Scarica prima il modello, leggi le regole dopo: il nostro declaratieformulier gratis è un modulo Excel per note spese pronto all'uso, creato per le pratiche olandesi di payroll e contabilità nel 2026. Separa l'IVA per riga, classifica le spese con menu a tendina e calcola il chilometraggio al nuovo €0,25 per chilometro — la tariffa valida retroattivamente dal 1° gennaio 2026 e che molti moduli vecchi mostrano ancora come €0,23.
Scarica il declaratieformulier gratis (Excel) — nessun indirizzo e-mail richiesto.
Il modulo è in olandese, perché è ciò che usano i tuoi dipendenti, approvatori e commercialista. Qui sotto trovi tutto ciò che il modulo deve fare bene — e cosa si aspetta il Belastingdienst quando lo controlla.
Cosa include il modello
Il file Excel è un unico foglio stampabile in A4 con due sezioni di rimborso e totali automatici:
- Righe spese con scorporo IVA. Ogni riga include data, descrizione con finalità aziendale, menu categoria (carburante, ricarica EV, parcheggio, pedaggi, pasti, pernottamenti, materiali, altro), menu aliquota IVA (21% / 9% / 0%) e importo lordo. La quota IVA è calcolata automaticamente per riga, così il contabile può registrare la voorbelasting senza calcolatrice.
- Una sezione chilometrica (kilometerdeclaratie). Data, da/a e chilometri di lavoro — moltiplicati per una tariffa modificabile precompilata a €0.25, il massimo esentasse 2026.
- Totali automatici. Subtotale spese, totale IVA recuperabile, subtotale chilometrico e totale complessivo da rimborsare.
- Intestazione e firme. Nome dipendente, matricola, reparto o centro di costo, periodo del rimborso, IBAN e righe firma per dipendente e approvatore.
Funziona in Excel, LibreOffice e Google Sheets, e stampa bene se il tuo processo è ancora cartaceo.
Cosa deve contenere un Declaratieformulier
La legge olandese non prescrive un modulo fisso di rimborso spese, ma l’administratieplicht richiede che i registri mostrino cosa è stato rimborsato, a chi e perché era un costo aziendale. In pratica, una richiesta deve includere:
- Chi richiede: nome, matricola, reparto o centro di costo.
- Cosa e perché: data, descrizione e finalità aziendale di ogni spesa. "Pranzo" non è una finalità aziendale; "pranzo con cliente X durante visita in sede" sì.
- Quanto: importo lordo e IVA per riga, in linea con la ricevuta.
- Prova: una ricevuta o fattura allegata per ogni riga.
- Approvazione: firma del dipendente (o invio digitale) e approvazione del responsabile, con date.
Se manca la finalità aziendale o la ricevuta, un rimborso rischia di essere riclassificato come retribuzione imponibile durante un controllo paghe — con il datore che sostiene la loonheffing.
Ricevute e IVA: quando basta un Kassabon
La regola che blocca più richieste è il requisito di fattura per il recupero IVA:
- Fino a €100 IVA inclusa, basta una vereenvoudigde factuur — e di solito una normale ricevuta del registratore è valida. Deve indicare data, nome e indirizzo del fornitore, natura di beni o servizi e importo IVA (o i dati per calcolarla). Il nome del dipendente o dell’azienda non deve comparire.
- Oltre €100, l’acquirente deve essere identificabile. I dati dell’azienda in fattura sono la soluzione più pulita; per carburante e spese stradali simili, il Belastingdienst accetta che il pagamento sia tracciabile all’azienda — pagato con carta aziendale o carta carburante aziendale invece che con quella privata del dipendente.
L’IVA su una ricevuta conforme è detraibile come voorbelasting nella misura in cui l’azienda effettua operazioni imponibili IVA. L’IVA su una ricevuta mancante o carente è semplicemente persa — per questo il modello ha una colonna dedicata in ogni riga.
Chilometraggio nel 2026: €0.25 per chilometro, retroattivi
L’indennità chilometrica esentasse (onbelaste kilometervergoeding) è salita da €0.23 a €0.25 per chilometro di lavoro nel 2026. L’aumento è stato approvato a metà anno con decisione politica, prima del Belastingplan 2027, e si applica retroattivamente dal 1 gennaio 2026.
