην αναφορά ένα αναγνωριστικό, μια περίοδο αναφοράς και μία νομική οντότητα. Προσθέστε τον εργαζόμενο ή τον ιδιοκτήτη, την ομάδα ή το έργο και τον ελεγκτή. Αν τα κόστη ανήκουν σε διαφορετικές οντότητες, χρησιμοποιήστε ξεχωριστές αναφορές και παραπέμψτε στη σχετική κοινή αγορά.
Επιλέξτε ένα νόμισμα αναφοράς. Διατηρήστε επίσης το αρχικό νόμισμα και το ποσό κάθε συναλλαγής. Η αναφορά χωράει και τα δύο· δεν θα πρέπει ποτέ να παρουσιάζει μια μετατροπή νομίσματος ως το αρχικό ποσό αγοράς.
Για κάθε αγορά, καταχωρίστε την ημερομηνία, τον έμπορο και τον επαγγελματικό σκοπό. Επισημάνετε ποιος πλήρωσε: η εταιρεία ή ο εργαζόμενος. Στη συνέχεια, προσθέστε το αρχικό ποσό και το νόμισμα, το ποσό στο νόμισμα αναφοράς και την αναφορά του αποδεικτικού.
Χρησιμοποιήστε ένα όνομα αρχείου απόδειξης ή μια αναφορά εγγράφου που μπορεί να εντοπίσει ο ελεγκτής. Διατηρήστε τα αρχεία μαζί στο εγκεκριμένο από την εταιρεία σύστημα καταγραφής. Μια αναφορά που αναφέρει «επισυνάπτεται απόδειξη» είναι δύσκολο να ελεγχθεί, αν δεν υπάρχει αξιόπιστη σύνδεση με το σωστό έγγραφο.
| Πεδίο | Τι πρέπει να κατανοήσει ο αξιολογητής |
|---|---|
| Ημερομηνία και έμπορος | Ποια αγορά αντιπροσωπεύει η γραμμή |
| Επαγγελματικός σκοπός | Γιατί το κόστος επιβαρύνει την επιχείρηση |
| Πληρωμή από | Αν η εταιρεία έχει ήδη πληρώσει ή αν ενδέχεται να οφείλονται χρήματα σε έναν εργαζόμενο |
| Αρχικό ποσό και νόμισμα | Ό,τι αναγράφεται στην απόδειξη ή στο αρχείο του προμηθευτή |
| Πηγή ποσού και συντελεστή αναφοράς | Πώς η δαπάνη καταχωρίζεται στο κοινό νόμισμα της αναφοράς |
| Παραπομπή σε αποδεικτικό στοιχείο | Πού θα βρείτε την απόδειξη και τα σχετικά στοιχεία |
| Απόφαση | Εγκεκριμένη, σε εκκρεμότητα, απορριφθείσα ή απαιτούνται περισσότερα στοιχεία |
Συμπεριλάβετε μόνο τα ποσά που εκφράζονται στο επιλεγμένο νόμισμα αναφοράς. Διαχωρίστε τα έξοδα που καταβάλλονται από την εταιρεία από εκείνα που καταβάλλονται από τους εργαζομένους. Το ποσό που οφείλεται σε έναν εργαζόμενο εξαρτάται από τα εγκεκριμένα έξοδα που έχει καταβάλει ο ίδιος, μείον τυχόν σχετικές προκαταβολές ή ποσά που έχουν ήδη επιστραφεί.
Μια δαπάνη που πληρώθηκε με εταιρική κάρτα μπορεί και πάλι να χρειάζεται απόδειξη και έλεγχο. Δεν πρέπει να μετατρέπεται αυτόματα σε αποζημίωση εργαζομένου. Αντίστοιχα, μια πληρωμή από εργαζόμενο δεν εγκρίνεται αυτόματα μόνο και μόνο επειδή εμφανίζεται στην αναφορά.
Το βιβλίο εργασίας του Excel μετατρέπει κάθε γραμμή χρησιμοποιώντας την ισοτιμία του νομίσματος αναφοράς που εισάγετε και αθροίζει τα ποσά που προκύπτουν. Αθροίζει ξεχωριστά τα εγκεκριμένα έξοδα που καταβλήθηκαν από εργαζομένους και αφαιρεί την προκαταβολή ή την προηγούμενη αποζημίωση που εισάγετε. Όταν το αρχικό και το νόμισμα αναφοράς είναι το ίδιο, η ισοτιμία είναι 1. Οι ισοτιμίες που λείπουν αφήνουν τα επηρεαζόμενα ποσά ελλιπή, επομένως επιλύστε τον αριθμό των ελλειπόντων στοιχείων εισαγωγής στο βιβλίο εργασίας πριν βασιστείτε στα σύνολα.
