Scarica prima il modello, leggi le regole dopo: il nostro declaratieformulier gratis è un modulo Excel per note spese pronto all'uso, creato per le pratiche olandesi di payroll e contabilità nel 2026. Separa l'IVA per riga, classifica le spese con menu a tendina e calcola il chilometraggio al nuovo €0,25 per chilometro — la tariffa valida retroattivamente dal 1° gennaio 2026 e che molti moduli vecchi mostrano ancora come €0,23.
Scarica il declaratieformulier gratis (Excel) — nessun indirizzo e-mail richiesto.
Il modulo è in olandese, perché è ciò che usano i tuoi dipendenti, approvatori e commercialista. Qui sotto trovi tutto ciò che il modulo deve fare bene — e cosa si aspetta il Belastingdienst quando lo controlla.
Per un modulo aziendale generico senza tariffe specifiche per paese, utilizza il nostro modello di nota spese, con campi per la valuta originale e il regolamento.
Cosa include il modello
Il file Excel è un unico foglio stampabile in A4 con due sezioni di rimborso e totali automatici:
- Righe spese con scorporo IVA. Ogni riga include data, descrizione con finalità aziendale, menu categoria (carburante, ricarica EV, parcheggio, pedaggi, pasti, pernottamenti, materiali, altro), menu aliquota IVA (21% / 9% / 0%) e importo lordo. La quota IVA è calcolata automaticamente per riga, così il contabile può registrare la voorbelasting senza calcolatrice.
- Una sezione chilometrica (kilometerdeclaratie). Data, da/a e chilometri di lavoro — moltiplicati per una tariffa modificabile precompilata a €0.25, il massimo esentasse 2026.
- Totali automatici. Subtotale spese, totale IVA recuperabile, subtotale chilometrico e totale complessivo da rimborsare.
- Intestazione e firme. Nome dipendente, matricola, reparto o centro di costo, periodo del rimborso, IBAN e righe firma per dipendente e approvatore.
Funziona in Excel, LibreOffice e Google Sheets, e stampa bene se il tuo processo è ancora cartaceo.
Cosa deve contenere un Declaratieformulier
La legge olandese non prescrive un modulo fisso di rimborso spese, ma l’administratieplicht richiede che i registri mostrino cosa è stato rimborsato, a chi e perché era un costo aziendale. In pratica, una richiesta deve includere:
- Chi richiede: nome, matricola, reparto o centro di costo.
- Cosa e perché: data, descrizione e finalità aziendale di ogni spesa. "Pranzo" non è una finalità aziendale; "pranzo con cliente X durante visita in sede" sì.
- Quanto: importo lordo e IVA per riga, in linea con la ricevuta.
- Prova: una ricevuta o fattura allegata per ogni riga.
- Approvazione: firma del dipendente (o invio digitale) e approvazione del responsabile, con date.
Se manca la finalità aziendale o la ricevuta, un rimborso rischia di essere riclassificato come retribuzione imponibile durante un controllo paghe — con il datore che sostiene la loonheffing.
Ricevute e IVA: quando basta un Kassabon
La regola che blocca più richieste è il requisito di fattura per il recupero IVA:
- Fino a €100 IVA inclusa, basta una vereenvoudigde factuur — e di solito una normale ricevuta del registratore è valida. Deve indicare data, nome e indirizzo del fornitore, natura di beni o servizi e importo IVA (o i dati per calcolarla). Il nome del dipendente o dell’azienda non deve comparire.
- Oltre €100, l’acquirente deve essere identificabile. I dati dell’azienda in fattura sono la soluzione più pulita; per carburante e spese stradali simili, il Belastingdienst accetta che il pagamento sia tracciabile all’azienda — pagato con carta aziendale o carta carburante aziendale invece che con quella privata del dipendente.
L’IVA su una ricevuta conforme è detraibile come voorbelasting nella misura in cui l’azienda effettua operazioni imponibili IVA. L’IVA su una ricevuta mancante o carente è semplicemente persa — per questo il modello ha una colonna dedicata in ogni riga.
Chilometraggio nel 2026: €0.25 per chilometro, retroattivi
L’indennità chilometrica esentasse (onbelaste kilometervergoeding) è salita da €0.23 a €0.25 per chilometro di lavoro nel 2026. L’aumento è stato approvato a metà anno con decisione politica, prima del Belastingplan 2027, e si applica retroattivamente dal 1 gennaio 2026.
