Nick Telecki es el director ejecutivo de Rally y escribe sobre la gestión de gastos con IA, las tarjetas corporativas, el gasto en combustible y las operaciones empresariales transfronterizas.
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Un informe de gastos vincula las compras de la empresa con sus justificantes y con la persona que las revisa. Un informe útil también deja claro qué importes ha pagado la empresa y cuáles pueden tener que reembolsarse a un empleado.
Descarga el informe de gastos gratuito en Excel, o abre el informe de gastos imprimible. Ambos están en inglés e incluyen líneas de gastos, referencias de justificantes y campos de revisión. El libro de Excel calcula los importes del informe y los totales aprobados pagados por los empleados a partir de sus datos. El formulario del navegador utiliza totales introducidos manualmente.
Asigna al informe un identificador, un periodo de presentación y una entidad jurídica. Añade al empleado o propietario, el equipo o proyecto y el revisor. Si los costes corresponden a distintas entidades, utiliza informes separados y haz referencia cruzada a cualquier compra compartida.
Elige una moneda para los informes. Conserva también la moneda y el importe originales de cada transacción. El informe admite ambos datos; nunca debe presentar una conversión de moneda como si fuera el importe original de una compra.
Para cada compra, introduce la fecha, el comercio y el motivo empresarial. Indica quién pagó: la empresa o el empleado. Después, añade el importe original y la divisa, el importe en la divisa de presentación de informes y la referencia justificativa.
Utiliza un nombre de archivo o una referencia del documento que el revisor pueda encontrar. Mantén los archivos juntos en el sistema de registro aprobado por la empresa. Un informe que indique «recibo adjunto» es difícil de revisar si no existe una conexión fiable con el documento correcto.
| Campo | Lo que el revisor debe entender |
|---|---|
| Fecha y comercio | Qué compra representa la línea |
| Finalidad empresarial | Por qué el coste corresponde a la empresa |
| Pagado por | Si la empresa ya ha pagado o si se debe dinero a un empleado |
| Importe y moneda originales | Lo que muestra el recibo o el registro del proveedor |
| Fuente del importe y la tasa del informe | Cómo se incluye el gasto en la moneda común del informe |
| Referencia de evidencia | Dónde encontrar el recibo y el contexto justificativo |
| Decisión | Aprobado, pendiente, rechazado o se necesita más información |
Totaliza únicamente los importes expresados en la divisa de informe seleccionada. Separa los gastos pagados por la empresa de los gastos pagados por los empleados. El importe que se debe a un empleado depende de los costes aprobados pagados por este, menos los anticipos aplicables o los importes ya reembolsados.
Un gasto pagado con una tarjeta de empresa puede seguir necesitando un recibo y una revisión. No debe convertirse automáticamente en un reembolso al empleado. Del mismo modo, un pago realizado por un empleado no queda aprobado automáticamente solo porque aparezca en el informe.
El libro de Excel convierte cada línea utilizando el tipo de cambio de la moneda de presentación que introduzca y suma los importes resultantes. También suma por separado los gastos aprobados pagados por los empleados y resta el anticipo o el reembolso anterior que introduzca. Cuando las monedas original y de presentación son la misma, se aplica un tipo de cambio de 1. Los tipos de cambio que faltan dejan incompletos los importes afectados, por lo que debe resolver el recuento de datos de entrada que faltan del libro antes de confiar en los totales.
El formulario imprimible incluye espacios para los totales comprobados manualmente. Ninguna de las dos versiones selecciona tipos de cambio, determina el tratamiento fiscal ni aprueba gastos. Comprueba los datos y revisa la decisión antes de pagar o reservar el informe.
Solicita un duplicado cuando falte un recibo. Si no se puede recuperar, adjunta una declaración de recibo ausente y deja la línea pendiente hasta que se haya revisado. Un formulario de comida de empresa añade los datos de los invitados y el motivo al recibo de un restaurante.
Para reembolsos, reclamaciones duplicadas, artículos personales o pagos fraccionados, describe el ajuste y enlaza la transacción relacionada. Conserva el importe original y las pruebas para que otra persona pueda seguir el cambio.
Este es un formulario operativo general. Las normas de reembolso, los costes permitidos, los requisitos de facturación y el tratamiento fiscal dependen de la empresa y la jurisdicción. La persona responsable de finanzas correspondiente debe definir esas normas en la política de gastos.
Para un flujo de trabajo específicamente neerlandés o alemán, Rally también dispone del formulario de declaración neerlandés y del modelo alemán de gastos de viaje. Las directrices específicas de cada país deben utilizarse únicamente en el contexto pertinente.
Recopilarlo todo al final del mes obliga a la gente a reconstruir sus compras. Prueba el escáner de recibos . El agente de WhatsApp de Rally ayuda a los empleados a enviar recibos y contexto sobre la marcha. AutoMatch conecta las pruebas con las transacciones, mientras que el agente de la plataforma ayuda a los equipos a gestionar el flujo de trabajo general de gastos y sus tareas pendientes.
Las personas revisan los registros incompletos y las decisiones contables antes de utilizar los resultados contables compatibles. El mismo proceso puede servir tanto para un negocio unipersonal como para un equipo con varios revisores. Explora la gestión de gastos de Rally, o descubre cómo encajan los agentes de IA en el proceso.
Formulario gratuito e imprimible para comidas de empresa: registra asistentes, finalidad, recibos, pagos y la aprobación de la empresa.
Crea una política de gastos con una plantilla editable gratuita para compras, recibos, aprobaciones, reembolsos, gastos en el extranjero y excepciones.
Declaración gratuita de recibo extraviado para registrar los detalles del gasto, la prueba de pago y la aprobación del revisor.