Conseguenze pratiche per il tuo processo rimborsi:
- Nuove richieste: rimborsa a €0.25/km esentasse. La colonna tariffa del modello è precompilata di conseguenza (e modificabile se la tua policy paga meno).
- Richieste 2026 già pagate a €0.23: i €0.02/km mancanti possono essere pagati esentasse con una successiva elaborazione paghe.
- Datori che hanno pagato oltre €0.23 e tassato l’eccedenza: le precedenti denunce paghe possono essere corrette secondo la procedura del Handboek Loonheffingen.
Nota il limite: €0.25/km è il massimo esentasse come esenzione mirata. Qualsiasi importo superiore è retribuzione imponibile — oppure consuma budget WKR se designato come eindheffingsloon.
Dove si inserisce la WKR
Ogni rimborso su un declaratieformulier rientra in uno di tre contenitori fiscali:
- Intermediaire kosten — il dipendente ha pagato qualcosa che appartiene al datore di lavoro (materiali per un lavoro, carburante per un furgone aziendale). Nessun impatto fiscale sul salario.
- Gerichte vrijstellingen — esenzioni mirate come chilometraggio di lavoro fino a €0.25/km, trasporto pubblico e pasti durante trasferte. Esentasse, senza toccare il budget WKR.
- Tutto il resto — esentasse solo entro la vrije ruimte WKR: nel 2026, 2.00% dei primi €400,000 del monte salari fiscale più 1.18% oltre tale soglia. Se la superi, il datore paga un’eindheffing dell’80% sull’eccedenza.
Un modulo ben categorizzato è la prima linea di difesa: se carburante del furgone aziendale, chilometraggio e cena di team finiscono tutti in un’unica riga "spese", la tua amministrazione WKR eredita il caos.
Errori comuni nelle note spese
Gli errori che i revisori paghe trovano davvero:
- Nessuna finalità aziendale registrata. Il difetto più comune in assoluto — e il più facile da correggere con un campo descrizione obbligatorio.
- IVA recuperata senza una ricevuta valida, o da una ricevuta oltre €100 che non identifica nessuno.
- La vecchia tariffa di €0.23 fissata in moduli e policy dopo l’aumento 2026 — soldi persi per ogni dipendente.
- Chilometri privati dichiarati come aziendali — il tragitto casa-lavoro non è una trasferta, anche se può avere proprie regole di reiskostenvergoeding.
- Richieste inviate con mesi di ritardo, dopo che la ricevuta è sbiadita o sparita, poi rimborsate comunque senza prova.
- Ricevute archiviate da nessuna parte. La bewaarplicht è di sette anni; una scatola da scarpe è tecnicamente conforme ma inutilizzabile. Le scansioni vanno bene se riproducono fedelmente l’originale.
Quando il problema è il modulo stesso
Un modello standardizza il formato delle note spese. Non sistema il flusso di lavoro: dipendenti che anticipano costi aziendali con denaro privato, fotografano ricevute stropicciate settimane dopo, finance che rincorre i bonnetjes mancanti e IVA che si perde silenziosamente su ogni riga non conforme.
Quel flusso va eliminato, non solo formattato. Con le carte aziendali per dipendenti, pagamento e ricevuta vengono acquisiti al momento dell’acquisto — autisti e personale sul campo inviano il bonnetje via WhatsApp, la transazione viene categorizzata automaticamente e il finance riceve registrazioni pronte per l’export invece di una pila di moduli. Per i team su strada copre tutta la spesa con una sola carta: carburante, ricarica EV, parcheggi, pedaggi e acquisti di materiali. Il declaratieformulier resta così solo per la vera eccezione — il rimborso chilometrico con auto privata — invece di essere il processo predefinito. La nostra guida alle carte spese per dipendenti spiega come avviene questa transizione.
Fonti
Questo articolo fornisce informazioni generali, non consulenza fiscale. Aliquote e soglie sono fissate dal governo olandese e possono cambiare; verifica i dettagli per la tua situazione con il tuo commercialista o belastingadviseur.