Conseguenze pratiche per il tuo processo rimborsi:
- Nuove richieste: rimborsa a €0.25/km esentasse. La colonna tariffa del modello è precompilata di conseguenza (e modificabile se la tua policy paga meno).
- Richieste 2026 già pagate a €0.23: i €0.02/km mancanti possono essere pagati esentasse con una successiva elaborazione paghe.
- Datori che hanno pagato oltre €0.23 e tassato l’eccedenza: le precedenti denunce paghe possono essere corrette secondo la procedura del Handboek Loonheffingen.
L'indennità chilometrica è destinata ai dipendenti che guidano la propria auto. Per un dipendente con un'auto aziendale (auto van de zaak), l'uso privato è solitamente tassato invece tramite il bijtelling; il nostro calcolatore del bijtelling mostra il costo netto mensile per il 2026.
Nota il limite: €0.25/km è il massimo esentasse come esenzione mirata. Qualsiasi importo superiore è retribuzione imponibile — oppure consuma budget WKR se designato come eindheffingsloon.
Dove si inserisce la WKR
Ogni rimborso su un declaratieformulier rientra in uno di tre contenitori fiscali:
- Intermediaire kosten — il dipendente ha pagato qualcosa che appartiene al datore di lavoro (materiali per un lavoro, carburante per un furgone aziendale). Nessun impatto fiscale sul salario.
- Gerichte vrijstellingen — esenzioni mirate come chilometraggio di lavoro fino a €0.25/km, trasporto pubblico e pasti durante trasferte. Esentasse, senza toccare il budget WKR.
- Tutto il resto — esentasse solo entro la vrije ruimte WKR: nel 2026, 2.00% dei primi €400,000 del monte salari fiscale più 1.18% oltre tale soglia. Se la superi, il datore paga un’eindheffing dell’80% sull’eccedenza.
Un modulo ben categorizzato è la prima linea di difesa: se carburante del furgone aziendale, chilometraggio e cena di team finiscono tutti in un’unica riga "spese", la tua amministrazione WKR eredita il caos.
Errori comuni nelle note spese
Gli errori che i revisori paghe trovano davvero:
- Nessuna finalità aziendale registrata. Il difetto più comune in assoluto — e il più facile da correggere con un campo descrizione obbligatorio.
- IVA recuperata senza una ricevuta valida, o da una ricevuta oltre €100 che non identifica nessuno.
- La vecchia tariffa di €0.23 fissata in moduli e policy dopo l’aumento 2026 — soldi persi per ogni dipendente.
- Chilometri privati dichiarati come aziendali — il tragitto casa-lavoro non è una trasferta, anche se può avere proprie regole di reiskostenvergoeding.
- Richieste inviate con mesi di ritardo, dopo che la ricevuta è sbiadita o sparita, poi rimborsate comunque senza prova.
- Ricevute archiviate da nessuna parte. La bewaarplicht è di sette anni; una scatola da scarpe è tecnicamente conforme ma inutilizzabile. Le scansioni vanno bene se riproducono fedelmente l’originale.
Quando il problema è il modulo stesso
Un modello standardizza il formato delle note spese. Non sistema il flusso di lavoro: dipendenti che anticipano costi aziendali con denaro privato, fotografano ricevute stropicciate settimane dopo, finance che rincorre i bonnetjes mancanti e IVA che si perde silenziosamente su ogni riga non conforme.
Quel flusso va eliminato, non solo formattato. Con le carte aziendali per dipendenti, pagamento e ricevuta vengono acquisiti al momento dell’acquisto — autisti e personale sul campo inviano il bonnetje via WhatsApp, la transazione viene categorizzata automaticamente e il finance riceve registrazioni pronte per l’export invece di una pila di moduli. Per i team su strada copre tutta la spesa con una sola carta: carburante, ricarica EV, parcheggi, pedaggi e acquisti di materiali. Il declaratieformulier resta così solo per la vera eccezione — il rimborso chilometrico con auto privata — invece di essere il processo predefinito. La nostra guida alle carte spese per dipendenti spiega come avviene questa transizione.
Fonti
Questo articolo fornisce informazioni generali, non consulenza fiscale. Aliquote e soglie sono fissate dal governo olandese e possono cambiare; verifica i dettagli per la tua situazione con il tuo commercialista o belastingadviseur.
