Nickas Telecki yra Rally generalinis direktorius ir rašo apie išlaidų valdymą naudojant dirbtinį intelektą, verslo korteles, išlaidas degalams ir tarpvalstybinę verslo veiklą.
Pirmiausia atsisiųskite šabloną, taisykles skaitykite po to: mūsų nemokama išlaidų ataskaita yra paruošta naudoti Excel forma išlaidų kompensavimui, sukurta Nyderlandų darbo užmokesčio ir apskaitos praktikai 2026 m. Ji išskaido PVM kiekvienoje eilutėje, suskirsto išlaidas pagal kategorijas išskleidžiamais sąrašais ir skaičiuoja ridą pagal naują €0.25 už kilometrą — tarifą, taikomą atgaline data nuo 2026 m. sausio 1 d., nors daugelyje senesnių formų vis dar rodoma €0.23.
Atsisiųskite nemokamą išlaidų ataskaitos šabloną (Excel) — el. pašto adresas nereikalingas.
Forma yra olandų kalba, nes būtent su ja dirba jūsų darbuotojai, tvirtintojai ir buhalteris. Toliau — viskas, ką forma turi atlikti teisingai, ir ko Belastingdienst tikisi ją tikrindama.
Jei reikia bendro pobūdžio verslo formos be konkrečiai šaliai taikomų tarifų, naudokite mūsų išlaidų ataskaitos šabloną, kuriame pateikiami originalios valiutos ir atsiskaitymo laukeliai.
„Excel“ failas yra vienas A4 spausdinamas lapas su dviem išlaidų skyriais ir automatinėmis sumomis:
Jis veikia su „Excel“, „LibreOffice“ ir „Google Sheets“ ir tvarkingai spausdinasi, jei jūsų procesas vis dar popierinis.
Nyderlandų teisė nenustato fiksuotos išlaidų deklaracijos formos, tačiau administratieplicht reikalauja, kad apskaitoje matytųsi, kas buvo kompensuota, kam ir kodėl tai buvo verslo išlaidos. Praktikoje deklaracijoje reikia:
Jei trūksta verslo tikslo ar kvito, kompensacija per darbo užmokesčio auditą gali būti perklasifikuota į apmokestinamą darbo užmokestį — o loonheffing sumokės darbdavys.
Taisyklė, dėl kurios dažniausiai stringa deklaracijos, yra PVM susigrąžinimo sąskaitos reikalavimas:
Tinkamo kvito PVM gali būti atskaitomas kaip voorbelasting tiek, kiek įmonė vykdo PVM apmokestinamą veiklą. Trūkstamo ar netinkamo kvito PVM tiesiog prarandamas — todėl šablone tam yra stulpelis kiekvienoje eilutėje.
Neapmokestinama ridos kompensacija (onbelaste kilometervergoeding) 2026 m. padidėjo nuo 0,23 € iki 0,25 € už verslo kilometrą. Padidinimas buvo patvirtintas metų viduryje politiniu sprendimu, prieš Belastingplan 2027, ir taikomas atgaline data nuo 2026 m. sausio 1 d.
Praktinės pasekmės jūsų deklaravimo procesui:
Ridos kompensacija skirta darbuotojams, vairuojantiems nuosavą automobilį. Darbuotojui, naudojančiam įmonės automobilį (auto van de zaak), privatus naudojimas paprastai apmokestinamas taikant bijtelling; mūsų bijtelling skaičiuoklė rodo 2026 mėnesio grynąsias išlaidas.
Atkreipkite dėmesį į ribą: 0,25 €/km yra neapmokestinamas maksimumas kaip tikslinė lengvata. Viskas virš jos yra apmokestinamas darbo užmokestis — arba naudoja WKR biudžetą, jei priskirta kaip eindheffingsloon.
Kiekviena kompensacija deklaracijos formoje patenka į vieną iš trijų mokesčių kategorijų:
Gerai suskirstyta deklaracijos forma čia yra pirmoji gynybos linija: jei degalai įmonės furgonui, rida ir komandos vakarienė sugrūdami į vieną „išlaidų“ eilutę, jūsų WKR apskaita paveldi tą netvarką.
Klaidos, kurias darbo užmokesčio auditoriai iš tikrųjų randa:
Šablonas sutvarko išlaidų deklaracijų formatą. Jis nesutvarko proceso: darbuotojai iš savo pinigų dengia įmonės išlaidas, po kelių savaičių fotografuoja suglamžytus kvitus, finansų komanda gaudo trūkstamus bonnetjes, o PVM tyliai nuteka nuo kiekvienos neatitinkančios eilutės.
Tokį procesą verta ne formatuoti, o panaikinti. Su įmonės kortelėmis darbuotojams mokėjimas ir kvitas užfiksuojami pirkimo momentu — vairuotojai ir lauko darbuotojai nufotografuoja bonnetje per WhatsApp, operacija automatiškai suskirstoma, o finansų komanda gauna eksportui paruoštus įrašus, o ne formų krūvą. Kelyje dirbančioms komandoms viena mokėjimo kortelė įmonei padengia visą išlaidų spektrą: degalus, EV įkrovimą, parkavimą, kelių mokesčius ir medžiagų pirkimą. Tada declaratieformulier lieka tik tikrai išimčiai — privataus automobilio ridos deklaracijai — užuot buvusi numatytuoju procesu. Mūsų gide apie išlaidų korteles darbuotojams paaiškinta, kaip atrodo šis perėjimas.
Šis straipsnis yra bendro pobūdžio informacija, o ne mokesčių konsultacija. Tarifus ir ribas nustato Nyderlandų vyriausybė, jie gali keistis; konkrečią situaciją pasitikrinkite su savo buhalteriu ar belastingadviseur.
Nemokama spausdinama verslo pietų forma: dalyviai, tikslas, kvitai, mokėjimai ir įmonės patvirtinimas.
Sukurkite išlaidų politiką su nemokamu redaguojamu pirkimų, kvitų, tvirtinimo, kompensavimo, užsienio išlaidų ir išimčių šablonu.
Atsisiųskite nemokamą išlaidų ataskaitą su valiutomis, kvitų nuorodomis, patvirtinimais ir kompensuotinų išlaidų sumomis.
