Nick Telecki es el director ejecutivo de Rally y escribe sobre la gestión de gastos con IA, las tarjetas corporativas, el gasto en combustible y las operaciones empresariales transfronterizas.
Descargue primero la plantilla y lea las reglas después: nuestro declaratieformulier gratis es un formulario Excel de gastos listo para usar, creado para la práctica neerlandesa de nómina y contabilidad en 2026. Divide el IVA por línea, clasifica el gasto con menús desplegables y calcula el kilometraje con los nuevos 0,25 € por kilómetro — la tarifa aplicable con efecto retroactivo desde el 1 de enero de 2026 y que la mayoría de formularios antiguos aún muestran como 0,23 €.
Descargar el declaratieformulier gratis (Excel) — sin e-mail obligatorio.
El formulario está en neerlandés, porque es con lo que trabajan sus empleados, aprobadores y contable. Abajo verá todo lo que el formulario debe hacer bien y lo que Belastingdienst espera al revisarlo.
Para un formulario empresarial general sin tarifas específicas por país, utiliza nuestra plantilla de informe de gastos, con campos para la moneda original y la liquidación.
El archivo Excel es una sola hoja imprimible en A4 con dos secciones de gastos y totales automáticos:
Funciona en Excel, LibreOffice y Google Sheets, y se imprime bien si tu proceso sigue siendo en papel.
La ley neerlandesa no exige un formulario fijo de gastos, pero la administratieplicht sí exige que tus registros muestren qué se reembolsó, a quién y por qué era un coste empresarial. En la práctica, una solicitud necesita:
Si falta el motivo empresarial o el recibo, un reembolso corre el riesgo de reclasificarse como salario sujeto a impuestos durante una auditoría de nómina, y el empleador asumiría la loonheffing.
La regla que más complica las solicitudes es el requisito de factura para recuperar el IVA:
El IVA de un recibo conforme es deducible como voorbelasting en la medida en que la empresa realice operaciones sujetas a IVA. El IVA de un recibo ausente o defectuoso simplemente se pierde; por eso la plantilla tiene una columna para ello en cada línea.
La asignación exenta por kilometraje (onbelaste kilometervergoeding) subió de 0,23 € a 0,25 € por kilómetro profesional en 2026. El aumento se aprobó a mitad de año por decisión política, antes del Belastingplan 2027, y se aplica retroactivamente desde el 1 de enero de 2026.
Consecuencias prácticas para tu proceso de gastos:
La compensación por kilometraje es para empleados que conducen su propio coche. En el caso de un empleado con coche de empresa (auto van de zaak), el uso privado normalmente tributa a través de la bijtelling; nuestra calculadora de bijtelling muestra el coste neto mensual de 2026.
Ten en cuenta el límite: 0,25 €/km es el máximo exento como exención específica. Todo lo que supere esa cifra es salario sujeto a impuestos, o consume presupuesto WKR si se designa como eindheffingsloon.
Cada reembolso en un declaratieformulier cae en uno de tres grupos fiscales:
Un formulario bien categorizado es tu primera línea de defensa aquí: si el combustible de la furgoneta, el kilometraje y una cena de equipo se mezclan en una sola línea de "gastos", tu administración WKR hereda ese caos.
Los errores que realmente encuentran los auditores de nómina:
Una plantilla corrige el formato de las solicitudes de gastos. No corrige el flujo de trabajo: empleados adelantando costes de empresa con dinero privado, fotografiando recibos arrugados semanas después, finanzas persiguiendo bonnetjes faltantes y el IVA perdiéndose silenciosamente en cada línea no conforme.
Ese flujo merece eliminarse, no solo formatearse. Con tarjetas de empresa para empleados, el pago y el recibo se capturan en el momento de la compra: conductores y personal de campo envían el bonnetje por WhatsApp, la transacción se categoriza automáticamente y finanzas recibe registros listos para exportar en vez de una pila de formularios. Para equipos en ruta, cubre todo el gasto en una sola tarjeta: combustible, recarga EV, aparcamiento, peajes y compras de materiales. El declaratieformulier queda solo para la excepción real — el kilometraje en coche privado — en vez de ser el proceso por defecto. Nuestra guía sobre tarjetas de gastos para empleados explica cómo es esa transición.
Este artículo ofrece información general, no asesoramiento fiscal. Las tarifas y umbrales los fija el gobierno neerlandés y pueden cambiar; verifica los detalles de tu caso con tu contable o belastingadviseur.
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Descarga gratis un informe de gastos con divisas, referencias de recibos, aprobaciones y totales de reembolso.