Η εκτυπώσιμη φόρμα περιλαμβάνει πεδία για τα σύνολα που ελέγχθηκαν χειροκίνητα. Καμία από τις δύο εκδόσεις δεν επιλέγει συναλλαγματικές ισοτιμίες, δεν καθορίζει τη φορολογική μεταχείριση ούτε εγκρίνει δαπάνες. Ελέγξτε τα δεδομένα εισόδου και επανεξετάστε την απόφαση πριν από την πληρωμή ή την καταχώριση της αναφοράς.
Ζητήστε αντίγραφο όταν λείπει μια απόδειξη. Αν δεν μπορεί να ανακτηθεί, επισυνάψτε μια δήλωση απουσίας απόδειξης και αφήστε τη γραμμή σε εκκρεμότητα μέχρι να ελεγχθεί. Μια φόρμα επαγγελματικού γεύματος προσθέτει τα στοιχεία των καλεσμένων και τον σκοπό σε μια απόδειξη εστιατορίου.
Για επιστροφές χρημάτων, διπλές αξιώσεις, προσωπικά είδη ή επιμερισμένες πληρωμές, περιγράψτε την προσαρμογή και συνδέστε τη σχετική συναλλαγή. Διατηρήστε το αρχικό ποσό και τα αποδεικτικά στοιχεία, ώστε κάποιος άλλος να μπορεί να παρακολουθήσει την αλλαγή.
Αυτό είναι ένα γενικό λειτουργικό έντυπο. Οι κανόνες αποζημίωσης, οι επιτρεπόμενες δαπάνες, οι απαιτήσεις τιμολόγησης και η φορολογική μεταχείριση εξαρτώνται από την επιχείρηση και τη δικαιοδοσία. Ο αρμόδιος υπεύθυνος οικονομικών πρέπει να καθορίσει αυτούς τους κανόνες στην πολιτική εξόδων.
Για μια συγκεκριμένα ολλανδική ή γερμανική διαδικασία εργασίας, το Rally διαθέτει επίσης το ολλανδικό έντυπο δήλωσης και γερμανικό υπόδειγμα εξόδων ταξιδιού. Η καθοδήγησή τους ανά χώρα θα πρέπει να χρησιμοποιείται μόνο στο σχετικό πλαίσιο.
Η συγκέντρωση όλων των αγορών στο τέλος του μήνα αναγκάζει τους ανθρώπους να ανασυνθέτουν τις αγορές τους. Για το βήμα της εξαγωγής, δοκιμάστε τον σαρωτή αποδείξεων για να βοηθήσετε τους εργαζομένους να παρέχουν αποδείξεις και το σχετικό πλαίσιο καθώς προχωρούν. Ο agent WhatsApp της Rally τούς βοηθά σε αυτή τη διαδικασία. Το AutoMatch συνδέει τα τεκμήρια με τις συναλλαγές, ενώ ο agent της πλατφόρμας βοηθά τις ομάδες να διεκπεραιώνουν την ευρύτερη ροή εργασιών εξόδων και τις εκκρεμείς εργασίες της.
Οι άνθρωποι ελέγχουν τις ελλιπείς καταχωρίσεις και τις λογιστικές αποφάσεις πριν χρησιμοποιήσουν τις υποστηριζόμενες λογιστικές εκροές. Η ίδια διαδικασία μπορεί να εξυπηρετήσει μια επιχείρηση ενός ατόμου ή μια ομάδα με αρκετούς ελεγκτές. Εξερευνήστε τη διαχείριση εξόδων της Rally, ή δείτε πώς οι πράκτορες AI εντάσσονται στη διαδικασία.
Δωρεάν εκτυπώσιμη φόρμα καταγραφής επαγγελματικών γευμάτων: παρευρισκόμενοι, σκοπός, αποδείξεις, πληρωμές και έγκριση από την εταιρεία.
Δημιουργήστε πολιτική δαπανών με δωρεάν επεξεργάσιμο πρότυπο για αγορές, αποδείξεις, εγκρίσεις, επιστροφές εξόδων, δαπάνες στο εξωτερικό και εξαιρέσεις.
Δωρεάν δήλωση απουσίας απόδειξης για την καταγραφή στοιχείων δαπάνης, αποδεικτικών πληρωμής και έγκρισης από ελεγκτή.
